中国石油化工股份有限公司广州分公司 杜文晓

在日常工作中，经常需要把一编写好的WORD汇报文档制作成固定标准版式的幻灯片，经常要花费几个小时的时间来复制粘贴，调整字体和行距，效率极低，并且容易遗漏部分内容，特别是带有很多表格的，设置格式更是难题。

一、设计思路

首先是做好幻灯片模版，模版按照要求的标准格式，设计有标题页、目录页、摘要页、内容页、表格页和结束页，标题页、目录页、摘要页的文本框填写“一”，内容页的标题和内容文本框填写“一”或“1”，方便识别控件，以便修改内容，并设置要求的字体和行距。在幻灯片模版内容页的内容文本框尝试填写内容，确定可容纳的每行字数和最多的行数。

利用VBA语言，调用POWERPOINT，设计了自动转换和分页程序。用VBA读取WORD文档每个段落的内容，若为第1段落则在幻灯片结束页前增加标题页并修改内容;其它段落时，主页标识为真则在幻灯片结束页前增加摘要页并修改内容，若主页标识为假则按内容特征在结束页前自动增加内容页和表格页。读取内容特征分为判断是否为表格，若是则继续读取；判断表格读取完毕时，若之前有内容则增加内容页，内容清空，并增加表格页；判断开头是否“一、”和“二、”等，若之前有内容则增加内容页，内容清空，标识为页标题；判断内容的行数是否超过限制，若是增加一内容页并继续读取，否则内容增加，行数增加。这过程当中汇总目录，完毕后修改目录页内容，再把5个模版幻灯片删除，幻灯片制作完成。流程图如图1所示。

标题页、目录页、摘要页和内容页增加时都是在结束页前增加新页，然后查找该页内容为“一”或“1”的控件，找到后把它的内容修改为需要的内容，并设置成需要的格式，如内容页可把行距按行数设置为1、1.2或1.4等。

表格页则是在结束页前增加新页，把文档中指定的表格复制，在幻灯片中粘贴后，设置表格为需要的格式。

图1 流程图

使用时需要先检查WORD文档格式，修改第一段为标题，编号修改成“一、”等格式，修改后执行VBA宏生成幻灯片，然后手工调整一下格式，并核对一下，一个很好的幻灯片就很快生成了。

二、技术难题

（1）VBA是WORD软件和POWERPOINT软件都自带的可编程语言，在这两个软件当中都可以使用，是面向对象的程序设计语言，设计很方便。当然对于使用者来说也很方便，使用时只要允许宏运行，并执行宏就可以操作该程序了。所以这里采用VBA进行设计。

（2）WORD文档的内容如何读取：用WORD软件中的VBA就可很方便地读取WORD文档的内容，读取时先取得段落总数，然后按段落进行读取各段落的内容。

（3）WORD文档的表格如何判断：段落内容如果有表格时，连续读取的这些段落内容开头的文本都为chr(13)+ chr(7)，判断这个内容就可增加表格页。

（4）WORD文档如何判断小标题：段落内容如果含有“一、”、“二、”等内容时可标识为小标题，这样来简化程序的设计。当然按照写文章的习惯可以把标识修改为其它格式。也可预先处理文挡为“一、”等格式来简化处理。

（5）POWERPOINT文档如何生成：用WORD软件中的VBA先打开POWERPOINT应用对象，然后在应用对象中打开模版文档，先知道“结束页”的幻灯片的编号，然后给该幻灯片的name赋值，把对应的模版页复制，然后在“结束页”幻灯片前面粘贴增加就可得到需要的页了，增加完再把做为模版页的幻灯片删除就可得到该文件。

（6）POWERPOINT如何修改内容：首先是用遍历该幻灯片的各个SHAPE对象，如果该对象的文本内容为“一”或“1”就可以得到我们需要的控制对象，然后就可以修改该控制对象的文本内容为我们需要的内容。

（7）POWERPOINT如何增加表格：在POWERPOINT中虽然可以用VBA直接生成表格，然后再填写内容，设置格式，但程序量会大大增加，并且程序执行时间也会大大增加。我采用把WORD文档中指定的表格复制，在幻灯片中直接粘贴，然后再设置表格为需要的格式。这样做的好处是大大减少程序语言，执行时间也很快。

（8）POWERPOINT如何自动分页：先在幻灯片模版内容页确定可容纳的每行字数和最多的行数，然后根据内容确定增加该页，并可设计自动行距，来减少幻灯片的手工调整量。

三、结束语

VBA用PPT模版把WORD文档转换成幻灯片，经过多次使用可以发现，使用很方便，内容转换准确度百分之百，再加上手工调整时间，以前需要1、2小时才能完成的幻灯片在十几分钟就可完成了，工作效率大大提高。