王凤

随着科技的发展，档案信息化、数字化已经走入人们的视野。如何建设好数字档案室是目前面临的一个问题。下面就如何建设好数字档案室提出几点思考。

一、数字档案室建设的现状

目前数字档案室建设仍处在发展阶段，存在诸多问题。

1.缺少复合型档案人才

目前，科技与专业知识相结合的复合型人才十分短缺，现阶段的数字档案管理人员大多数是计算机领域的人才，对档案管理的专业知识欠缺，而很多专职的档案人员计算机知识又相对薄弱。

2.数字档案室建设工作目标意识不明确

有些部门没有真正理解档案数字化真正的意义，只是为了完成上级任务而去建数字档案室，导致数字档案室建设完成后并没有真正起到其应有的作用，最后成为“摆设”。

3.数字档案室建设水平不均衡

电子档案伴随信息化发展而产生，数字档案室建设受电子政务、信息化环境、经济条件以及领导的重视程度等因素的影响比较大。一是开展数字档案室建设的主观意识不强，再加之领导重视程度不够就会导致数字档案室建设发展速度缓慢。二是在不同地区不同行业内，由于办公网络环境不统一，技术不过不硬，就会加大对电子档案的集中控制的难度。三是电子档案管理系统缺少统一标准指导，导致内部组织及管理方式无法适应新的业务流程，造成前端管理不可控，后端归档功能缺失，进而影响到电子文件及电子档案全程管理的各个环节。

二、数字档案室建设需注意的几个方面

1.强调数字档案室建设的重要性

数字档案室建设对于各行各业的发展都有着许多现实意义，但是有些部门对数字档案室建设还不够重视，还未充分意识到数字档案室发展的重要性。所以应从源头抓起，一是领导要重视，把数字档案室建设渗透信息化目标建设当中落实到位，数字档案室建设才有发展的可能。二是成立数字档案室建设领导办公室，统筹规划和组织协调本地区数字档案室建设工作，研究制定相关政策，审定相关制度规范，为数字档案室建设创造条件，扫清障碍。三是加大宣传力度，可以在官网上设立数字档案室建设版块，宣传、普及国家政策，播报数字档案室建设进程以及成功的建设案例。

2.完善数字档案室建设工作管理体系

随着档案数字化建设工作的全面推进，各级档案行政管理部门不能只局限于对传统档案的收集、接收、整理、保管、利用等环节的指导、监督，而应将其工作的职能延伸到对各部门档案数字化建设的引导上来，使档案工作管理体系构架通过网络进行直接连接，让管理结构更加标准和紧密。另外，档案数字化建设中档案部门的职责、管理对象、信息移交时限、信息的利用职权和信息的发布等也应根据实际工作需要，逐步上升为法律法规内容，从而保障数字档案室建设工作的顺利开展。

3.组建数字档案室建设工作研究咨询机构

数字档案室建设工作中新技术的研究、推广和应用工作是档案信息化技术含量能否站在时代前列的关键。档案部门可以在实际工作中捕捉到的档案数字化建设新动向或带有共性问题的新课题，如果都交由每个档案部门去自行研究解决，不仅人力物力资源将造成重复浪费，而且会由于其他诸多因素的局限影响到问题解决的质量。组建数字档案室建设工作研究咨询机构能更加集中精力为在数字档案室建设过程中遇到的重点和难点问题提供技术咨询服务，这样不仅可以加速以点到面的推进速度，还可以减少建设中的随意性和盲目性。

4.加强与信息管理部门的联合将档案数字化建设纳入社会数字化规划中去

通过档案数字化建设来实现各行业信息资源集成是今后信息资源实现共享的一种备选方案。档案部门通过档案数字化建设工作实现和信息化工作主管部门的联合，在信息化的发展规划和政策措施框架内运行，实现 “数字档案信息资源库”建设对“国家信息资源库”的支持作用，达到能效双赢的目的。这样既可以借助信息部门已开发建设的信息网络平台，又利于贯彻国家有关档案信息产业技术标准，尽快实现对传统档案信息管理对象的升级改造。

5.丰富数字档案采集途径，实现档案信息价值利用最大化

要实现数字档案信息的最大化利用，一是保证数字档案的生成环境和生成的质量，这是实现档案信息价值利用最大化的基础。二是规范档案室接收数字化档案的渠道，保证各类信息传送的通畅。三是要对各类异构数据库档案信息进行迁移和集成，管好、做好、做大档案信息资源库的规模。四是选择适宜发布的网络平台。基于以上四点才能在更高的层面上、更广的空间中、更多的领域里将数字档案室建设工作做大做强。

6.提高档案管理人员的综合素质

档案复合型人才是实现数字档案室建设的关键。传统的档案工作思维已跟不上时代发展的步伐，新时代的档案工作者必须是具有足够的计算机操作能力、档案管理能力和信息技术应用能力的高素质、多技能的复合型人才。而针对复合型档案人才的培养，首先加强人才队伍建设，开展各种学习、调研、交流活动，采用“走出去，请进来”等方式鼓励档案工作人员学习档案管理的经验和方法，提高档案工作人员对数字档案室建设相关知识理论的理解和实际工作技能的提高。

数字档案室建设工作任重道远，在某些方面还不太成熟和完善，需要从建设、使用、管理中不断总结经驗，逐步形成建设与应用的一套理论，走出一条实践--理论--实践--新理论的科学建设之路，只有理论与实践并进，才能推动数字档案室建设工作的稳步向前发展。

（作者单位：沧州市审计局）