裘丽

合作是当今时代的主题，是双方基于某种目标而建立起来的协作关系。合作机制就是维系这种关系的纽带，使双方的共同利益和长远发展得以保障。随着社会经济的发展和信息化进程的加快，中央和国家机关档案馆、地方各级档案馆、企事业单位档案馆以及专业档案馆等档案系统内的馆际成员，他们之间所开展的馆际合作成为我国档案事业发展的应然趋势。档案馆馆际合作的价值主要体现在减少重复资源建设、整合馆际成员能力（数据集成、网络互通、服务联动）、实现数字资源共享等几个方面，而这些价值的实现需要合作机制作为支撑。

一、档案馆馆际合作的表现

（一）中央和国家机关档案馆馆际合作

2011年9月22日，中央和国家机关档案馆工作座谈会在河北省召开。会议决定，即日起，中央和国家机关档案馆馆际合作协作组正式成立。会议的主要任务是研究新形势下中央和国家机关档案馆工作的特点和规律，探讨建立中央和国家机关档案馆馆际合作机制，成立中央和国家机关档案馆馆际合作协作组，可以为各馆提供馆际交流的平台，有利于交流业务经验、提高工作水平，促进中央和国家机关档案馆事业的科学发展。

（二）地方各级档案馆之间的馆际合作

2014年9月26日，上海市浦东新区档案馆与四川省成都市档案馆签署了民生档案跨省异地服务联动工作协议，确立了浦东与成都两地档案馆跨省利用服务的业务标准和工作机制。双方表示将共同努力，积累经验，不断拓宽合作共赢之路，服务好两地经济社会和民生需求。根据协议，浦东新区档案馆与成都市档案馆将正式开展受理对方区域范围内婚姻登记档案的查阅利用，两地市民可就近在两地的档案馆申请利用浦东新区或成都市登记的婚姻档案，而不必回到原登记地申请，突破了档案属地化利用的限制，大大方便了广大公众。

（三）地方档案馆与高校档案馆之间的馆际合作

2014年9月9日，三峡大学档案馆馆长张业明一行到湖北省宜昌市档案馆开展馆际交流活动。宜昌市档案局（馆）长袁清向三峡大学档案馆同行们介绍了全市档案事业发展的基本情况，表达了愿同三峡大学档案馆加强交流合作，充分发挥大学的人才优势，共同开发利用档案文化资源，保护珍贵史料，发掘档案宝库，繁荣宜昌市档案文化事业。

二、档案馆馆际合作机制的分析

笔者将档案馆馆际合作机制分解为动力因素、组建基础、契约精神、信任关系和沟通路径五个部分。

（一）动力因素

1.外部动力因素

（1） 技术的发展

现代化信息技术特别是计算机技术、网络技术和通信技术是推动档案馆馆际合作的关键性因素。计算机技术经过几十年的发展，为档案资源数字化建设提供了强有力的技术支持。网络技术和通信技术的飞速发展，为馆际合作和资源共享带来了新的奇迹，不仅突破了时间上的限制，而且排除了空间上的障碍，有利于实现档案信息资源的互联互通。数字挖掘技术、智能代理技术、信息推送技术等先进技术的运用，使构建一个高效统一的档案信息管理系统成为可能，从而解决接口异构、平台异构等造成的档案信息冗余、数据无法读取的问题。

（2） 数字化资源激增

网络环境下，大量的、宽泛的、无序的信息资源呈现指数型增长，人们陷于搜寻有用信息的困境中，难以决策。人们亟需方便、快捷、准确的信息为其提供问题的解决思路和方案。因此，整合分布于各個档案馆之中的档案数字资源，实现馆际档案数字资源的互相利用、互相补充、互为完善，需要档案馆之间分工协作、长期规划、共同建设。

（3） 用户信息需求的变化

用户信息需求的变化表现在两个方面：一是信息需求日益增长，随着经济社会发展，人口流动加速以及各类民生政策不断出台，各地档案馆相继出现“查档热”。与此同时，公众需要持档案证明跨地域办事的情况越来越多，档案异地利用的需求越来越大。二是信息需求呈现多元化特征，由纸质载体向电子载体转变，由静态信息向动态信息转变。各类档案节目的普及也激发了公众对多媒体形式档案的热情。总之，用户信息需求的变化在一定程度上成为档案馆馆际合作的助推器。

2.内部动力因素

（1） 资源共享理念的驱使

资源共享是以用户需求为导向，以信息技术为基础，以横、纵向整合为手段，将一定范围内档案馆所拥有的数字资源纳入到一个资源共享平台，各档案馆之间秉承互惠互利的原则进行的一种信息协调活动。档案数字资源共享可以实现跨区域档案查询，档案利用者不必奔波于各个档案馆之间，只要到一个档案馆便可以查询本市乃至各区域的档案信息。在资源共享理念的驱使下，各档案馆能够为用户提供“一站式”服务。

（2） 保护档案意识的增强

保护档案主要体现在两个层面：一是维护档案信息安全，规避重大自然灾害和突发事件给档案数据带来的风险。近年来，地方各级档案馆之间积极开展档案异地备份工作，对于保障重要档案数据安全，提升档案部门防灾减灾能力具有重大意义。二是收集珍贵档案，丰富馆藏资源。2013年4月，四川省档案馆与成都工业学院合作开展珍贵档案收集抢救，通过多种渠道收集、整理陈毅元帅生前的照片、文物以及张爱萍将军与学校往来的书信。

（二）组建基础

1. 组建原则

（1） 整体性原则

档案馆馆际成员要在统一规划和统一布局下进行分工协作，既要各司其职，又要发挥各自特性，达到整体效益。在传统资源建设中，最大的弊端就是重复建设而造成巨大浪费，尤其是在市档案馆与县档案馆、辖区档案馆之间，资源重复现象比较突出。在整体性原则的指导下开展馆际合作，是防止重复建设和资源浪费的有效手段。

（2） 资源共建共享原则

资源共建是资源共享的基础，资源共享是资源共建的目的，两者是相互支持、相互依存的关系。在资源共建的前提下，档案馆馆际成员对彼此的现有资源有了充分了解，进而实现资源共享。

（3） 协同性原则

协同是不同个体之间相互补充、相互配合，共同完成某一目标的过程。开展馆际合作需要每个档案馆摒弃本位主义的思想，摆脱各自为政的服务模式，打破信息鸿沟的局限，不断进行协调工作和信息交流，实现档案数字资源互通互享。

2.共同目标

在馆际合作中，各档案馆是协作关系，彼此间不具有严格的约束作用，因此各成员必须建立一个明确的共同目标，形成统一的意志，产生整体大于部分之和的效应。共同目标可分为总体目标（总体努力方向）和阶段性目标（某一阶段的努力方向）两个维度。总体目标包括信息资源共享、异地服务联动等；阶段性目标包括资源集成、技术集成、服务集成和保障体系集成等。

各档案馆在发展规模、发展水平、管理模式、人力资源、资金状况以及发展目标方面存在较大的差异，因此在开展馆际合作时，可能会出现某两个档案馆之间的发展目标不一致，双方采取机会主义行为，使得其他档案馆不能使用本馆信息资源，导致资源共享受滞。为此各成员需要结合社会动态，综合考虑各种变化因素，平衡各种利益与要求，使自身发展目标与共同目标相协调。

（三）契约精神

馆际合作是指两个或两个以上的档案馆以资源共享为目的，秉持共同的服务理念，在平等互惠基础上联合起来，相互协作，互通有无。开展馆际合作需要各档案馆以合作协议为依据，履行相应职责。

1.协议的构成

档案馆馆际成员之间是以协议为纽带的动态合作关系，基于合作意向，双方共同制定一个能够实现某种目标并使双方受益的协议。协议设计的核心在于寻求双方利益的统一，达成共识。

协议作为双方一致意见的肯定性陈述，主要包括以下条款：

（1） 原则和目标：根据双方的实际情况，确立基本原则和战略目标。

（2） 基本情况： 双方档案馆的馆藏资源情况、业务工作概况、档案编研成果、档案数字化进程、档案学术论坛等。

（3） 合作细节： 双方档案馆针对合作方式、合作范围，确立统一的业务标准、技术标准以及其他方面的衔接工作。

（4） 承诺：确定协议的有效时间，建立稳定的信任关系，共享互益的信息资源。

（5） 风险分担：双方依据风险收益对等原则，共同承担风险。

2.协议的履行

签署协议以后，每一方档案馆需要明确各自的权利和义务，认真履行承诺的协议条款。在履行协议的过程中，可能会遇到一些障碍，以档案异地备份为例，比如一方档案馆的数据传输出现故障，两个数据库管理系统不兼容。在这种情况下，双方应攻坚克难，积极探寻多种解决策略，保证后续工作的正常进行。

到目前为止，国家层面上还没有出台相关馆际合作的法律、法规，因此从本质上说，档案馆馆际成员之间的合作协议是一种非正式契约，即关系契约。关系契约是建立在未来合作的价值之上，强调“自我履约性”—契约执行无须借助第三方权威机构，只要符合双方利益，契约就会得到自发的执行。[7]虽然馆际成员之间的合作协议没有法律约束，但双方基于共同目标和共同利益，在责任意识的驱使下，应自觉履行协议内容，为进一步拓宽合作领域奠定基础。

笔者认为，档案馆馆际成员之间的合作协议不仅仅是一种道德约束，更多的是一种美好愿景，表达了双方对实现共同目标的期许，指引各成員以履行契约的方式，发挥合作价值，达到服务社会大众、维护档案信息安全、保护档案原件、开发档案文化资源等目标。

（四）信任关系

1.信任关系的建立

信任是开展馆际合作的基础条件。信任关系的建立不仅能够增加合作双方的预期值，而且可以提高成员之间的互动水平，便于发现及处理合作过程中出现的不协调。

建立信任关系需要考虑三方面要素：一是组织背景。各档案馆之间要充分了解其机构职能、管理制度、业务工作、服务模式等背景信息。在共知的基础上进一步建立信任关系，便于馆际成员之间相互沟通，实现共赢。二是合作经历。一般而言，合作经历是判定成员信任度高低的标尺。如果两个档案馆曾有融洽的合作经历，那么在双方的心目中就会有较高的信任度。三是沟通程度。有效的信息沟通与成员的信任度成正比，信息沟通越顺畅，成员信任度越高。因此各档案馆要积极探索畅通的沟通渠道，为建立稳定的信任关系保驾护航。

信任关系的建立需要一个过程，在这个过程中，馆际成员要不断磨合，依靠现代化信息技术的力量、遵循“求同存异”的原则，将地域差异、管理差异、文化差异所带来的难题一一化解，营造和谐的沟通氛围，增进彼此信任关系，奠定深入发展的基调。

2.信任关系的发展

根据信任度的高低，信任关系的发展可分为三个阶段：

第一阶段—低度信任

馆际成员间首次合作，彼此对双方情况基于初步认知，协议成为双方档案馆合作的动力。

第二阶段—中度信任

随着合作的进一步加深，一方档案馆对另一方档案馆的资源建设、管理制度、服务方式等持比较肯定的态度，双方的沟通程度逐步加深，各成员相互理解，相互支持。

第三阶段—高度信任

合作关系趋于稳定，共同目标和共同利益促使双方紧密地联结在一起，增强了馆际成员之间的合作自信。一旦有合作机会，各成员便能在较短的时间内建立起良好的信任关系。

从低度信任到中度信任，再到高度信任是一个循序渐进的过程，档案馆馆际成员应以合作进程为深入点，推动信任关系不断发展。

（五）沟通路径

根据我国档案事业管理体制，各级档案馆之间无隶属关系，但有一定的协作关系。因此，档案系统内馆际成员之间的沟通属于横向沟通。各档案馆就某项合作任务进行信息交流，共同制定计划方案，探讨实施细则，并在后续合作中，对计划方案加以修正。横向沟通可以增强馆际成员之间的合作，减少摩擦，并最终实现共同目标。

三、档案馆馆际合作的思考

通过上述对档案馆馆际合作机制的分析，笔者对于更好地开展馆际合作提出了几点思考。

（一）构建档案数字资源共享平台

资源共享平台的构建是馆际合作的关键，直接影响着公众能否高效、便捷地查询到所需的档案信息。各档案馆在整合数字资源的基础上，利用云技术将档案数据存储在云端，实现档案数字资源的有序化管理；在档案门户网站首页设置用户导航与友情链接：用户导航是根据用户的检索习惯，对网站服务进行科学分类、合理组织，使用户以便捷的查询方式迅速定位到符合自身需求的档案信息。友情链接是通过资源链接方式将全国性、地方性档案信息网连接起来，实现网站间的资源共享。

（二）完善档案信息标准化建设

标准化是信息社会的基石，是实现信息共享、数据转换、数据库设计、应用软件设计和系统建设的保证。信息标准化主要包括技术规范标准和应用平台标准，如档案数据格式标準、计算机硬件标准、系统软件标准等。各档案馆需要针对具体合作项目，确立统一的技术规范标准，保证双方的档案数据及数据库管理系统相兼容。同时，在标准化建设的基础上，还要建立网络安全、信息安全、系统安全三位一体的评价指标。

（三）发挥档案中介机构的监督作用

档案中介机构是介于档案行政管理部门与社会之间，提供档案业务服务的社会中介组织。档案中介机构具有中介性，即自己独立的品格，可以作为监督角色参与档案馆馆际成员信任度的评定。除了合作经历作为判定成员信任度高低的标尺之外，档案中介机构可以凭借其信息分析、处理能力，根据馆际成员之间的合作进展情况，对其信任度进行定性评价，发挥第三方机构的监督作用。

（四）健全馆际成员之间的沟通渠道

除了利用正式沟通渠道之外，各档案馆可以开辟适合自身情况的非正式沟通渠道，如在档案信息网站上设置论坛链接，各成员就某个合作项目进行方案讨论、经验交流；利用微博、微信等社交媒体进行休闲式沟通等。与此同时，为保证信息传递的有效性，避免由于网络故障、时空约束带来的信息失真问题，在沟通过程中，可采取信息反馈机制，以验证沟通是否达到目标。

开展馆际合作是我国档案馆发展进程中浓墨重彩的一笔。各档案馆应积极扮演主体角色，结合社会热点与公众需求，探索多元化合作模式，推动档案事业的长远发展。

（作者单位：上海第二工业大学档案馆）