王锋丽

（广东省云浮市自来水有限公司，广东 云浮 527300）

一、信息化时代背景下企业档案管理的作用

（一）有利于提高档案管理工作的效率

在传统的企业档案管理中，很多企业的管理思想比较陈旧，并且企业没有严格审核档案管理，导致档案管理工作中不仅会消耗大量的时间，同时也会导致档案管理的效率低下。在信息化的时代背景下，利用信息化技术对档案工作进行管理，有利于提高档案管理工作的效率。真实可靠的档案在企业的建设与发展中具有重要作用，是企业建设的重要参考，在档案管理中加强对信息技术的应用，能够提高工作效率，为档案管理人员进行档案真实性和准确性的查证工作提供时间，促进档案的优化，保障档案的真实可靠。同时，利用信息化技术，能够准确掌握档案在企业中被阅读和使用的人数，为档案管理工作提供了便利性。

（二）有利于企业档案的保存

在传统的档案管理工作中，硬件管理能力不足，纸质档案是主要是保存形式，这种纸质档案的保存是有年限的，一旦过了保存的时间，就可能需要重新整理档案和保存档案，甚至会影响档案的完整性。利用现代信息化技术，能够有效避免这些问题，延长档案管理的寿命，为人们查找档案管理工作提供便利，即使在进行档案的阅读之后也不会档案造成损伤，有效保障了档案管理工作的质量。除此之外，利用信息化技术中的加密技术，还能够提高档案管理工作的安全性，为档案的安全提供技术支撑。

二、信息化时代背景下档案管理工作应该采取的措施

（一）企业需要加强对信息化技术的应用

企业重视档案管理工作是档案管理工作的基础，只有企业重视档案管理工作，才能不断促进档案管理工作向前发展。很多企业在建设与发展中，并没有重视档案管理工作，这就导致档案管理工作在企业中处于比较容易被忽视的地位，相关的档案管理工作人员自身的工作积极性和工作热情也会受到打击。所以，很多企业中的档案管理工作人员比较消极开展档案管理工作，导致档案管理工作效率低下，档案管理工作处于比较混乱的局面。同时也有一些企业领导对档案管理供中的不重视，导致企业档案管理工作中并没有加强对信息化技术的应用，沿用的仍然是传统的纸质档案管理方式，严重影响了档案管理工作的效率。因此需要在信息化时代背景下加强相关领导工作人员对档案管理的重视程度，提高档案管理工作在整个企业建设与发展中的地位。

（二）加强对相关档案管理人员的信息化技术培训

随着社会信息化技术的发展与应用，传统档案管理人员的工作素质已经不能适应信息化档案管理模式，因此企业在采取信息化管理模式中，需要加强对相关档案管理工作的培训，信息化档案管理工作中需要档案管理人员不仅具备档案管理方面的知识，同时要求档案管理人员能够掌握一些相关的信息化技术，对档案管理人员的综合素质能力有了更高的要求，基于这样的情况，企业相关的档案管理部门应该定期展开对档案管理人员的培训，提高工作人员的档案管理水平，同时增强他们的信息化技术应用能力，促进档案管理的综合素质能力提升，为信息化时代背景下信息化档案管理工作提供人才机制，提高档案管理工作的效率和质量。

（三）创新档案管理模式

随着社会现代化技术水平的不断发展与应用，企业建设与发展中档案管理工作也应该顺应时代潮流的发展变化，与时俱进，利用信息化技术加强对档案管理工作的实施，在企业的建设与发展中，档案管理工作不仅是一项档案保存的基础工作，同时也是伴随企业完善的重要数据信息依据，是企业建设与发展战略实施的有效依据，在档案管理工作中，将一些比较重要的数据和信息保存下来，能够保障企业在了解公司发展过程中存在的问题，然后根据实际情况制定比较合适的解决方案，促进企业向前发展，也就是说，档案在企业的发展过程中具有重要的位置，和企业发展前景的好坏具有重要的关系。所以，在信息化时代背景下，企业的档案管理工作应该学会与时俱进，利用现代化信息技术提高企业档案管理工作的能力，随着社会时代进步不断创新企业档案管理模式，改变传统的纸质档案管理形式，利用信息化技术提高档案管理工作的效率，为企业建设与发展提供良好的基础保障。

同时需要利用现代化信息加密技术加强对企业档案的安全管理，档案安全是传统档案管理中面临的一个重要问题，为了避免档案在管理的过程中存在安全问题，就需要利用加密技术提高档案管理的安全性，特别是公司的重要文件，为企业建设和发展保驾护航。

综上所述，信息化时代背景下档案管理工作有了新的发展形式，在传统的纸质档案管理方式中，档案管理工作存在很多问题，在档案管理的效率和安全方面都存在一些问题，利用信息化技术进行档案管理，能够有效提高档案管理的效率，保障档案的完整性，为企业的发展提供完整的档案资源，同时也能够增强档案的安全性，因此企业在进行档案管理工作中，应该加强对信息化技术的应用，为企业建设与发展中档案管理工作打下坚实的基础。