姜帆

摘 要：在当前网络环境下，纸质的人事档案越来越无法适应当前人才流动性的发展需要求。因此在当前人事档案管理工作中，数字化已成为人事档案发展的主要趋势。目前各单位都积极开展人事档案数字化管理，以此来提高人事档案的利用水平。文中分析了人事档案数字化管理工作的优势，并进一步对加强人事档案数字化管理工作的措施进行了具体的阐述。

关键词：人事档案：数字化管理；优势；策略

在市场经济环境下，人才流动性较大，事业发展过程中对于人才需求量不断增加，在这种新形势下，传统的人事档案管理模式越来越无法与当前人事管理工作相适应。在当前信息社会环境下，网络成为人们工作和生活中不可或缺的重要工具，在当前人事档案管理工作中，也需要充分的运用网络信息技术来加快推动人事档案数字化发展，以此来为档案利用者提供更具便捷性和高效的档案信息，有效的提高人事档案管理工作的效率，更好的发挥出人事档案信息的重要价值。

1 人事档案数字化管理工作的优势

1.1 保护档案，缩短查找时间

在人事档案数字化管理工作中，通过运用扫描技术来实现人事档案信息的数字化處理，并将人事档案信息上传至计算机系统中，形成人事档案数字化副本，这不仅实现了对原始纸质档案的有效保护，而且扩大了人事档案的使用范围，为相关人员对人事档案信息的查找和更新提供了更多的便利。

1.2 备份存储，防止恶意篡改

通过实现人事档案的数字化管理，在日常使用过程中主要是利用数字档案，可以有效的保证纸质档案的存储安全。而且人事档案数字化管理的实现，可以实现对档案信息的有效备份，确保数字档案与纸质档案信息的一致性，这样通过备份对比，能够及时发现被自发的档案信息。而且在对人事档案进行处理过程中，将其分批次进行处理，并将档案信息进行异地存储，对于需要修改的档案要多个部门联动审核，有效的保证了人事档案的安全性。

1.3 一劳永逸，形成规范定式

实现人事档案的数字化管理，在纸质档案数字化转化过程中会对人事档案有一个系统的整理，进一步规范人事档案流程，实现人事档案记录流程的自动化，这样可以有效的实现人力资源的节约，全面提高人事档案管理水平。

1.4 快速定位，方便人才调度

人事档案数字化管理的实现，单位在人员调度及部分转换工作过程中，能够快速对人事档案信息进行筛选，准确找到与要求相符合的人员信息。而且基于人事档案数字化管理的基础上，可以通过增设人才管理中心合理记录和反馈工作人员日常的情况，为人事档案数字化管理工作的开展提供更多的便利条件。

2 加强事业单位人事档案数字化管理的策略

2.1 增强单位人事档案管理意识

当前事业单位各项改革工作的不断深入，这也使人事档案受到更多的关注。在当前人事档案数字化建设进程推动过程中，需要全面提高人事档案数字化管理的意识，加快档案管理理念的转变，在实际工作中能够严格按照相关政策和制度要求，做好人事档案信息的实时更新，强化对人事档案数字化管理工作的监督，为人事档案数字化管理的实现奠定良好的基础。

2.2 构建科学、规范的人事档案信息数字化管理系统

操作系统作为现代人事档案信息数字化管理的软件基础，需要和硬件相互匹配。针对软件技术和操作系统的这个特征，在对人事档案信息数字化管理操作系统进行选择的时候，一定要注意该系统在技术方面是否符合要求以及是否具有前瞻性。人事档案信息数字化管理的操作系统主要包括两个方面的内容，即：硬件与软件设施，二者匹配程度高才能够使得人事档案信息数字化管理系统的完整性更佳。所以说，在对档案信息数字化管理操作系统进行筛选时，需要考虑计算机中原来储存的数据以及信息是否被删除掉。由于计算机操作系统存在的差异性很可能会对人事档案信息的储存格式进行改动，那么这就会导致信息的部分缺失或者无法准确读出。为了预防此种情况的发生，应该注意充分考虑数据的丢失问题，是否被丢失、该信息操作系统是否有恶意插件或者带有病毒等影响人事档案信息安全的因素等。

2.3 建立大型数据库

在人事档案数字化重审工作推进过程中，需要基于单位自身的实际情况，根据纸质档案的实际内容来实时编辑，并通过建立人事档案数据库，将人事档案信息转化了数字化形式，导入到 计算机系统中，实现纸质档案与数字档案信息的一致性。建立人事档案信息管理系统，其由前台和后台操作系统共同组成，后台系统主要是为工作人员提供人事档案信息的完事和修改工作，以此来保证档案信息的收录和存储的完整性。前后系统则用于信息的检索和查询。在人事档案信息数字化建设过程中，大型数据库的建立是其必不可少硬件基础，实现信息的载入和存储，为人事档案管理工作提供更多的便利，可以全面提高人事档案信息的数字化化管理工作的效率和质量。

2.4 建立健全档案管理安全机制

为推进事业单位人事档案管理的数字化建设进程，也应配备完善的安全管理机制。事业单位中涉及到很多保密的人事档案，管理人员应根据其需求，建立健全档案信息管理制度，提高档案管理安全保障系数，认真落實不同档案信息的备份工作，利用数字化技术，保障档案存储工作的安全性。同时，领导人员应适时进行法律法规等教育工作，让档案管理人员意识到工作的重要性，在应用数字化技术的过程中注意做好保密工作，加入专业的保护措施。此外，在进行档案数字化建设的过程中，应意识到使用互联网就会对档案管理工作产生相应的威胁，必须利用安全措施避免第三方攻击，避免信息外泄等问题，树立档案管理人员良好的职业道德，严格按照相关标准使用电脑、存储资料。

2.5 提高人事档案管理人员的综合素质

人事档案数字化管理水平的高低与档案管理人员的综合素质息息相关。当前事业单位档案管理人员整体存在老龄化的问题，档案管理人员年龄普遍偏大，对于新知识接受能力较差，这就对人事档案数字化建设工作的推进带来了较大的影响。因此需要重视档案管理人员的培训工作，通过开展系统的计算机应用技术培训，使档案管理人员能够扎实掌握计算机基础知识，并能够灵活应用各种新技术和新设备，全面提高人事档案数字化管理的效率和质量。

3 结束语

在当前信息化环境下，人事档案数字化已成为大势所趋。通过加快推动人事档案数字化建设，可以有效的缩短人事档案查询时间，提高人事档案管理工作的效率。因此事业单位需要重视人事档案数字化建设，积极转变观念，重视数字化档案管理人才的培养，全面提高人事档案数字化管理水平，进一步推动人事档案管理工作的有序发展。

参考文献

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[2]赵耀.事业单位人事档案管理工作的创新思考[J].决策与信息旬刊.2016（03）.

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