王燕 周晓晨 孙黎

摘 要：办公信息化促进了工作方式的转变和办公效率的飞跃，将成为未来办公发展新趋势。文章针对计算机信息技术在办公信息化上的运用进行了论述。通过查阅资料，对信息化办公的发展过程和现状进行了分析，总结现代信息化办公的四大功能及其重要性和现阶段存在的问题矛盾以及解决措施。

关键词：计算机；信息化办公；信息化建设；OA系统

计算机的诞生对全人类引发了巨大的深远影响和作用，伴随着信息技术的持续发展和进步，移动互联网技术已经渐渐渗入到人们日常学习、生活和工作的各个方面。近年来计算机科学技术已经逐渐实现了平民化，高校、政企业单位等都与计算机不可分割，然而计算机的完善与技术的进步也在不停推进着工作高效化和信息自动化水平的提升。在办公领域中计算机技术的广泛运用有助于达到正规化、序列化的操作，有利于协同作业，提高决策能力，积极推动了办公高效化发展并产生了良好效果。

办公自动化（Office Automation，OA）系统是20世纪70年代中后期西方欧美国家急速成长起来的一种较全面和综合性技术手段。经过我国改革政策开放以后，我国社会经济进入高速上升阶段，科学信息技术也开启了激流勇进的时代，增强单位竞争力和提高当代化企业的应变管理和长远发展能力，促使信息化办公跻身快速成长队列。我国的OA成长至今日，最开始从支持针对单机附带办公产物，成长为面对企业级别运用的重要办公工具，其发展过程大致分为以下3个阶段。

（l）传统的数据操作办公系统。其以数据结构规范化为保存和管理操作对象，突出对于数据的推算和统计水平，提高了文件管理能力。

（2）以作业流为核心的信息化系统。这一阶段的信息化办公完成了围绕作业流为中心。这种模式完全改进了前期信息办公的缺陷问题，以数据库文件管理、电子邮件、索引功能、小组共同作业等作为支持。其包含了许多便捷方法或模板，它以网络技术为基础，完成了对人员、工作事物、资料文档和大小会议的管理信息化。提高了个人办公效率，提升办公质量。

（3）以科学知识为主导的办公信息化平台。它核心是知识管理。其本身是一个系统性的项目，目的是协助单位发掘潜在的价值、定位到具有专业知识的人员、传播知识、高效运用知识。OA软件系统经历长期的成长日趋完善，作用也从原来的行政化信息办公处理，逐渐拓展到各个处理活动步骤，发展为部门作业信息办公化的不可分割组成部分。第三代OA的突出特点是信息科学技术、有效共同享用资源，即时通信等完美结合。

1 信息技术与办公自动化

1.1信息技术概述

信息是一个广义的总述，人类对于信息技术的认识有着差异，其运用目标和想法也有差别，因此对其的定义也有很大程度上的区别。信息技术包含的内容广而深且复杂，一来信息技术是一个科学专业的课程，另外，信息技术也包含在现实操作途径中的开拓与使用。随着计算机技术的普通化，人们的生活丰富性已与互联网技术密不可分。使用计算技术可以帮助我们完成各类信息的传递处理，如文本、图片、音视频等，也能完成对相关程序的必要管控。人员借助信息平台可以学习技术、提高认识、操作系统、处理数据等。

1.2办公自动化概述

办公自动化，是信息技术和现代化办公相结合的新型办公模式。平常见到的自动化办公包含在以往办公单位中添加的新设施，与此同时，添加的新技术也属于办公自动化的方面。自动化办公的运用，调整管理机制，提升工作效率时，加强协作作业水平，增强决策的落实力度，最终实现各个部门的作业效率得到质的飞跃。伴随着当今社会的持续进步以及科学技术的逐渐提升，计算機技术在信息化办公上的运用日趋成熟和完善，而且拥有着不可分割的重要地位。一来信息技术的合理运用可以为办公员工提供简便化、自动化的作业操作环境。另外自动化办公能很大程度上提升工作效率和效果，增强决策和办公水平。

2 信息化办公的功能及其重要性

信息化办公是一个包含文本处理、数据加工、办公业务操作、信息管理系统和决策支持在内的一个全面一体化新型办公系统。其主要功能有以下几方面。

2.1文本处理操作

文本处理工作是办公室的重要工作当中的一项，传统的处理手段都是依托于纸、笔，不同人员的反复修改、校对，费时费力。利用新型信息化办公，通过计算机可以编辑、排版、打印、存储、复制和自动校对等轻松操作，简化工作量，提高工作效率。

2.2对数据处理加工

数据处理是通过对数据的采集、保存、处理、运算和传递等操作的总称。其意义是从海量的初始化的数据中提取、分析出对于有价值的信息，为下一步行动和决策提供参考和依据。

2.3信息查询功能

当今是大数据时代，科学计算机可以快速、高效、批量记录、存储、分类、检索和阅读各种信息资料。从众多的数据库中检索出所需要的资料可能仅需要几秒钟的时间，这不是人工所能比拟的。

2.4网络通信功能

如今互联网快速的成长和完善，是网络信息时代的集中表现。网络通信的不断迭代，现代化网络技术的广泛运用，使地球村得以实现。通过计算机网络可以实现把整个部门关联起来，打破时间和空间上的限制，继而实现资源的共享，提高办公系统稳定性，分散协调工作。 伴随着计算机技术日趋成熟和不断完善，信息技术已经运用到各行各业中，并且实现着举足轻重的作用和意义。现代信息化办公可以更好地促进办公高效化，规范化，集成化，构建信息化办公平台，能够达到更好的交流和沟通，明确职责和分工内容，进而提高办事效率。

3 信息化建设过程现存的问题及应对措施

3.1对于现代化信息技术认知不足，队伍专业素质参差不齐

由于队伍建设中人员情况不一样，对于信息化、网络化认识不够全面，对于信息化办公的认可程度也各有所见，相对于喜欢接受新鲜事物的青年工作者，年长的人员对于信息化的接纳和认知都远不如前者，具体的操作也略显生疏，信息化办公往往得不到很好的运用和全面的执行，造成效率低下和消耗资源过多的局面。

3.2信息化设备陈旧落后，软硬件跟不上，缺乏维护

信息化办公需要依托于科学的软件和硬件设备，包括完善的系统、畅通的网络和专业的维护和解决问题的人员。没有这些基础条件，信息化办公就不能得到很好的运用，因设备原因跟不上发展需求反而可能南辕北辙，因此，需要软硬件更加兼容，达到信息化办公所需的基础条件。

3.3信息办公方式和制度有待完吾 网络信息化办公室建设的整体模式有待完善也是现阶段出现的重要问题。因为办公室有着固定的处理方向，新添加的信息化技术不能全面发挥其优势，再加上办公室信息化建设程度不同，造成信息缺少贯彻和兼容性。

3.4信息安全和人为操作不当造成的安全隐患

信息化办公固然安全方便，可是安全相关问题亦不容小看。人员安全意识淡薄，网络环境愈发复杂，安全问题日趋严重，加之缺乏全面系统的安全防护体系，让信息化办公暴露在危险的处境下，继而有可能造成操作系统瘫痪不能正常工作和数据资源的泄露呈现不可挽回的重大损失。还有一部分来自于人员的操作不当，没有正常合理地使用系统办公，造成人为安全隐患。

3.5应对措施

（1）加强对工作人员的简单培训和基础教育，提升对信息化的认知程度，构建完善的工作机制，建立随机考核方法，积极促进全面认识，达到扩大应用的作用。

（2）信息化建设需要依托于完善的基础设备才能发挥功效，可以成立专项资金，定期维护，不断更新，实现硬件、软件、网络等基础设施和配置和完善。

（3）提高网络信息系统的整合处理能力，整改提升信息化办公新模式，使之更加灵活、适合，贴近办公，突出信息办公的优势。

（4） -方面提高人员的安全意识，做到操作有记录，定期安排人员进修学习；另一方面为系统安装杀毒和安全防护软件，定期检测，采用身份认证、数据加密处理等方式方法。

4 信息化办公的进展

现如今我国的信息化取得了显著进展，信息及协作系统和办公自动化系统己成为当今企业的关键应用之一。在大数据、云计算、人工智能时代，信息化对于国家治理、企业决策、组织和业务流程都产生了巨大的影响。大数据挖掘为信息化办公建设和运作提供决策，云计算对大数据资源整合分析为信息化建设提供技术实施，人工智能则通过不断优化完善，使信息化办公更加简便快捷、灵活和易用。现阶段信息化的运用可以概括为七大信息化平台：知识管理平台、日常办公平台、信息集成平台、信息发布平台、协同工作平台、公文流转平台和企业通信平台。移动电子政务、数字化校园等都是信息化办公的成功案例，信息化离我们并不遥远，它就在我们身边.推动社会的不断发展和进步。

5结语

信息科学技术的日渐成熟为各企业带来了重要辽阔的成长机遇，同样科学信息建设也是促进企业完成调整结构加快转型升级的一个点。在科学信息越发高速发展的今日，科学技术不断完善和进步，信息化智能设备更新换代日新月异，移动化和智能化将成为未来企事业机关单位的发展和突破方向。利用先进的无线移动互联网技术，达到打破时间和地域等条件的限制，简便轻松地完成办公等。不断加强信息化处理技术在办公中的运用，完善单位各部门信息办公系统，落实加强企业管理和工作效率的保证。未来信息化办公的发展将对现代化信息化建设格局产生重要影响，现代信息化产业的进步和完善又会推动信息化办公的进步，二者相辅相成，共同促进。

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