栾健　孟莹　董国平

[摘           要]  随着社会的不断发展，信息技术在日常生活的应用中也越来越广泛。所以作为继续教育行业，要想更好地利用信息技术提高日常的工作效率，就要对信息技术在实际工作中的应用意义与操作流程进行深入的研究，从而将信息技术有效地落实到档案管理信息化建设与档案制度完善的工作中，促进继续教育行业更好发展。

[关    键   词]  继续教育;档案管理;信息化建设

[中图分类号]  G647                   [文献标志码]  A                      [文章编号]  2096-0603（2018）35-0294-01

继续教育档案管理信息化建设是指在对学校的档案资源进行归纳、整合与管理时，将网络技术科学合理地利用，从而使管理效率提高，应用起来更加便捷。在传统的继续教育档案管理工作中，大多都是采用人工管理，由于任务繁多，经常会出现不同程度的失误，所以这就需要相关的工作人员积极探索，创新教学方式，将继续教育信息管理化建设作为行业发展中的重要工作内容。本文就如何更好地推进继续教育档案管理信息化建设做如下探讨，以供参考。

一、继续教育档案管理信息化的意義

要想更好实施档案管理信息化建设，就需要相关的工作人员熟练掌握计算机的基础知识与操作方法，对档案信息化管理进行操控，有效发挥信息技术的作用，提高档案管理的价值[1]。其意义主要表现为以下几个方面：

（一）提高整体工作效率

利用信息化进行继续教育的档案管理，可以使相关的部门以及工作人员从繁重的工作中解脱出来，省下大部分的时间进行档案的收编工作，从而使档案管理人员的工作时间发挥有效的价值，提高档案管理部门的整体工作效率。

（二）省时省力

在传统的继续教育档案管理工作中，一直都是采用人工收集、归纳、编号、管理的方式，最后上交相关单位供其使用，这种工作方式由于工作量大、信息种类繁多、工作内容复杂，严重制约了工作的效率，费时费力。但是，将信息技术在继续教育档案管理中利用后，就可以有效避免上述问题的发生，信息只需要使用网络技术进行一次录入，就可以随时随地供人多次使用，而且还能将已经录入的信息进行数据的共享，使工作人员可以同时进行档案信息的浏览，相关收发文单据、表格、档案目录、备考表、封面的打印，从而有效提高了管理人员的工作效率。

（三）信息查询方便

在传统的继续教育档案信息管理中，要想对某一本档案进行查阅，就需要相关的工作人员将所有的档案目录找出来，然后根据目录去档案室一本一本地翻阅，占用了工作人员大量的工作时间[2]。采用档案管理信息化以后，档案管理人员就可以利用计算机中的综合查询、分组查询、模糊查询以及多种查询方式快速地将所需要的信息查询出来，避免档案管理人员出现工作时间被浪费的现象。

二、推动继续教育档案管理信息化建设的策略

（一）建立健全的继续教育档案管理制度

在传统的档案管理中，由于档案管理的相关规章制度不够健全，导致许多档案收集工作做得不够全面，甚至还会出现档案填写信息内容不全、信息格式不规范等问题，使继续教育的档案管理工作缺乏相应的准确性与完整性。所以，要想更好地应用信息化技术完善继续教育档案管理工作，就需要相关的管理部门提高对档案管理的监督力度，建立完善的管理体系。如，在继续教育的档案管理中，要对档案信息中的文字与图片备份，避免信息的缺失。同时，在完成信息内容的录入后，要有专门的工作人员进行信息的质检，对漏填的信息进行及时补充，以保证档案信息准确无误，内容完整。另外，要由专门的工作人员负责，对继续教育学员之前的纸质档案与网络平台中的档案进行抽查与比对，从而有效提升信息设备的安全性。这样一来，就可以有效地为继续教育管理工作建立一个完整的管理体系，从而使档案管理工作变得规范化，使档案管理规章制度的实用价值得到充分发挥。

（二）增加档案管理的资金投入

在现阶段的继续教育档案管理中，大部分管理部门都缺少专门的档案存放处，导致档案信息管理环境不能满足防水、防潮、防虫的基本条件，经常出现档案破损、信息丢失的现象。针对这种情况，就需要继续教育档案管理部门，增加对档案管理信息化建设的投入，改善纸质档案的存放环境，增加先进仪器设备的数量，与优质的信息技术公司合作，开发出一套符合实际情况的应用软件。同时，要选择高分辨率与三维立体图像存储的设备，将学生档案信息中的文件资料、图片、视频进行统一管理。同时，也要在使用过程中规范人员的操作方式，使继续教育档案管理信息化建设过程更加制度化与规范化，以达到延长设备使用寿命的目的。

（三）提升信息化设备管理人员专业水平

在以往的档案管理中，由于没有调配专业的管理人员，导致许多档案管理人员在工作中都会出现工作态度消极，对档案管理缺乏正确认识的现象[3]。所以就需要引进专业的技术人员，对现有人员的管理水平进行培训，从而使信息管理人员的职业素养与业务水平得到有效提高。同时，定期组织档案管理信息化的交流学会，让相关的档案管理人员通过相互之间的经验交流取长补短，更好地发展继续教育档案管理信息化建设。

总而言之，在继续教育档案管理工作中运用信息化管理已经成为教育行业不断发展的必然趋势，所以相关的档案管理人员就要改变传统的管理方式，将信息技术合理应用到管理工作中，并通过对管理工作中的多方面工作进行改善，促进继续教育档案管理信息化建设更顺利地发展。

参考文献：

[1]谢书鹏.对继续教育档案管理信息化建设的相关探究[J].企业导报，2016（20）：43.

[2]王晓蕾.关于继续教育档案管理信息化建设的相关研究[J].办公室业务，2017（8）：90.

[3]杜慧玲.论高校成人继续教育档案管理工作信息化建设[J].陕西档案，2014（2）：26-27.