王芳

【摘 要】进入现代社会，信息就是财富，做好信息管理工作已经成为企业发展中不容忽视的一项重点工作。本文对大数据时代背景下的档案管理工作进行了分析，文章从阐述大数据时代给档案管理工作带来的优势入手，进一步介绍了大数据时代背景下档案管理工作面临的挑战，并且研究了大数据时代背景下档案管理工作中存在的问题，最后提出了大数据时代背景下提升档案管理效率的策略。

【关键词】大数据时代背景；档案管理工作；优势；挑战；存在问题；策略

中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号：2095-2457（2018）08-0245-002

0 前言

在现代化社会，计算机已经成为我们生活与工作中不可剥离的基本工具，为我们的行动带来了极大的便捷。而借助计算机网络技术，可以促进工作高度智能化、高效率发展，在一定程度上解放了劳动力，比如在档案管理工作中，海量的信息搜集、分类、分析、存储，会给工作人员带来巨大的工作量和压力，而在大数据时代，借助技术进行电子化档案管理，则可以迅速解决这一问题，提高办事效率，并且强化了数据的准确性和安全性，便于后期查询，所以，在大数据时代，做好档案管理工作，打造便捷服务，是非常大有可为的一项事业。

1 大数据时代给档案管理工作带来的优势

1.1 提高效率，降低檔案管理成本

在大数据时代，在处理海量数据资料时，可以借助计算机对数据的高效处理功能完成工作，在处理档案时同样如此，目前各个工作领域都离不开各种数据资料和档案内容，若是单纯利用纸质档案的形式进行管理和分析，不仅无法完整可靠地保存好档案。还会因为需要大量纸张记录而导致成本增加。以计算机这种先进的设备实现档案存储和整合，避免了大量的纸张消耗和大面积的存放空间，也减少了人力投入，具有实惠的特征。

1.2 提高档案的保存质量

按照之前的纸质档案管理模式，工作人员往往会面临一系列的风险，比如在长期的保存管理中，可能会因为自然演变，使得纸张出现老化、字迹不再清晰的问题。而且，万一在档案室发生了火灾和漏水等问题，也会使得档案的安全性和完整性受到巨大的威胁。

2 大数据时代背景下档案管理工作面临的挑战

2.1 档案管理人员面临的挑战

因为传统的档案管理观念及方式遗留的问题，现在许多负责档案管理的工作人员在处理数据时，不能科学利用大数据技术，因此工作水平不高，部分管理者甚至不能跟上信息时代的步伐，导致档案管理工作长期举步不前。在大数据的形势下，因为需要记录的数据、保存的档案数目增加，使得管理工作的任务繁重、工作量大，单纯采取旧的人力操作模式，无疑会面临巨大的工作压力，而且人工记录与分类，往往很难保证在整理过程中出现差错，从而对数据整合的质量带来不利影响。

2.2 档案管理本身面临的挑战

在大数据社会中，档案的存储已经从原本的纸质形式变成了数字化形式，尽管这可以起到明显的提升档案数据完整度、信息查询便捷度等作用，但因为这些信息都被保存在虚拟的电子档案资料库中，所以也很容易受网络病毒及黑客的侵袭。和纸质档案这种比较实在的保存方式相比，电子档案也面临着被恶意篡改、非法窃取的风险。而且，数据库不只是会面临网络安全的威胁，还有部分管理工作者单纯追求利益，乘着工作之便，随意贩卖他人的档案，也会导致档案的保密性受到威胁，甚至对社会造成相对严重的不利影响。

2.3 档案管理法规面临的挑战

目前，国内的档案管理工作者普遍以《中华人民共和国档案法》作为行为准则，但这一准则在建立时是针对实体档案提出的，因对于大数据时代盛行电子档案的形势并不完全吻合，还以原来的法律为准，就可能会出现一定的不适应性。所以，国家需要根据当前的实际状况，科学完善法律体系，使得电子档案的制作、存储、运用等都有合理的标准可以参考，保证档案管理工作的效率和质量。

3 大数据时代背景下档案管理工作中存在的问题

3.1 工作人员的综合工作能力不足

现在很多专职于档案管理的员工还抱着原有的档案管理思路和模式，不能摆脱传统模式的束缚，导致进入大数据环境后，会对新的工作内容和方法感到不适应。因为利用大数据做好档案管理，对技术和员工素质都提出了相对专业的要求，他们必须具备一定的理论基础和计算机操作技巧，档案管理的员工未能形成专业的大数据处理才能、综合素养不高，会导致其工作能力不足，在信息搜集、整合、分类存档方面不能做到尽善尽美。

3.2 信息安全性较低

大数据形势下，电子档案内部的信息开始展现出了高度集中化和多元化的特征，对各种繁杂的信息进行归类整合，使其得到集中管理，可以有效地提升档案管理效率，但同时也为档案的信息安全埋下了一定的隐患安。这不只是说信息会在网络体系中受到黑客等的攻击，还表现在员工的专业能力不足、工作态度不够认真，导致其在管理实践中马虎大意，很容易出现行为失误，导致信息不够安全。

4 大数据时代背景下提升档案管理效率的策略

4.1 转变传统档案管理理念

一直以来，档案馆在进行管理的过程中都倾向于采用“供给导向”的理念和工作模式，往往会以本身的业务需要为基础，结合当前已经存储的档案信息，对其进行处理，使其为相关工作人员服务。而在这样的理念下，很容易发生“已有服务不需要，需要的服务却未成形”的现象。反之，观察现在的大数据环境，不同的行业领域在打造档案馆的同时，都力求达到个性、多样、精致的标准，实现高度精准的服务需求服务，而档案馆需要抓住良好的发展机遇，利用先进的技术，打造贴合市场的模式，促进未来长远发展。

所以，工作人员要改变传统的“供给导向”管理观念，切实了解并抓住用户的实际需求，以此为出发点，开发并利用适当的档案信息，打造贴心服务。此外，在档案馆体系内加强对大数据、大资源这类概念的重视，将数据保管的方法从管库存储改变为数据仓库的形式，将数据的快速查阅、精确分析作为基础功能进行建设。

4.2 构建完善的大数据档案管理工作平台

目前，在档案管理的工作实践环节，往往会出现一系列的信息不齐全、技术不先进和系统性不足等等问题，而在大数据的背景下，档案馆的信息不只是要求海量，更需要关注到数据是瞬息万变的，因此在数据的采集与处理上也要灵活应变。为了做好现代化的档案管理，首先要关注这些原始数据的全面与精确度，所以在搜集信息的过程中，相关岗位员工就需要保持正确的工作态度，对材料的全面、客观、可靠做严格的把关和审查。信息必须在被核查无误后，才能被录入到既定的基础数据库中，使其做成一套完整的电子档案。比如，在公司的人事档案管理工作中，可以把内部员工的编号、姓名、性别、民族、籍贯等等信息进行全面的采集，并且通过计算机技术，录进数据库，此后，档案管理专职工作者要对档案加以分类和编码，对各种档案进行细分命名、标注形成时间和页码等信息，使得档案管理更加井井有条，并且方便其他工作者在后期有查阅需要时迅速检索、获取到资料。

4.3 注重培养档案管理的高端人才

在现代社会，企业的竞争在很大程度上可以浓缩为人才的竞争。就大数据环境下的档案管理工作来说，企业为了跟上时代的步伐，就需要配备专业的高技术人才完成该项工作。而在工作中，现代档案管理单位的创新措施非常局限化，比如单纯地替换仪器设施，而忽略了对员工的知识观念进行更新，这无疑会对工作的转型效果构成巨大的不利影响。为了给档案管理工作提供高度专业、能力过硬的高素质人才，相关组织可采取和高校共同打造跨学科的专业的方法，方便各个高校直接为企业培养、并且向企业输出专业对口、技术有保障的人才；同时，组织也可以引进国外有经验的档案管理人员，使其指导传统的档案管理人员，并通过培训的方式将传统档案管理人才培养成高端的档案管理人员。

4.4 优化人才结构，及时注入“新鲜血液”

现阶段，我国档案管理人员基本处于老龄化的程度，“老龄人多、中年人少、年轻人无”是一个显著的特点。产生这种现象的原因是我国的档案管理工作长时间处于不被重视的情况下，基本没有人愿意投身到档案管理工作中来。大数据时代背景下档案管理工作对人才的要求比任何时候都重要，没有人才的参与，信息化就不可能实现。因此，社会和国家要从发展的角度对年轻人进行一定的鼓励，使其积极主动地投身到档案管理工作中去，将“新鲜的血液”注入到档案管理工作中，从而改变檔案管理“老龄人多、中年人少、年轻人无”的尴尬情景。

5 结语

综上所述，加强对大数据时代背景下的档案管理工作的分析，对于提升管理效率和质量具有极为关键的意义。相关工作人员需要明确大数据时代给档案管理工作带来的优势——如提高效率，降低档案管理成本，提高档案的保存质量；同时了解大数据时代背景下档案管理工作面临的挑战，包括档案管理人员面临的挑战、档案管理本身面临的挑战、档案管理法规面临的挑战等等；在此基础上，对大数据时代背景下档案管理工作中存在的问题加以研究，其中包括工作人员的综合工作能力不足、信息安全性较低等；最后，工作人员要根据问题探讨科学的大数据时代背景下提升档案管理效率的策略，转变传统档案管理理念，构建完善的大数据档案管理工作平台，注重培养档案管理的高端人才，优化人才结构，及时注入“新鲜血液”。

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