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办公室行政人员的计算机文档管理工作探析

2018-05-26张祥臻

办公室业务 2018年4期
关键词:办公室计算机

张祥臻

【摘要】在办公室行政人员日常工作中,主要是负责整理资料、传递信息、提供预案、辅助决策,促使企业能够正常稳定运行。所以,办公室行政人员作为企业内部重要组成部分,在日常文档管理工作中,由于工作量较大,工作效率偏低,借助计算机辅助文档管理工作,可以有效改善传统工作中的不足,尽可能降低人为错误几率,提升计算机文档管理工作效率和质量。本文主要就办公室行政人员的计算机文档管理工作进行分析,针对其中存在的问题,提出合理对策予以实践。

【关键词】办公室;行政人员;计算机;文档管理

在现代社会进步和发展中,企业市场竞争愈加激烈,面临着严峻的挑战,为了能够谋求长远生存和发展,应该在充分了解企业经营情况的基础上,才能作出最准确的决策。这就需要企业加强档案管理工作,整理好档案信息资源为后续的领导决策和管理提供参考依据。文书工作室档案的基础,同时也是文书工作的进一步延伸,文书工作质量高低将直接影响到档案工作质量。尤其是在当前企业大规模裁员的背景下,如何能够协调处理文书和档案工作之间的关系,成为当前企业首要面临的工作任务。所以,办公室行政人员在文档管理工作中,借助计算机技术辅助工作开展,可以有效提升文书工作质量和效率。

一、文档管理工作的作用

任何事件都需要在一定条件下相互转化和相互影响,尤其是办公室行政人员,在计算机文档管理工作中应该梳理清楚文书和档案工作之间的关系,只有做好档案工作,才能对文书工作起到积极作用,有效提升文档管理工作成效。只有保证文件资料完整,立卷归档完整,才能促使文档管理工作规范化开展,完善相配套的制度,确保办公室各项工作有序开展。

(一)凭证作用。文书档案的凭证作用较为突出,主要是在特定形式下将直接使用的公文转化而来,同时记录了真实、全面的社会活动情况,可以为实际工作开展提供充足的依据。档案材料中包括手稿、照片、印章和录音材料等等,这些凭据的真实性较高。通过对这些凭证资料的整理和归档,有助于加强文档资料的保护,尽可能避免文档资料丢失、损坏,为后续的相关工作开展提供查考和利用作用,查缺补漏,充分还原历史事实。

(二)情报参考作用。档案资料记录了社会活动进程,除了将人们各个历史阶段的社会活动真实记录下来以外,还记载了人们在社会活动中积累下来的经验和教训,有助于还原历史原貌,了解历史的同时总结经验教训,为后续各项工作开展提供充分的参考依据。但同时,由于历史条件的影响,人们对于事物的认知可能存在一定局限性,不符合客观事实,难以全面、真实地反映出当时的历史情况。所以,对于这些文档资料应该结合自身经验,积累经验教训,为后续工作开展奠定基础。

(三)档案信息资源开发利用基础。在社会的进步和发展中,科学技术水平得到了显著提升,文档资料的形式愈加多样,除了以往的文字以外,还包括录音、录像和照片等等,形成规律不同,但是各种文档资料之间的联系较为密切。所以,应该对记录方式进行充分整理,保护文档资料。

二、办公室行政人员的计算机文档收集和处理

(一)建立完善的制度。办公室行政人员的计算机文档收集和处理工作开展中,为了确保各项工作有序开展,首要一点是建立完善的配套制度,包括复制制度、阅览制度和外借制度,结合具体情况,实现不同层次人员的管理和监督,同时保证审批手续规范化,确保后续工作有章可循,避免文档资料丢失、损坏。

(二)提升人员专业素质。打造一支高素质的文档管理人员,就需要定期组织教育培训,提升文档管理人员的综合素质。要求文档管理人员具备较高的责任心和服务精神,提升政治素质;掌握扎实的专业知识,了解相关档案法律法规,提升业务素质;文化知识储备较高,可以深入总结工作中的经验问题,提升文档管理人员的文化素质。同时,工作人员能够严格遵循规章制度开展工作,具备较强的独立处理问题能力,确保文档资料的合理开发和利用。

(三)强化监督和管理。结合监督对象的不同,选择不同的监管措施,这就需要做好文档管理的制度完善工作,能够深层次与人员沟通和交流,了解利用目的所在;勤于观察和动脑,结合利用者实际利用情况,有针对性检查档案资料情况,查缺补漏,进一步将相关制度落到实处。

(四)计算机辅助文档管理。在文档管理工作中,为了可以有效提升工作效率,降低人工劳动强度和错误几率,应该充分发挥计算机技术优势,辅助文档管理工作的开展。一般情况下,文档管理工作中采用OFFICE办公软件基本上可以满足办公室工作需要,实现文字处理、表格统计和图纸生成等等,自动化检索需要的资料,构建一体化的管理体系。

三、结论

综上所述,文书工作是档案的基础,同时也是文书工作的进一步延伸,文书工作质量高低将直接影响到档案工作质量,借助计算机技术辅助文档管理工作开展,可以有效降低人工勞动强度,促使工作开展更加便捷,实现文档资料的高效开发和利用。

【参考文献】

[1]田玲.论办公室行政人员的计算机文档管理工作[J].科技创业月刊,2013 (9):79-82.

[2]郭慧敏.信息化环境下的单位文档流程管理存在的问题及解决对策[J].办公室业务,2012 (23):103-104.

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[4]焦志伟.浅谈高校二级学院办公室管理人员应具备的基本素质[J].科教文汇,2015 (4):13.

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