王楠

[摘 要] 档案管理的工作不仅是档案管理部门的重大任务，也是各大高职院校中管理工作的重要组成要素。就目前档案管理的现状，已有大部分高职院校对档案管理工作有了更加深入的了解与关注，并就此现状采取了一系列措施，在努力提高教育教学工作的同时，也制定且完善了相关档案管理的文件与条例。通过对高职院校的档案管理工作中存在的问题进行概述，并对如何提高档案管理工作进行分析，从而能更好地完善高职院校档案的管理工作。

[关 键 词] 高职院校；档案管理；现状；改进对策

[中图分类号] G717 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2018）02-0205-01

一、高职院校档案管理工作中存在的问题

（一）缺乏健全的档案归档制度体系

国家对如何做好档案管理工作也出台了相應的文件。目前，诸多高职院校的档案管理条例基本以《高校档案管理工作办法》为依据，并在此文件的基础上，为了更好地完善与实施这一制度，制定了符合各自院校的档案管理制度。这一现象的出现，为许多高职院校档案管理工作带来了一定的阻碍，因为各类高职院校都按照本校的制度进行档案的管理，这一制度没有统一性和规范性。

1.存档的学籍档案缺乏一致性

在学生转学、转专业时，学生的学籍档案都必须及时进行归档处理，以免实际情况与学籍档案记录的不一致。

2.档案的收集工作缺乏全面性

在档案管理的过程中，有些不符合规范的材料或文件，在进行归档时，造成档案文件的不全面、不及时，从而使档案管理工作陷入混乱。

3.档案归档不及时，工作人员的调动过于频繁

（二）档案的收集不齐全

每个学生都有属于自己的档案，它记录着学生学习的整个过程和基本的个人信息，包括所获荣誉及所受惩罚，是具有较高价值的文件材料。如今网络社会的快速发展，要保证教学档案的完整性和安全性，以免个人信息的泄露。对各大高职院校而言，也是其工作的最基本保障。就我国高职院校目前的形势而言，并没有认识到档案管理工作的严谨性，且管理意识也较淡薄，因此出现管理流程不严、管理资料不完整、归档不及时等一系列问题。在这些问题中，如果其中一项得不到有效的保障，档案管理工作依旧面临着许多实质性的问题。

（三）信息化水平较低

随着我国网络信息技术水平的提升，传统的纸质版档案管理模式已逐步被电子化档案管理模式所取代。但是，仍有许多高职院校依旧选用传统的纸质档案管理模式，这一模式的缺点在于在加大档案管理员工作量的同时，也带来了其他不便，比如，相关工作人员在调取以及查阅档案时，不能及时迅速地找到所需的档案，从而降低了工作效率和质量。

二、加强高职院校档案管理工作的措施

无论在档案管理工作中还是在档案制定的过程中，为了从根源上提高高职院校的档案管理工作效率，高职院校可以通过以下几个方面来进行：

（一）树立档案管理工作的意识

高职院校的管理工作体制的建设与教育管理等方面有着密不可分的关系。许多高职院校的教师、领导，大多认为档案管理工作与其毫无关系，这种错误的认识及观点对高职院校档案管理工作的实施有一定的阻碍。所以，各大高职院校在传授课本知识的同时，也要加大对管理条例的宣传，提高校领导、老师以及学生的档案管理意识。

（二）建立完整的档案管理制度

除了努力提高管理人员的工作效率外，也要积极认真地制定并完善档案管理制度。不仅要依据国家颁布的有关法律条例，也要将高职院校自身的发展状态与实际情况相结合，制定完整的、仔细的、与自身管理水平相适应的管理制度体系。与此同时，可以制定奖惩机制，将其纳入工作人员的年度考核中。要认真负责地做好档案管理工作，使档案管理工作更加具体化、简明化、规范化。

（三）加强档案管理的日常工作

档案是关系到每个人的，是严谨的，同时也是琐碎的。而档案管理工作的建立就是为了给人们提供便利的、快捷的档案查询。因此，档案管理人员的任务不仅是帮助人们查询、维护、收集档案，同时也要将这些档案进行分类与归档，将不同类型的档案进行有序的分类与整理，以便查询与维护，并做好保养与护理等工作，保证提供有价值的档案。

就当前我国的教育形式而言，教育教学方式在不断改革，与此同时，高职院校的档案管理工作同样也面临着重要的变革。这不仅是档案管理工作的改革，同样也是教育制度的改革。高职院校可以把它看作一次挑战或者一次机遇，充分利用这次机会来进行制度的改革。所以，对高职院校而言，教师、领导及每个在校学生都应该对档案管理的工作重视起来。抓住机遇，并根据自身的状态制定适应的档案管理条例与文件，并严格按照指定的相关文件与条例来执行档案的管理工作，使档案的管理工作适应时代的变化与发展。

参考文献：

[1]于洪言.浅谈新形势下高职院校档案管理工作[J].知识经济，2013（23）.

[2]高方.高职院校档案管理工作的现状与改进对策[J].教育与职业，2014（8）.