王惠颖

[摘 要]现代机关单位的文书档案管理是一项系统性工程，不仅需要档案管理人员能够按照内部现行标准对各种文书文件进行详细的分类、归档、保存、整理，还需要对重要文件进行备份储存，满足后期档案信息查询及使用的需求。满足单位内部各组织部门档案信息查询的需要，建立多元化的信息交互体系来保障档案管理的高效。

[关键词]机关文书；档案管理；解决策略

[中图分类号]K262.9 [文献标识码]A

1 当前行政机关内部文书档案管理中的主要问题

1.1 文书档案管理人员在专业技能和素质方面有所欠缺

文书档案管理人员专业素质的缺乏是限制机关内部文书档案管理效率提升的主要因素。很多行政机关内部的文书档案管理人员的档案管理专业技能有限，专业素质有所欠缺，思想意识重视程度不够，不能从根本上来认清自己的专业能力。

1.2 文书档案管理工作的机制性较差，无法有效衔接

在现代行政机关内部文书与档案管理是相互支撑的两个系统，不仅其管理机制要共通，其管理形式也应该密切联系。文书工作着重于文书信息的归类搜集与整理，一个注重前期信息的搜集与整理，一个注重后期信息的管理与保存，可以说二者相依相存，不可分割。提高档案管理效率，主要表现为：

1.2.1 建立科学管理机制，严格责任追究

档案管理要加强制度建设，确立严格的责任追究制度和一把手负责制度，确立档案管理工作的重要地位，使檔案管理漏洞一旦出现，能在第一时间落实责任，提出整改方案，提高工作的规范性。为了更好地协同解决档案管理中出现的种种问题，还要不断建立和完善档案协调机制，使档案材料的形成和收集过程能够得到多部门的有效配合，从而有效提升档案工作的效率。

1.2.2 完善管理配套设施

良好的档案管理工作需要软硬件的支持，为档案保管室和保管部门配备完善的设备和设施，要认识到档案管理工作的作用和意义，建立统一、规范、整齐的档案保管室。对于落后、老化的设施设备要及时更新，避免引起例如电线老化而导致的火灾事故等，带来不必要的损失。

2 档案管理工作存在主要问题的控制策略

2.1 完善档案管理制度

要做好档案管理工作，就必须要建立一个完善的档案管理制度，只有这样，才可以保证档案管理工作的有效展开和有序进行。才能有效促进单位档案管理工作的展开。同时，档案管理制度的建立还要以简明实用为前提，要保证其可行性，并避免流于形式。建立档案管理制度要以简明易行、方便实用以及良好的可行性为目标，这样才可以在实际的档案管理工作中充分发挥其指导性作用，并规范管理人员的工作行为。制度对于员工和领导都要有同样的约束作用，避免制度流于性质，空有一张文书。

2.2 强化文书工作与档案管理的衔接

提高文书档案管理效率，还要着重规范和衔接文书管理工作和档案工作，要促进二者在文件信息处理流程机制上形成完整无缺的管理体系，以此来促进二者有效衔接。要逐步完善工作管理流程，通过强化二者的联系来提升二者的衔接程度，逐步完善管理机制建设，保证完整性。

3 档案管理问题解决措施

3.1 创新档案管理

档案管理信息化与网络化管理要求管理部门进行人事档案管理理念的创新，档案管理必须认清实现信息化与网络化管理的重要意义，进而制定相应的策略提高档案管理的效率。档案管理过程中，应建立良好的沟通与交流机制，实现资源的共享，有效的提升档案管理部门的工作效率。在建立完善档案管理信息化与网络化管理体系的过程中，应加大管理信息化与网络化的宣传力度，树立信息化与网络化的意识，调动人员积极性，有效地参与到档案管理信息化与网络化建设的工作实践中来。

3.2 加强专业人才队伍的建设

信息化与网络化发展是提高档案管理工作效率的重要手段，但档案管理工作信息化与网络化的发展依赖于人的建设与完善，因此，应注重档案管理工作专业人才队伍的培养，档案管理部门应本着以人为本的工作原则及工作的方法进行部门整体工作的设计与完善。通过培训，提升档案管理部门工作人员的能力。在开展培训中，应从管理及技术的具体应用两个方面进行设计，实现其更好地为档案管理工作服务。档案管理工作的发展趋势以现代化发展为主，档案工作人员要适应工作要求，必须具备较高的计算机操作水平，具备应用计算机进行信息的加工、存储与传递档案信息的功能。多媒体技术与网络技术的发展，是实现管理工作高效的重要影响因素。

3.3 加大档案管理资金扶持力度

档案管理信息化、网络化的发展依赖于资金支持，思想上的倡导与物质上的保障，是实现档案管理信息化与网络化发展的基础，档案管理部门应加大资金扶持力度，为管理的信息化、网络化寻找广阔的来源。应发倔内部员工的潜力，鼓励其进行技术创新，进加快档案管理信息化与网络化的建设步伐。

3.4 建立人事档案管理业务系统

建立的档案管理数据库，是资料收集的基础，档案资料在收集完成后，应录入相应的系统，进行保存及分析应用，开发并建立完善的档案管理业务系统，实现档案管理的数字化、信息化及网络化发展。档案管理具备在不同开发模式下运行的功能，因此该系统的程序较为复杂，为了保证系统安全可靠地运行，系统中设置了相应的数据备份服务器，为实现档案管理的科学决策，档案管理系统的功能也进行了详细的划分，系统对访问人员进行了精确的划分与设定，保证了系统信息的安全，根据工作的具体需要，对系统使用者进行系统的分类，这不仅提高了档案资料的使用效率，更实现了档案资料的保密要求，通过对系统使用者的分类与规范，档案资料在查找过程中更加的快捷方便，实现了有针对性的查找与管理。

[参考文献]

[1] 沈红.论档案管理中的常见问题及其对策[J].办公室业务，2013（10）.

[2] 邓秀福.论档案管理的常见问题及对策[J].民营科技，2014（01）.