于淼

[摘 要]信息时代的档案管理不同于传统档案管理工作，在工作方式与管理范围上有十分明显的区别。本文主要从信息时代档案管理工作现状分析入手，重点分析了信息时代档案管理工作面临的主要问题，并提出了具体的解决办法。希望从事档案管理工作的同行业人士提出批评指正。

[关键词]信息；时代；档案；管理；工作；创新；分析

[中图分类号]G271 [文献标识码]A

档案主要是以文字及图片的形式记录重要的社会性信息，保存个人与企业、个人与组织之间的重要文件性档案为主。档案管理工作主要是利用纸质记录及图片式记录为基础，保存重要的历史性资料，保存必要的备注性资料，为行政管理工作提供可靠性资料的管理工作。现代信息化时代中，档案的管理工作发生了重要的变化。档案信息化已成为了重要的档案管理工作发展主要方向。

1 信息时代档案管理工作现状分析

1.1 档案管理的主要工作方式

信息时代的档案管理与传统工作方式的档案管理有明显的区别，主要体现在以下几个方面：一是档案管理数字化。信息时代档案管理主要是利用与计算机相配套的电子录入系统，对纸质档案及图片进行数字化处理，并进入数字化管理的主要工作方式。二是档案信息查询的现代化。信息化档案管理工作主要是利用电子化工具，对原有的档案进行数字化转换。转换后的数字化信息档案查询速度快。

1.2 信息时代下档案管理的主要特点

信息时代下的档案管理有着明显的区别于传统档案管理的工作特点，主要体现在以下几个方面：一是档案管理的法制化。档案管理工作主要依照相关的法律法规进行相应的管理。二是管理模式数字化。信息时代档案管理主要是利用现代化计算机配套设备进行录入与管理，经过录入处理的档案以数字化的形式接受查詢与使用，查询与使用效率大大提高。

2 信息时代档案管理工作面临的主要问题及解决办法分析

2.1 档案主要规划和设计滞后

档案的统计与制作归档是一个连续性极强的工作，时间跨度受到实际工作的影响有所不同。在实际工作中档案信息主要资源性生成与管理处于不同空间，在资金与规范的双重限制下档案统计与制作归档人为的分割。产生档案规划与设计滞后的主要原因是资金与权限的双方面限制。档案规划与设计的滞后主要解决办法有以下两个方面，一是利用信息化数字管理手段将所有的数字化档案进行综合性整合，保证数字化档案的连续性与完整性。二是对数字档案的管理采取统一性整合，打破资金性限制壁垒。实行信息管理一体化是档案管理的必由之路。

2.2 档案信息化的服务观念和方式滞后

档案管理的主要目的是为管理工作提供可靠的管理依据与政策制定性依据。在现实的档案管理工作中档案信息化服务观念与管理方式滞后于管理工作需求。主要解决办法有以下三个方面：一是提升档案管理信息化意识。档案管理的主要目的是为管理提供可靠性依据与管理性数据支撑。在实际的档案管理工作中部分档案信息化建设严重滞后于管理工作需求。除了部分保密性档案信息执行保密外，务必将档案信息化建设统一到服务理念中，保证信息的共享与利益的最大化，防止档案信息化滞后。二是强化档案管理信息化建设。档案管理工作信息化是所有管理部门工作发展的需要，也是档案信息化管理方式的社会性需求。三是健全完善档案信息化法规制度保障性建设。档案信息安全与档案合理性利用是档案管理工作的主要社会目的，在具体的档案管理工作中要保证档案法规制化保障。

2.3 档案管理信息化法规体系不完善

档案信息化是全社会对于档案管理的查询与使用的具体要求。在我国现行的档案法规中，对于信息化网络档案管理的法律方面存在一定的管理空白。主要是档案管理信息化的建设速度超前于法律制度的建设步伐。解决主要方法是加快制定相关的行业标准与信息化管理制度，填补并完善档案信息化管理的法律空白。从制度保障方面保护档案管理信息化建设工作的顺利进行。

2.4 档案管理信息化存在信息共享壁垒

档案管理信息化壁垒产生的主要根源主要体现在以下几个方面，一是档案管理工作中的信息职能化管理部门对于档案信息管理职能转变速度过慢。二是职能管理部门职能化管理向服务化转型升级意识不强。三是档案管理部门之间各自为政，产生信息范围固有性壁垒。解决档案管理信息共享壁垒的主要方法：一是转变档案服务职能。档案管理主要是为管理部门提供可行性参考依据的主要来源。档案服务职能也一定要围绕这个中心，为决策制订提供可行性依据。二是转变职能管理部门的服务意识。解决好复杂环境下的综合性档案信息管理工作，提高档案管理性服务意识。三是解决档案管理工作信息化共享联合。档案信息的整理是一个连续性的过程，在整理阶段涉及多个部门。在具体的信息整理工作中要互通有无，保证信息的全面与真实。

档案是管理部门制订管理政策的主要行政性依据的重要来源。档案信息化共享是信息化时代对于档案管理的具体工作要求。信息时代的档案管理不同于传统档案管理工作，在工作方式与管理范围上有十分明显的区别。信息时代下的档案管理主要体现了档案管理的法制化和管理模式数字化。信息时代档案管理工作面临的主要问题是档案主要规划和设计滞后、档案信息化的服务观念和方式滞后、档案管理信息化法规体系不完善、档案管理信息化存在信息共享壁垒。

[参考文献]

[1] 曲正民，李军.档案管理工作中存在的主要问题分析及具体的解决办法[J].山西省档案管理工作研究，2017（11）.

[2] 冯玉军，赵玉明.档案管理工作中的信息化共享中存在的主要问题解析[J].山西档案管理，2016（02）.