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浅谈当今医院档案管理中存在的问题及解决策略

2018-05-14崔永涛王志福

中国卫生产业 2018年7期
关键词:解决策略存在问题档案管理

崔永涛 王志福

[摘要] 随着我国医院医疗水平的不断进步与发展,医院档案管理工作水平亦需要与之相适应。档案是医院正常运行和管理中不可或缺的重要组成部分,同时也是医院长期发展的基础资源。因此,反映着医院不同时期的各项重要人物、重要活动以及重要工作等事件的医院档案,要加强收集,整理,统计、立卷、归档、查阅以及销毁等工作,使其管理水平满足时代与科技进步需要,并不断创新发展。管理水平的不断提高,是医院向科学化、制度化、规范化等方向发展重要标志。该文将针对当今医院档案管理中出现的问题,深刻分析其出现问题的根本原因,制定切实可行的解决策略,为医院管理水平的提升,提供有力的参考。

[关键词] 当今医院;档案管理;存在问题;解决策略

[中图分类号] R197 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654(2018)03(a)-0060-02

Discussion on the Problems Existing in Hospital Archives Management and the Countermeasures

CUI Yong-tao1, WANG Zhi-fu2

1.Qingzhou Wanghu Hospital, Qingzhou, Shandong Province, 262500 China; 2.Family Planning Office, Wangfu Sub-district Administrative Office, Qingzhou, Shandong Province, 262500 China

[Abstract] With the continuous progress and development of hospital medical level in our country, the level of hospital file management needs to be adapted to it. The archive is an indispensable part in the normal operation and management of hospital, and it is also the basic resource of hospital's long-term development. Therefore, the hospital archives which reflect the important figures, important activities and important work of the hospital in different periods should be strengthened to collect, organize, count, record, file, inspect and destroy, so that the management level is satisfied the needs of the times and the progress of science and technology, and innovate and develop continuously. The continuous improvement of management level is the important sign of the development of the hospital to the scientific, institutionalized and standardized direction. This article will aim at the problems appearing in the management of hospital archives, and tries to analyze the root cause of the problems, make a feasible strategy, and provide a powerful reference for the improvement of hospital management level.

[Key words] Current hospitals; File management; Problems; Solution Strategy

醫院管理中,档案管理工作是重要、关键核心内容,反映党务、行政管理等活动的医院档案文书,详细记录着医院运行中的各项管理活动,如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等[1]。由各种文字、实物等所组成的对于历史的记载,包括签订各项合同、协议、责任书和会议记录,医疗系统发放各类正式红头文件,与照片、录音、录像和各种电子档案等[2]。为医院执行计划与决策中相当重要的参照依据,参与协调与指导医院正常运行中各项工作必不可少的指导性的参考资料。为保证其信息可得到妥善保存,易于管理,需要医院专门成立医院档案管理工作室。在目前的管理过程中,依然存在着大大小小的问题存在。为加强管理,为医院长期发展奠定基础,应提高档案管理水平,对现今存在的问题提供解决策略[3]。

1 加强档案管理的意义

在医院保证正常运行模式中,档案为支持医院工作的重要组成部分,为历史的记录,反映了不同时期、不同时代条件背景之下的重要人物、重要工作、重大事件,在医院的发展中,为其历史的见证,亦在深化医院改革、提高医疗质量中发挥着不可替代的重要作用[4]。①规范医院档案活动,完成有条不紊的收集和整理,合理地保存,提升管理水平,促进医院可持续发展。②安全保护档案信息内容,规范化归档,利于再次查找,确保档案资料齐全。③提高整体医疗服务水平与医院质量管理水平。伴随着时代潮流的进步,档案管理的传统模式,已无法满足目前医院档案管理要求,因此,需要加强对医院档案管理工作的认识,保证档案的质量和管理水平,在适应当下科学化、信息化水平的管理模式前提下,充分提高与利用档案管理,实现现代化档案管理模式[5]。

2 目前档案管理所存在的问题

当今医院档案管理工作,虽可保证医院的正常运行,但亦存在着诸多问题,阻碍了医院的长期发展,现列举如下。

2.1 对于档案管理的重视不够

在传统医院服务理念的影响下,多数医院存在着重临床轻档案的现象,不论医院上级领导还是院内普通职工,对于档案的重视程度均较差。在档案管理工作中,不乏认为管理工作简单,无较大利用价值与科技含量,因此在工作中出现懈怠,无法较好地完成管理工作[6]。

2.2 档案管理制度与内容模糊

在医院工作中,受到医院规模的限制,部分医院档案管理出现与其他科室混淆的现象,更没有完善的管理制度,档案分类、归属、查阅、归还制度与硬性规定内容模糊不清,甚至没有规章制度[7]。有些医院相应出台对应的规章制度,但表述模糊,含糊其辞,分类不明确,归属不准确,过于分散的管理对医务人员的查询与利用工作的正常开展发挥了“绊脚石”的作用。在医院正常运行中,无论医院级别大小,均有一套完善的医院管理制度,但是其档案管理工作内容、规章制度与模式却无规章制度。目前我国亦无相关明确法律规定要求。造成资源档案浪费,收集率不高,档案信息与文书管理严重脱节,使档案的完整性得不到有效的保证。

2.3 管理人员专业水平素质较低

在医院工作中,对于临床医疗人员特别是医院重要科室,医院均给予专业的培养与绝对的重视,但对于档案管理人员,医院的重视程度极差。在医院人事管理招聘过程中,忽略管理人员的专业、工作能力与系统培养,档案管理工作人员多数从事医疗、护理及其他专业人员,专业档案管理专业人员微乎极微。且在长期工作中,档案管理人员的管理水平多停留经验工作上,因得不到系统而专业的培训,也没有拿到上岗证,因此对于专业文书档案管理知识缺乏,分类、立卷等技能不熟練,个人能力达不到当前文书档案管理工作的要求,难胜任规范化、标准化的文书档案管理工作。出现档案管理工作滞后,难以适应现代化发展的需求[8]。

2.4 档案管理硬件较差

受到医院级别、科室用地规划,文档设备与消防设施等制约,大部分医院的档案管理室的工作面积、设备均不可达到使用标准。且部分医院仍旧拘泥于传统纸质文书管理,无法与现代科技化管理接轨,医院内部投入档案管理室资金不足等,大大降低了医院档案管理水平,阻碍了医院档案管理工作发展。

3 提高院内档案管理水平策略

针对以上医院内档案管理所存在的各项问题,有针对性制定相关解决问题的策略,列举如下。

3.1 重视档案管理

档案为支持医院运行的重要文书,是保证医院正常运行的基础资料。因此,从院内领导至院内员工,均应提高对于档案管理工作的重视程度。熟知档案管理是一种专业的管理能力,需要工作认真,态度端正、细心的工作人员完成,是有着技术含量与科技水平的工作[9]。

3.2 明确档案管理制度与内容

制定相应的档案管理实施办法,对档案管理、档案材料使用、医院档案核对等措施,应当逐步完善,建立相对全面的医院档案管理制度。医院档案管理有着广泛的内容模式,例如档案的构建、顺序摆放、归档方式与时效、使用方式与归还方法、保护制度等一系列措施,有着高度的复杂性与分散性[10]。医院应针对医院本身资源能力与空间能力,制定专门且有针对性的管理模式,以切合本院管理的实际情况。

3.3 提高管理人员专业水平

在医院人力资源管理中,对档案管理室人员的招聘工作,应优先录用档案管理专业毕业或有着丰富档案管理工作经验的人员[11]。对于上岗员工应实施专业且系统的培训,且经过该院老员工的指导下完成实习期,对于优秀管理员工给予录取。在工作中实施弹性奖罚制度,提高工作人员的工作热情与业务水平。

3.4 提升档案管理硬件

根据医院医疗水平及级别,规划设计档案管理室,各类别分门别类。跟上时代的脚步,引进先进的现代化的信息检索设备及软件。在文书的管理中,注意防潮防虫,对档案室的温度湿度符合相应的规定。

4 结论

在当今医院的档案管理中,医院各级领导及职工,应加强档案管理意识,制定切实可行的医院档案管理制度,招聘和使用具有档案管理专业技能的管理人员,并对其进行系统化、专业化培训,以提高其业务素质与工作能力。加强管理软件的开发与创新,提高医院档案管理室的硬件标准,对不同类型的档案分类准确,制定规范的借取、归还制度与时效[12]。为医院的长期和健康发展,发挥其应有的保障作用。

[参考文献]

[1] 马继萍.档案管理模式改革在医院档案管理中的应用研究[J].大科技,2016,20(28):15.

[2] 常雪.医院档案管理工作创新的有效途径[J].医学理论与实践,2015(24):3446-3448.

[3] 王欣宇.档案资源建设对提升医院运营管理作用探析[J].兰台世界,2016,31(22):71-73.

[4] 马茂盛.新医改背景下医院档案管理的改进方法探究[J].黑河学刊,2016,227(5):20-21.

[5] 王欢.档案管理模式改革在医院档案管理中的应用[J].安徽农业大学学报:社会科学版,2014,23(4):66-69.

[6] 董新刚.医院档案管理工作中存在的问题及对策[J].中国继续医学教育,2015,7(1):33-34.

[7] 次仁央吉.浅谈医院人事档案管理中存在的问题及对策[J]. 西藏医药,2016,37(1):48-50.

[8] 薛甦.医院档案管理存在的问题及对策研究[J].办公室业务,2016,10(252):55-57.

[9] 丁杰.医院档案管理工作的现状及创新的研究[J].科技展望,2016,26(30):232.

[10] 柳微.新形势下医院档案管理现代化问题及对策[J].管理观察,2017(4):109-110,113.

[11] 王开丽,陈洪锁.现阶段医院档案管理中存在的问题及对策分析[J].世界最新医学会信息文摘:电子版,2017,17(30):200-201.

[12] 李保君.现行医院档案管理存在的问题及对策解析[J].办公室业务,2017,10(276):74-76.

(收稿日期:2017-12-09)

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