陈文美

摘要：档案里记载着各种人或事情的信息，是一个组织、一个公司或一个学校的信息来源。因此，档案的管理工作是非常重要的，它具有政策性、机密性、专业性。各级部门应该要提高对档案工作的重视，对档案管理工作提供物质以及精神上的支持，这样我们才可以及时并高效解决管理工作中所遇到的问题。本文探究的是办公室档案管理存在的问题并提出相应的对策，希望为档案管理工作者提供一些有用的信息。

关键词：档案管理；信息；问题；对策

档案里记载着组织、个人在社会活动上的各种历史记录，这些信息对社会有一定的存在价值。那么，将这些信息收集、整理、封装都需要档案管理人员，因此，档案管理工作在一个组织中也是非常重要的。

1.档案管理的概述

档案管理顾名思义就是管理档案的工作，这其中包括档案的收集、整理、保管、检索、统计和提供利用等业务组成部分。现今，国家机构、社会组织和个人在从事政治、经济等方面的活动都会形成一些信息，比如文字、图像等，这些记录在社会上有它的存在价值。之后，按照一定的程序对这些档案进行分类、排列组合、编号，让档案变得整齐有序。档案工作者也不会利用自己管理的档案，他们负责管理好自己对应的档案，让档案形成一种历史资料。因此，档案管理工作具有机密性、专业性、政策性。档案管理部门不是孤立的一个部门，它需要其他各级部门的相互配合并且给予物质和精神上的鼓励，这样档案管理部门才可以及时并高效得解决档案管理工作中所遇到的问题。

2.档案管理工作中存在的问题

2.1对档案的重视程度不够

人们对档案的重视度不够绝大多数原因是档案管理工作缺少一个系统的管理。档案管理工作不仅仅要做到绝对保密，还要保证档案数量上的齐全。而没有系统的管理，这一点就很难做到，导致档案数量不齐全。因此，国家应该重视档案管理工作，构建一个统一的法规进行系统的管理。相对于办公室的档案管理工作，组织应该明确要求档案管理部门所要遵守的纪律，并要求其他部门积极配合。

2.2对档案管理水平不高

档案管理水平的高低取决于管理工作者的素质高低。档案管理者的素质水平低，对本部门的纪律了解甚微，导致管理力度不够。同时，组织可能认为档案管理是一个业务工作较少，比较轻松的工作，所以，相对其他部门，档案管理部门的检查、考核方案比较少。

2.3档案室硬件环境设施不齐全

档案里记录了组织、个人的各种信息，为了保证档案不被盗窃，档案管理部门应该有一个严密的存放档案的地方。档案需要长时间来储存，因此，档案管理部门需要一个宽敞，防霉防湿的地方存放档案。但是，许多组织都不能满足这些条件，导致档案被盗、潮湿发霉、混乱摆放等问题出现。甚至有一些组织连档案夹都不能配置齐全，破坏档案的美观与整洁。由此可知，健全档案储存的设施是很重要的。

3.档案管理工作的对策

3.1提高管理人员的素质

办公室档案管理的质量与管理人员的素质有很密切的关系。因此，要想提高档案管理的质量，就要提高档案管理人员的综合素质。档案管理的工作是一个繁琐、连续性较强的工作，档案管理人员需要花费较长的时间来熟悉这项工作，如果部门人员调动程度太大的话，必然会影响管理工作的正常运行。因此，组织应该应用适合的方法，保证办公室档案管理部门人数量的稳定，从而保证组织的长久的利益。作为办公室档案管理人员，要注重自己的工作效率和工作质量。要不断提高自身的专业素养，可以通过参加培训、阅读相关的资料和实践等方法，不断熟悉档案工作的基本要求和基本程序。现今，随着科技的不断渗入到我们的生活当中，计算机的应用越来越广泛，档案的管理工作也可以应用计算机来达到高效管理的目的。因此，档案管理工作者也应该努力掌握运用计算机使档案管理数字化、信息化，这也是未来管理者努力的方向。办公室的档案管理工作也逐渐实现自动化，从文稿的起草到打印，数据的汇总都与自动化息息相关。因此，管理人员需要掌握基本的计算机知识和现代先进的管理技术，从而跟上时代的步伐，高效完成管理工作。

3.2着重组织和人员落实工作，加强人员管理

档案管理工作从组织到个人都要做到工作的落实。首先，我们要做到组织机构的工作落实。不管现在是什么样的管理方式，我们都要建立一个档案管理组织机构，安排专职的档案管理人员。其次，采取分散管理的工作方式，组织要对人员有一个指导性的作用，指导他们如何高效高质量完成工作，保证档案的整洁与安全。档案的信息开发分成信息加工和信息输出两部分，两者又由其他业务活动组成。组织管理工作也是如此，组织管理系统的工作运行也需要子系统的相互配合形成一个反馈机制。因此，完善档案管理组织机构，才能落实到个人的工作，从而健全档案管理。

3.3采用信息化管理手段

科技已经开始融入到我们的生活和学习当中，计算机等科技成果已经逐渐应用到各个领域，档案管理工作也不例外。现今，国外的档案管理大多数已经实现数据化管理，发生错误的概率也相对较少。国内也有很多组织使用计算机辅助档案管理方面的工作。建立网上档案信息化平台，有助于更加快捷方便得寻找对应的档案，大大提高了档案管理工作的效率。档案除了要保留原有重要的部分，也要进一步丰富档案的内涵，功能增加，档案的适应性会加强，适应更多单位对信息的需求，为社会提供更好的服务。传统的信息管理工作和计算机的结合，互相制约，相辅相承，提高档案管理水平。

結束语：

办公室档案管理是一个组织中的重要组成部分，结合现在的历史潮流，发现档案管理中存在的问题，并且找到适宜地对策，更新观念，将档案管理工作做到最好。

参考文献：

[1]高校教学档案管理的特点及现代化管理对策[J].强春晓.陕西教育（高教版）.2009（01）

[2]信息化与档案管理若干问题思考[J].侯卫真.北京档案.2007（01）

[3]市场经济需要索引信息化建设[J].龚小青.中国索引.2003（01）[2]