韩伟杰

(山西省财政税务专科学校,山西 太原 030024)

一、引言

2013年12月,财政部印发《中央和国家机关差旅费管理办法》(财行〔2013〕531号),并于2014年1月1日起正式实施。各高校大都依据该办法结合实际情况制定了本校的《差旅费管理办法》。2014年11月3日,财政部又印发《中央和国家机关差旅费管理办法有关问题的解答》(财办行〔2014〕90号),对差旅费管理办法执行中遇到的一些具体问题进行了解答,进一步规范了差旅费报销工作。但因为高校教学活动的特殊性,有关制度对一些问题并没有做出明确的规定,对此,本文将结合作者的实际工作,整理出差旅费报销中可能遇到的一些问题,并提出解决的办法。

二、高校差旅费报销中的常见问题

(一)参加会议和培训

高校日常参加的一些会议和培训,有一些是中央和国家机关及其所属机构使用财政资金举办的,该类会议或培训一般不需要支付住宿费及伙食费,其差旅费报销按照国家或地方相关规定报销即可;但也有一些是学会或者培训公司等举办的,参加者需支付会议费或培训费,对此,就存在是否应该参加的问题。实际情况中,很多会议费或培训费是包含伙食费的,但会议通知和培训通知又写明食宿自理,在具体报销中,存在会议或培训期间是否应该领取伙食补助的问题。

(二)学生参加比赛

由于高校的特殊性,学校每年都会组织学生参加比赛。由于参加比赛的教师和学生人次较多,如果执行国家《差旅费管理办法》中的住宿费(例如住单间)和交通补助等规定,费用较高,会给学校带来较大经费负担。对于学校来说,存在比赛中的住宿标准如何规定、实际发生的交通费用如何报销等问题。

(三)超过报销标准

一是因紧急情况、遇到旺季、临时更换出差人员等不确定因素,造成出差人员无法买到相应等级的车票,报销时超过标准的部分应由谁负担;二是某些专业参加的比赛规格较高,如酒店管理专业参加的一些比赛很多都是在高档酒店进行,住宿等费用超标,报销时教师需自付超过标准的费用。

(四)暑期“三下乡”社会实践活动

每年暑假,各个学院、系部都要举办暑期“三下乡”社会实践活动,而活动大部分是在乡村进行的,教师和学生的吃饭、住宿经常是在小饭店、小旅馆或是村民家中,只有收据或收条,取得发票存在一定的困难。

(五)科研中的差旅费用报销

科研人员考察调研应参照《差旅费管理办法》执行,但在实际报销中存在科研人员疑似回家探亲或外出旅游却以差旅费形式报销的情况,而财务审核人员并不能完全认定科研人员是否确实为回家探亲或外出旅游,存在一定的财务风险。

在科学研究过程中,存在科研人员在进行短距离出差调研时,为图方便,驾驶私家车进行调研的问题。对此,一是在调研途中存在一定的交通安全风险,二是驾驶私家车无法提供相关的证明,同时也无法取得相关报销所需的票据等。

(六)公务卡使用问题

在公务出差中,存在部分教职工未办理公务卡、因个人信用问题无法办理公务卡、出差忘记带公务卡等情况；还有个别教职工出差后未及时报销还款,造成公务卡还款超期、产生滞纳金的同时还有可能影响个人征信记录。

(七)假期报销问题

很多业务培训、会议都会集中在寒暑假进行,但由于公务卡有固定的还款期限,如不及时报销,出差人也未及时自行还款,除超期还款会缴纳滞纳金外,还会影响出差人员的个人信用。

三、高校日常差旅费报销问题的解决办法

(一)会议及培训中的问题

高校制定《差旅费管理办法》时，应同时制定《差旅费审批单》,出差前由部门领导及分管校领导、分管财务校领导对出差事由、人员、往返时间、目的地、乘坐交通工具等进行审批。对于所参加会议或培训需支付会议费或培训费的,如会议费或培训费确实不包含伙食费,报销时需提供由会务组开具的证明或自行就餐的发票证明等,可报销会议或培训期间的伙食补助。

(二)学生参加比赛中的问题

对于参加比赛的教师和学生,住宿应尽可能选择住标准间或三人间。教师伙食补助和市内交通补助依据国家差旅费规定报销,学生伙食补助可按每人每天50元包干,学生市内交通补助可根据实际情况凭据发票报销往返市内公共交通费用,如遇到特殊情况,比如下车时间已无公共交通工具乘坐,由教师写出书面说明,经部门领导签字后,学生可报销乘坐出租车费用。

(三)超过报销标准的问题

如确属紧急情况、遇到旺季、临时更换出差人员等造成的票价超标,可由出差人员写出申请,经部门领导、分管校领导、分管财务校领导审批后进行报销;对于住宿超标问题,应建议带队教师和会务组协商,更换靠近比赛场地、又不超过标准的酒店入住。

(四)暑期“三下乡”报销问题

在暑期“三下乡”社会实践活动中,针对住宿费,在《差旅费管理办法》住宿标准之内,由收款人出具收款收据或收条,详细写明起止时间、事由、人数、标准、金额等,同时写明收款人身份证号、联系方式等;针对伙食补助,可根据当地情况,在不超过《差旅费管理办法》伙食补助费标准的情况下,由带队教师编制伙食补助明细表,详细列明人员、天数、标准、金额等,由部门领导审批后可进行报销。

(五)科研中的差旅费用报销问题

财政部办公厅印发的《中央和国家机关差旅费管理办法有关问题的解答》(财办行〔2014〕90号)指出:出差人员实际发生住宿而无住宿费发票的,如果是住在自己家里的,或到边远地区出差,无法取得住宿费发票的,由出差人员说明情况并经所在部门领导批准,可以报销城市间交通费、伙食补助费和市内交通费。可以看出,科研人员出差住在自己家里是可以的,但为防范财务风险,对于科研人员外出考察调研,首先应严格执行科研差旅事前审批程序,由项目负责人和分管校领导签字批准;其次应由出差人员家人对相关情况出具证明,同时留下相应联系方式;最后还应由出差人员提供详细的调研报告以及被调研单位出具加盖公章的证明等。

而对于驾驶私家车进行出差调研的,由于科研人员驾驶私家车进行调研确实存在一定的安全风险,如在发生交通事故时学校是否应当承担相关责任无明确约定,所以建议调研考察外出时应选择社会化交通工具,驾驶私家车不予报销,同时要做好相关的解释工作。

(六)公务卡使用中的问题

学校首先应加强对公务卡制度及公务卡使用方法的宣传,强化教职工尤其是部门领导执行公务卡制度意识;对于未办理公务卡的教职工应联系本人及部门领导劝说其尽快办理;对于因个人信用问题无法办理公务卡的,本人应写出书面说明,实际报销时将报销金额划入经办人工资账户,同时应提醒本人到人民银行对个人信用进行查询,在具备办卡条件后及时办理;财务部门应整理出教职工出差公务用卡及报销的相关注意事项,培养教职工正确的用卡习惯。

(七)针对假期报销问题

因公务卡办卡银行一般为同一银行,还款期是一样的。学校财务部门可在假期每月还款期限前5日,对假期学校差旅费支出活动进行统一报销,对于因个人原因造成无法及时报销的,可提醒教职工和银行沟通是否可以延期,也可自己先行垫付还款,随后再进行报销。

四、结语

综上所述,差旅费报销是高校日常报销中非常重要的一部分,高校应根据差旅费报销中遇到的实际问题,结合学校实际情况,制定出科学、合理、完善的差旅费管理办法,从而在规范差旅费管理的同时,也使差旅费报销有规可依。同时，还要加强对差旅费管理办法的宣传,宣传不只是学校层面的宣传,财务部门工作人员也要通过日常对差旅费报销中的业务解释,口口相传,从而使差旅费管理耳熟能详、深入人心。高校要将差旅费管理作为学校财务管理的重要内容,通过对差旅费管理方式方法的不断探索和完善,使学校财务管理工作健康有序地运行。