傅红维

摘 要：档案是企业发展的历史见证，是企业的重要资产，它真实地展现企业的发展轨迹。在信息化迅猛发展的时代，档案管理工作也早已不只是简单的纸质文件保管，企业要想适应当下的新形式并寻求可持续发展，必须足够重视企业档案信息化管理工作，从而更好地为企业生产经营管理服务。本文主要是从档案管理角度介绍企业档案信息化系统建设的方式及一般流程旨为企业档案信息化系统建设提供参考。

关键词：企业档案；信息化系统建设；方式；流程

企业档案信息化系统建设工作应根据企业的大小及业务范畴等因素选择适合自身发展的信息化系统。企业档案信息化系统建设实施工作主要包括系统需求确定、市场调研、系统选型、组建项目小组、项目推进、系统特色建设（可选）等一系列具体内容。

1.企业档案信息化系统建设的必要性

企业档案真实地记录了企业的形成、发展、变更、壮大等各阶段，产生的文件内容多、范围广，档案信息化的发展可以避免大量文件管理所出现的杂乱无章、内容丢失等问题。另外，档案信息化发展是社会发展的必然产物，档案的保管也势必会由纸质向纸质+电子及注重电子化的方向发展，企业档案信息化建设是企业顺应社会发展的必然要求，也是每个企业都将面临的必然课题。

2.企业档案信息化系统建设需求分析

企业档案信息化系统建设的初衷是科学、规范化企业档案的管理，从而发挥企业档案的最大价值。在信息化系统建设工作的前期准备及需求分析上，应满足企业当下发展的实际情况及主要需求内容，比如：电子文件管理需求、电子文件长期管理需求、特殊介质文件管理需求、电子文件流程监控需求、企业电子文件全生命周期管理等等。根据需求内容，企业可选择建设：电子文件业务管理、电子文件管理、电子文件长期管理系统，满足对文件形成、现行/半现行文件利用、文件永久保存/销毁等的需求。根据企业需求，对当下市场信息化系统供应商及相关功能进行调研，掌握系统操作方法及定价，最终确定适合本企业发展的信息化系统。

3.企业档案信息化系统建设的资源及设备准备

企业档案信息化系统建设工作开始前，应做好资源、设备的准备工作。在资源准备上，首先，项目实施前应确定项目组成员，组建项目实施小组，人员主要包括：项目总协调人、各部门项目负责人、IT人员、档案人员、文件整理/归档人员、信息化系统公司人员等。其次，确定项目实施场所，便于文件整理、扫描、项目会议等具体工作的开展。最后，准备档案盒、档案袋、档号章、纸、笔等档案装具及其他用品等资源准备工作。在设备准备工作上，应准备打印/扫描设备，装订机、订书器、无锈钢钉、铆管/装订线等装订设备，电脑、相应软件等读取/编辑/上传设备等工作。

4.企业档案信息化系统建设项目启动

项目启动前应开展项目启动会议，项目组全体成员参与，明确各方相关人员项目职责，确定项目开展计划及实施方案等工作。项目启动后，按部门/单位清理待归档文件，各部门/单位依次将文件（除涉密）移至统一场所分区保管，便于文件范围确定及文件整理等工作的开展。根据文件内容，确定企业文件归档范围、分类方案及保管期限，如财务部门产生：财务报告、财务申报、税务管理、会计凭证等，初步确定归档范围后，根据文件密级、重要程度等因素确定相关文件保管期限。

5.文件整理

文件整理工作包括历史文件清理、现行文件收集/整理、文件数字化及元数据提取等。信息化系统建设工作开展的同时，企业应清理已形成文件，对需要归档的文件进行规范化整理。

5.1.历史文件清理工作主要是将历年归档材料进行清理，确定数字化范围，按确定的规则进行纸质文件规范化整理。

5.2.现行文件收集/整理是对日常工作过程中产生的办毕文件进行收集、整理，确保信息化系统上线后各项工作正常开展。

5.3.文件数字化是将需要归档的纸质文件系统的整理完毕后，进行数字化扫描工作，同时也包括对音频、视频等材料的采样/采集及转化工作。若数字化文件内容多、工作量大，可将待归档文件进行优先级划分，将重要的、紧急的、利用频繁的文件首先进行数字化转换工作。

6.系统环境初步搭建

档案信息化系统环境搭建工作是档案类目架构、企业组织架构、企业用户信息、企业各类文件的密级及相关人员的权限等信息在系统中进行的信息化系统结构的搭建工作，基础信息搭建成功后才可向系统中进行文件上传、著录属性等操作，系统环境的搭建是信息化成果利用的基础保障工作。主要包括：

6.1.根据企业组织架构及人员岗位搭建系统组织架构，以企业下設的各单位/部门结合相关岗位确定系统基本框架。

6.2.根据企业确定的分类方案搭建系统相应的分类架构及相关文件的分类属性，分类方案应搭建到文件的最低一级类目。

6.3.各公司/各部门下所有人员在系统中的用户信息导入到系统中，同时设置初始密码。

6.4.各级各类文件按保密程度划分档案的保密等级并配置在系统中，系统配置完成后，用户可根据文件的保密等级选择系统中相应的密级。

6.5.根据文件密级等级、企业组织架构及相关人员岗位等信息，配置相应的用户在系统中的使用权限。

6.6.文件的分类及各类相应文件元数据之间的挂载，确保相应文件著录时信息填写完整、准确、系统、规范等。

7.档案信息化系统环境测试

系统环境初步搭建完成后，需要对系统的运行环境进行测试，测试应包括两个阶段，项目组相关人员小范围测试及全公司范围内部分人员测试。系统测试的内容包括系统所有使用过程中涉及到的命令、流程、环节等信息，具体要结合本企业系统的实际功能进行开展，一般分为：上传测试、流程测试、统计功能测试、利用功能测试、显示方式测试等等。

8.系统培训

系统具备使用条件后，应对系统的使用方法进行培训，培训主要是对系统管理员的系统操作培训及对用户的使用功能培训。系统管理员的培训内容包括：程序获取与安装方式、服务器端/客户端环境、文档服务管理、文件存储配置、组织架构搭设/调整、权限分配设置、操作日志管理、消息配置及其他系统后台操作的方法；用户培训内容主要以系统环境及功能使用方面为主，一般包括：客户端环境、系统访问方式、系统简介、常见问题、功能模块及用途等。

9.企业档案信息化系统特色建设

企业档案信息化系统建设除了满足档案的正常管理外，也可以根据企业的实际业务需求，建立与本企业实际突出文化相符合的特色管理板块。例如声像档案管理板块、实物档案管理板块等，每项独立的特色管理板块可与档案信息化系统做挂接，做到统筹规划、统一规则。

10.结束语

综上所述，企业档案信息化系统建设工作是一项专业的、长期的、多元化工作，是需要企业全方位、各部门持续共同参与的系统工程。企业档案信息化系统建设工作的开展不仅给企业信息化工作带来便利，同时也促进了企业各项工作的科学化、合理化及规范化。