李漫

摘要：文书档案是一个单位发展历程的記载，客观反映了单位行政工作处理、管理和决策的实施和成果。文书档案收集和归档工作作为一项具有较强技术性与服务型的工作，它的管理水平直接体现着一个单位档案管理的层次，关系到档案材料的内在价值和完整性。本文提出了办公室文书档案在档案管理工作中占重要地位，分析了文书档案管理存在的问题，并针对问题提出了改进措施。

关键词：高职院校；文书档案；问题；对策

随着社会的不断发展与进步，文书档案管理是高职院校管理工作的一项基础性工作，越来越受到单位的重视，其对社会发展具有重要作用。文书档案的收集和归档作为学院档案管理的重要内容，其对档案管理的工作质量也具有重要的影响。对此，要求文书档案管理人员要提升档案管理意识，进而才能提高文书档案管理的工作质量与效率。但是文书档案管理过程中还存在许多问题，仍需要我们去研究探讨。

一、文书档案管理存在的主要问题分析

（一）档案意识不足，重视程度不够。目前，虽然高职院校对文书档案管理有所增强，但仍存在对于文书档案的重要性缺乏系统性的认识。普遍存在文书档案管理仅仅是简单的整理文书档案，并没有从信息分类、建库、归纳、提取联系的观点看待文书档案的管理问题。同时，目前档案管理部门在单位所处的地位较低，在人员配置和基础设施配置方面也得不到应有的重视。在专业技能方面，由于重视程度不够，文书档案管理员基本是临时补缺，入职前缺少专业技能训练，入职后没有接受有效地继续教育。高职学院在管理文书档案方面没有投入教育经费，主管认为“只要文件不丢失”便是工作合格。另外，一些高职院校缺乏基本的信息化设备配置，导致文书档案管理和查询工作十分麻烦，严重阻碍了文书档案信息资源的利用。

（二）未建立文档一体化体系。文书管理与档案管理两者关系密不可分，缺一不可，应是一个系统性的管理。在日常管理中，只有将二者的管理衔接起来，建立文档一体化体系，才能发挥文书档案在高职学院基础管理工作中的重要作用。但在现实操作过程中，很多高职院校仅仅重视日常文书管理，却忽视了后续的档案管理工作。同时，文书档案管理大多分布在不同部门或不同模块，未形成一个系统的统一整体，客观上拉大了文书管理与档案管理工作之间的距离。

二、加强文书档案管理工作的策略

（一）建立高效的文书档案处理工作程序

高职院校在文书档案管理过程中，要按照文件形成规律开展文书档案管理工作，在遵循有序的工作程序和管理流程上开展档案工作才更加科学。在建立工作程序和管理制度时，不管任何领导、任何人员都要严格按照规章制度来执行，尤其是在公文审核、签发流程制度上，要禁发无效公文、滥发文件等现象。领导在公文审核时，要仔细审阅公文的文体格式是否符合标准，附件是否齐全，签发手续是否完善，在确定符合签发标准后，再进行签发前的复核工作，保证公文处理合法合规，确保归档的文书档案规范。

（二）注重复合型人才的培养

就文书档案未来发展趋势来讲，社会现代化发展会对文书档案管理人员提出更高的要求，仅仅对现代化设备和纸质档案载体了解的工作人员不能满足工作的需要。因此，高职院校要建立一支积极向上和具有学习能力的人才队伍，以打造满足工作需求的复合型人才作为人才主力，进而促使文书档案工作管理达到全面进步的效果。随着当前文书档案数字化运行的趋势，文件处理的工作任务大大缩短，时效性得到了提升，也为社会带来了更为方便的服务，确保公民的利用档案资料的基本权利。因此学院应深入研究，积极引进新型管理手段，制定出切实可行的对策推动文书档案工作的不断进步。因此，数字化文书档案管理工作人员一定是复合型人才，只有这样才能够紧跟时代脚步，主动迎接挑战和解决问题。

（三）文书工作和档案工作的衔接规范

档案工作的前置程序是文件，文件质量的好坏直接影响着档案的质量，没有高质量的文件也就没有高质量的档案。因此，高品质的档案管理直接由高品质的文件管理所决定。作为高职院校的文件处理人员，应当具备较高的档案意识，并且会按照文书资料的形成规律实时做好文件的归档工作。在实际执行文件时，应当对在前期对档案工作引起重视，要时刻想到档案工作，不断完善和实现文档一体化的任务。只有做好这些工作，相关人员才能够对文件材料的整体提供重要的保障。

（四）打造科学化管理平台。

为了充分发挥档案资源的利用价值，实现档案信息的全面挖掘，要对文书档案进行科学管理。借助网络优势以及媒体优势，在内容上不断丰富、服务上不断优化、技术上不断提高，进而提高档案信息的利用率。因此，高职院校要构建科学化的管理平台，通过平台对文书档案规范搜集、整理、分析和应用，实现文书档案的在线阅读、信息整合、信息库建立、档案销毁和库房管理等丰富性功能。在文书档案信息系统方面，注重打造以档案加工系统、存储系统和保密系统相结合的科学化管理平台。加工系统可以优化档案加工设计，形成完善的加工系，减轻工作人员的工作任务，合理分配管理时间。存储系统能在文书档案数据库建立中发挥积极作用，通过数据库将文书档案妥善存储，实现档案便捷化检索。保密系统是经过专业人员将精心设计后的软件应用于文书档案资料分类管理工作中，并对相应的权限进行设置，确保文书档案信息的安全性和保密性，在此基础上实现档案信息资源的共享和应用。

三、结语

总之，高职院校只有不断提高文书档案工作的地位，促进文书工作与档案工作的规范衔接，确保文档一体化体系的建立，加强部门之间的协作，做好文书档案收集和归档工作。从建立有效的管理制度和工作程序等方面入手，打造科学化的管理平台，建立起文书档案管理工作的规范化、标准化流程，提高文书档案的利用率，为高职院校的建设与发展提供强有力的保证。

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