陈常翠

摘要：大数据时代背景下，档案管理面临着更多的挑战，人们对于档案管理工作也有了更高的要求。基于此，本文探究了大数据时代背景下档案管理的模式，阐述了档案信息的统一备份与管理、开发适合档案管理的大数据分析工具、潜在风险与问题的预防这些大数据时代背景下档案管理的策略。

关键词：大数据；档案管理；数据分析

引言：信息技术的高速发展使得我国已经步入了大数据时代。在这样的背景下，我国社会中的各个行业都受到了一定的冲击，档案管理领域也不例外。在档案管理中，包含着原始信息的记录、鉴定、整理、保管、检索等等，在大数据时代，档案管理中面对的信息量增加，种类也更加多样。这就为档案管理工作带来了新的挑战。在档案管理中，引入大数据技术是十分必要的，档案中包含着大量的信息，利用大数据技术就能够实现更好的分析与提取。本文对于大数据时代背景下的档案管理模式与策略进行探究，为相关人员提供参考。

一、大数据时代背景下档案管理模式的探究

（一）档案的信息数字化

在档案管理工作中，信息数据的处理是一项重要的工作。在传统的档案信息管理中，更多的是利用纸质版本的档案进行存储，在这种方式下积累起的信息数据，无法得到更好的利用。而将大数据技术引入档案管理，则能够使得档案信息数字化，使其能够存入计算机内部，不仅方便档案信息的整理，同时也为档案信息的提取和利用提供了条件。

目前，在我国的档案管理行业，由于大数据时代的来临，所以仅仅利用纸质版的档案进行信息的存储已经逐渐被抛弃，相关人员已经使用起“双套制”档案管理模式进行档案的管理工作。“双套制”档案管理在保存纸质档案的基础上，将档案信息以电子版的形式进行存储与备份，使得档案信息能够为大数据分析所使用，提升档案信息的利用率。

（二）档案的信息结构科学化

在大数据背景下，档案管理的信息保存逐渐向数字化的形式发展，相关人员在进行档案管理中都会将信息以电子版的形式录入计算机中存储。但是，在大数据时代背景下，仅仅是将档案中的信息以TXT或是Word等格式进行录入是无法发挥出档案信息的最大作用的。依据档案的格式的不同，建立起专门的链状结构或是树状结构以完成对于档案信息的保存与分析是十分重要的[1]。

对于档案信息进行分析并加以利用是大数据时代背景下档案管理工作中的新增项目，能够实现对于档案信息的最大程度的利用，体现出档案信息的价值。大数据分析技术能够对于电子数字化的档案信息进行迅速的分析与检索，并提取出符合条件的档案，这就必须保证档案的信息结构的科学性。

（三）档案管理的人才专业化

想要更好的完成大数据时代背景下的档案管理工作，仅仅将大数据技术引入档案信息管理中是不够的，还要使得档案管理人才向专业化发展。这种档案管理人才的专业化主要体现在两个方面：

第一，档案管理人才的专业化。在进行档案管理工作中，相关人员除了要掌握档案管理的知识以外，还要对大数据时代背景下建立起的计算机档案管理系统进行熟练的应用。能够完成依据实际的情况，利用计算机档案管理系统进行档案信息的检索与提取。在实际的档案管理工作中，也能依照档案的结构对于信息数字化存储的结构进行优化。

第二，档案管理系统建设与维护的专业化。大数据时代背景下，计算机档案管理系统的建立要更加专业，功能也更加多样，信息存储与分析的能力更强。这都需要专业的人才进行系统设计的优化与维护。

二、大数据时代背景下档案管理的策略

（一）档案信息的统一备份与管理

在大数据技术的支持下，大量的档案信息统一备份与管理成为可能。目前，我国部分地区已经建起了大数据产业园区，对于大量的档案信息数据进行存储、管理与分析[2]。利用大数据技术对档案信息进行统一的备份与管理中，主要通过档案数据的集中吞吐、档案信息深層次的整合与分析、多领域的应用等环节的完成而实现的。例如，中国移动、中国联通、中国电信这三大运行商已经建立起了相应的大数据处理中心，对于用户的信息进行存储、备份与分析。通过对于用户的相关服务信息进行保存同时建立起电子档案，并依据大数据技术对于用户的信息进行分析，掌握用户的偏好与需求。这样的方式除了能够为用户提供更加个性化的服务之外，还能对多数用户的偏好与需求进行分析，为企业的经营决策做出参考。

（二）开发适合档案管理的大数据分析工具

在大数据时代背景下，想要更好的展开档案管理工作，并在保证档案信息安全性的基础上，实现对于档案信息的最大化利用，就要结合大数据开发公司，设计与开发出适合档案管理的大数据分析工具。这样的强强联合能够使得明确大数据分析工具设计的企业拥有大量的档案信息数据作为工作支撑，而拥有档案信息的企业能够完成对于档案信息的合理分析与利用。目前，在我国市场中已经有了多样的大数据分析工具。例如，Hadoop就是一个能够对大量的档案信息数据进行分布式处理的软件框架，能够维护多个工作数据副本，具有良好的可靠性。同时，由于其成本较低，所以任何行业都能够使用。此外，大数据分析工具还有HPCC、Storm、Apache Drill、RapidMiner、Pentaho BI等等。

（三）注意潜在风险与问题的预防

由于档案信息的内容关系到国家与人们的利益，所以在大数据时代背景下，要加强对于档案信息的安全性管理以及风险和问题的控制。在利用大数据技术进行档案管理中，相关人员要对档案的保密级别以及重要程度进行辨别与归类，对于一部分机密档案要进行重点的加密管理，保证其不会对外开放。对于一些有着时间期限的档案信息，要在计算机档案管理系统建立之初就进行设定，防止其在保密期限内出现泄漏。

同时，由于基于大数据技术的档案管理存在着信息的丢失、篡改等等问题，所以在使用档案信息时，要对使用者的权利进行约束，使其承担相应的责任，避免使用者对于档案信息进行滥用，降低大数据时代背景下档案管理风险与问题发生的概率。

总结：综上所述，大数据时代背景下，我国的档案管理工作发生了巨大的改变。在管理模式上，由原有的纸质档案管理逐渐向档案信息数字化、档案信息结构科学化、档案管理人才专业化方向发展。通过档案信息的统一备份与管理、开发适合档案管理的大数据分析工具、潜在风险与问题的预防，提升了档案信息的利用程度、推动了大数据时代背景下档案管理的更好发展。

参考文献：

[1]张培军.大数据时代背景下的档案管理探讨[J/OL].中国培训：1[2018-06-12].https：//doi.org/10.14149/j.cnki.ct.20170712.012

[2]洪亮.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].办公室业务，2016（05）：79