李婷

摘要：新时代大背景下，企业的档案管理工作也需要积极创新发展。企业的档案是企业的重要资源和知识积累。积极寻求新时代下符合企业更好发展的档案管理工作新思路有利于公司资源的充分利用，促使档案管理的现代化。本文试图从企业档案管理工作的创新与发展入手，探寻新时代下企业的档案管理工作的新思路。

关键词：企业档案管理；创新；发展

档案是宝贵的企业资源，档案管理自然需要加强建设和推进。只有对于企业档案进行科学化的管理保护与充分的调动利用，才能够使得企业档案的价值得到充分的发挥。本文从档案管理的信息化建设、档案的保护、档案的存储等方面浅谈几点创新思路。

一、档案管理信息化

在信息化时代，信息技术渗透到各行各业，其中也包括对档案的管理，传统的企业档案都可以通过档案管理人员进行数字化录入来实现数字化管理。这样就会减少档案缺失或者被盗的情况发生。这是时代进步的必然趋势，我们应当不断进步载体，利用电子信息技术和数据化存储来转变企业传统档案管理方式。将文字字符转化为电子信息有利于存储方便，能够方便及时的异地调阅，同时也有利于档案资源的开发利用，减少人工成本和提高管理效率。所以档案信息化建设是档案保存和传承的必然途径。

（一）档案管理信息化的必要性

将企业档案进行信息化管理可以减少外部因素的伤害。比如说火灾，水旱灾，潮湿等等。将企业档案进行信息化存储可以充分的将其转化为信息化资源。就算是硬盘损坏也可以在云盘上能够找回丢失的档案数据，避免企业档案资源的丢失。另外，企业将档案进行信息化管理能够便捷调阅与修改，为企业管理人员开展工作提供了便利。所以说，将档案进行信息化建设是必要的。

（二）档案管理信息化建设建议

档案是宝贵的企业资源，档案管理自然需要加强建设和推进。只有对于企业档案进行科学化的保护与充分的调动利用，才能够使得企业檔案资源的价值得到充分的发挥。将档案管理信息化无论是在人员调动，资料查阅，档案保护等等方面都与传统档案管理工作有着明显的优势。

（三）信息化存储

如若档案是纸质形式存储，尚未实行信息化共享，那么档案肯定只存储在传统的档案室内，不仅占用了大量的库房面积也不方便调阅查看。在工作中需要异地调阅时，肯定会出现耗时耗力的现象。利用数字化录入或者档案扫描录入等方式将纸质档案进行转化，可以实现企业档案的信息化存储，节约了存储空间。进行数字化档案信息管理系统的构建，还能够有效提高企业资源的利用效率。

（四）安全性建设

在档案安全性方面，将档案进行信息化存储更容易实行保密措施。设置不同的访问等级权限可以有效控制档案资源的利用范围，避免核心机密信息的泄露。先进的加密技术也能够实现对机密文件进行多重加密，有效保证了企业核心信息数据的安全，减少了失泄密行为的发生。

二、档案保护工作的创新

对于一些企业档案，它的安全性是比完整性更加重要的。比如说一些国企的机密档案可能关系到国家安全，是不能让其流落到不法分子手中的。所以，对于企业档案的保密工作是重中之重。国家成立了《档案法》，明确指出凡是查阅涉及机密的档案资料都应当获得上级批准，不得私自带出传阅。因此必须加强对档案的保护。

一是提高档案管理人员素质。提高档案管理人员的保密素质是做好档案保护工作的基础，如果连管理者都无法遵循国家的档案保密制度，那么《档案法》就形同虚设了。二是完善档案的调阅权限。对于不同部门不同职位的档案调阅权限进行细致的划分。能够明确做到分权限阅读。给与到具体的人具体的调阅条件，实现企业档案分类细化，确保每个人能够得到自己所需要的资料，也要确保企业核心档案得到安全保障。三是实施核心档案的硬件防护及软保护。对于一些公司，可能没有能力安排具体档案管理人员，也无法做到二十四小时档案看守。在人力资源匮乏的情况下可以进行档案借存，支付一部分费用给专门的保管机构，将企业档案存储于安保条件较好的企业档案管理室。同时，对于企业档案管理而言，只是提高其硬件防护是不行的，同时提升软防护能力也是必须的，例如完善档案管理制度，确保档案管理的规范有序，同时也可以对数字化的企业档案进行网络保护。

三、档案存储

在新时代新形势的要求下，企业档案存储介质要求也是越来越高。完全颠覆了以往的纸质档案存储。可以进行云盘存储，物理隔离存储，异地存储等等。

（一）云盘存储

档案如果全部实现信息化则可以将各种档案上传至电子元件或者云资源网址上，那么，档案的存储工作就变得相当容易了。只需要将存储档案的硬盘进行规格化放置，定期对其进行考核抽查检测。相对于传统的纸质档案或者器物档案而言，信息化存储物质所占空间只是其万分之一，而且拷贝复制方式更加容易。与传统档案相比既不容易损失并且更加容易存储。

（二）物理隔离存储

对于企业的核心档案资源，例如技术核心，核心人员名单，核心人员档案等等，这些档案存储的安全性要求较高，可以进行物理隔离存储。例如将核心档案信息存储在保密U盘中并保存在特定的安全柜中，实现信息数据的绝对物理隔离，这样能够有效防止信息窃取行为的发生。还可以赋予特殊的加密处理。对原件进行销毁，对字符赋予加密。这样，即使不法分子得到档案也无法解读档案的内容。在加密的同时要做好对解密软件或者工具的保护作用。二者的保护都应当重视。这样才能够确保企业核心档案的安全。

（三）异地存储

对于企业一些重要的信息数据除了要进行数据备份外，还必须进行数据的异地存储备份，这样在原数据所在地发生重大地理自然灾害造成数据丢失时，企业可以到相隔较远的存储异地获得备份数据，避免因核心数据丢失造成企业损失。

结束语：创新是事业进步的灵魂，信息时代下做好档案管理工作的创新也是新时代工作创新的需要。只有做好档案管理工作的信息化创新工作，才能满足当下档案管理的需要。信息化时代背景下的档案管理，应当转变工作思路，寻找创新途径，让档案管理工作与时俱进、获得更好的发展。

参考文献：

[1]新形势下如何做好企业档案管理工作[J]. 包晶晶. 中外企业家. 2013（14）

[2]论新形势下如何做好企业档案管理工作[J]. 张小丽. 办公室业务. 2012（21）