阴 子 芬

(晋中市城乡建设档案馆，山西 晋中 030600)

城建档案可以为城市规划以及建设等提供依据，也是城市科学研究中相当重要的一部分，同时，其传承了城市的历史以及文化。但是在我们国家，城建档案的发展并没有历经很长的时间，在历史等因素的影响之下，对其建设也刚刚处于初级阶段并且有很多问题的存在，包括各级管理机构不健全和管理人员不够专业等等，这就需要政府和相关部门加强关注和重视。

1 城建档案管理的现状及存在的问题

1.1 城建档案管理的现状

从城建档案的定义方面来看，也就是在系统记录与整理城市建设工程的基础上，开展一些工作使其资料能够记录下城市发展的过程，并且让之后的城市规划可以基于此。对其进行管理的时候，需要进行一系列工作，包括规划设计等，以此来服务于城市的发展。然而，在记录信息的过程中，因为其复杂性等，使得很多问题存在于管理制度中，所以，在开展城建档案管理工作的时候有很多漏洞和问题。

1.2 城建档案管理过程中存在的问题

1.2.1城建档案管理意识浅薄，并无完善的管理制度

基于现阶段的城市发展状况，一般来说，人们都会更多的关注其发展速度以及外观建设，而对后期建设的配套工作却并无太多关注。尽管目前城市进一步发展，城建档案的管理工作开始受到人们的关注，然而在许多地方，人们依然没有重视城建档案工作，关于这方面的意识也不强，同时，还有很多漏洞和问题存在于其管理工作当中。

1.2.2城建档案管理人员的水平较低

在进行档案工作管理的过程中，其工作人员应当是专业的，并且受过专业教育以及培训，以此来完成制定档案以及整理等一系列的工作，并且保证其具有较高的质量。但是，因为人们并不是非常重视城建档案的管理工作，同时，其管理人员的专业水平也比较低，所以导致了档案资料不具有较强的成套性，另外，人员不严谨的编制态度也让档案缺乏准确性以及真实性等。综上所述，这些档案无法给后期提供较大的参考价值，也会导致很多问题存在于后期的使用过程中。

1.2.3无法对城建档案进行开发和利用

就城建档案而言，能够对其城市建设项目进行记录，这将具有很大的意义，比如能让现阶段的城市建设项目参考或者为其项目后期的维护和管理等工作提供便利。然而，在目前社会发展的过程中，城建档案依然无法受到人们的关注，因此还有很多漏洞存在于工作中，比如信息编制以及保存修改等等。另外，城建档案的发展无法与当前信息技术的发展同步，还有很多问题存在于数字档案中，对其工作也主要通过手工和人力的方法。

1.2.4地区之间无法平衡发展

现阶段，就中国来看，还有很大的差距存在于地区之间的发展，包括经济和技术等方面，而基于整体，地区之间的发展也有很大落差，具体来说，经济发达地区的建设素质高于落后地区。所以，在开展城建档案的编制和保管的工作中，具有地区优势的因素。另外，对于经济发达地区来说，其城建档案的发展能够和时代同步，并且能够有效运用计算机网络技术。然而，在落后的地区，无法重视城建档案的管理工作，也导致后期出现一系列问题。与此同时，因为同一地区会出现不同程度的经济发展，其发展速度也不一致，而基于不同的时期，其受关注的程度不同，因此使得在城建档案方面出现差别对待等现象。另外，在不同的地区之间，城建档案工作的发展体制是不一致的，而后期发展也会因其发展模式等受到影响，并且使得出现很多问题，比如机制混乱等。

2 完善城建档案管理工作的对策

2.1 引入先进的档案管理理念

通常情况下，城建档案管理工作非常复杂，也极其庞大，因此必须建立起管理机制，使其管理可以准确和完善，进一步实现使用目标。而开展工作主要有这样几方面：其一，使得收集和编制档案的工作被严格规范，并且统一管理资料；其二，在制定档案管理目标时基于实际状况，并且通过几个阶段的工作达到目标，以此实现规范的档案管理。另外，在开展工作时，需要对档案进行分类编码以及存放等。

2.2 提高城建档案管理人员的职业素质

城市建设的最终档案质量高低和效率快慢最主要是取决于档案管理人员的素质。所以，要想从根本上提高城建档案的管理工作发展，应该从人才的培养开始，大力加强档案管理方面的专业人才教育。人才的培养教育可以从几方面入手，比如最直接的可以在高校中加强档案管理方面的人才培养，让高校输出人才，也可以在企业中对在职人员进行岗位职业培训，让员工对档案管理工作有新的认识和执行能力，以此提高从业人员的整体素质，帮助城建档案工作的高效完成。

2.3 加强政府部门对城建档案工作的监督管理

城建档案工作少不了政府的监督管理。政府部门应该进一步完善对城建档案工作的管理机制以及监督机制，同时与现代科技结合，吸收中内外丰富的管理理念，引进先进的管理设备，让城建档案工作变得信息化和现代化。另一方面，政府部门应该在中小地域增加资源投入，加强管理监督，让中小地区间能够合作发展。政府还需要在各地建立统一的管理规范，才能取得更好的管理效果。

2.4 制定规范的规章制度，加强内部控制

内部的控制对于城建档案工作来说也非常重要。与城建档案工作相关的单位部门应该出台统一的规范，建立统一的，方便协调管理的机制，加强对档案的管理监督。同时，统一的档案管理以及精准的文档分类可以帮助城建项目期间高效地寻找资料，可以促进档案的反复使用，可以帮助城市建设的整体布局和发展规划。

3 发展趋势——电子化管理

现阶段，国内经济发展速度十分迅猛，互联网技术也得到快速发展，并在全球范围内得到广泛应用，在这种大环境下，对城建档案进行数字化管理已经迫在眉睫。

3.1 城建档案电子化之后的优点

1)采取此种方式进行管理，能够有效提高保密性。对相关内容进行数字化管理后，就可以采取适当的加密方式对内容进行保护。此外，相较于传统的档案管理方式，数字化管理具有更强的灵活性，在进行资料查询过程中，可以只将需要的部分调取出来，这样就可以对其他部分的内容进行保密，而这一点是传统档案管理方式无法做到的。

2)使用具有极强的灵活性。在进行数字化管理前，在进行记录的过程中主要是靠手动完成，而且在进行检索等工作时都非常繁琐。在进行改革后，由于数字化技术所具有的特点，使得上述问题得到很好的解决。此外，在对相关内容进行更正、补充等方面也具有很好的便捷性，从而很好的保证了文件的完整性。

3)采取这种方法对城建档案进行管理，可以使相关工作者从繁复的工作中解放出来，并且能够显著提高他们的工作速度等。

4)可以显著降低保存材料所占用的空间。

5)采取这种管理方式是对国家加强信息化建设这一号召的积极响应，同时实现在技术方面与国际的接轨。

3.2 城建档案电子化的目标和任务

首先，城建档案要实现电子化，一定要全面地去考虑，从实际出发，建立行之有效的建设目标，这并非是一日而成的工作，需要花费较长的时间去完成。第一要务即坚定地进行基础信息的建设，快速地将传统档案转型成电子档案，开发能管理档案的信息系统。

其次，把计算机跟网络技术当做主体，加以传统的工作模式来辅佐，设立起城建档案信息咨询的服务系统，在实际的实施里继续将其完善，并在其被完全使用的时候，将社会的经济效益提高。

再次，在信息化的网络里，其关键就是数据库，只有拥有数据库，才可以在真正意义上达到现代化以及网络化的管理，所以城建档案的电子化工作一定要做到数据库齐全以及专业，这其中包含了目录数据、目录中心之类的建设项目。

最后，一定要建立齐全、统一的管理上以及技术上的规章，将其应用于档案管理中的每一个环节中，所以，不可或缺的就是建设一个科学合理的、正规的基础业务系统。