韩英

中图分类号：F270 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2018）1-000-02

摘 要 现代企业随着办公自动化的应用和深入，产生了大量的电子文件，如何高效、妥善、完备地保存好这些文件，对档案工作者提出了更高的要求。

关键词 办公自动化 电子文件归档管理

一、加强电子文件归档管理的重要性

企业的OA即办公自动化，是指在企业党政工团及业务部门的实际工作中，以计算机技术和网络技术为心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用日常工作形成的信息，为企业的管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。随着计算机技术的迅速发展，为企业进行网上办公提供了可能和可靠的技术保障，推动整个社会进入知识管理的新阶段。特别是近几年来，随着企业OA系统在公文处理上的普及应用，电子文件成了办公自动化的必然产物，是档案必不可少的重要组成部分。但是目前在现有企业OA系统中，从电子公文的生成到归档，在管理方法和制度上存在着不完善的方面，有时电子文件虽进行了归档，但分类尚不明确或无相应说明，最终查找起来还是非常不便。所以具体的归档管理制度、归档方式、归档要求、归档程序等不明确，不仅使归档工作具有较大的随意性，而且还将影响到整理、保管、编目、查找利用等一系列后续工作的开展。因此，加强OA环境下电子文件的归档管理非常重要。

二、企业OA环境下加强电子文件的归档管理的具体方法

（一）提高领导认识，加强专业队伍建设

电子文件是一种新生事物，和纸质文件一样都是档案的一个很重要的来源，要充分认识到电子档案在企业建设和发展中的作用，改变过去重纸质档案轻其它载体档案的观念，不断完善电子文件归档工作。企业各级领导应将电子文件归档管理作为开展办公自动化工作的一项重要事情来抓，提高员工对办公自动化过程中产生的各类电子文件的重要性的认识。同时，档案部门要牵头培养一批过硬的部门兼职档案员，来承担好此项工作。

（二）制定电子文件的归档管理标准

由于电子文件的记录格式、载体形式区别于纸质文件，电子档案与纸质档案也存在很大差别。它们不仅在外形上不同，在处理方法、管理内容、管理方式上也相去甚远，所以必须根据电子文件的特殊需要来制定相应的管理标准，如电子文件的登记标准、命名标准、归档标准、鉴定标准、收集标准、防护标准、安全标准等。这些标准的制定可以参照文书档案的某些做法，但又不能照搬。电子档案作为一种崭新的档案门类，有别于传统档案管理的方式和方法，管理中会出现许多新情况。当然，电子文件归档标准的制定绝不是档案部门自己的事，应该联合企业信息中心、使用部门等共同协商制定，使其更接地气且易于遵守。

（三）结合公司实情，加强OA系统与档案管理软件的无缝对接

目前，许多企业在OA系统建设中，由于种种原因并没有把电子文件归管理考虑在内，有些即使考虑了，也没有与档案部门沟通，因此无法进行电子文件归档，对于网上传输大量电子文件该如何处理，如何与档案部门使用的档案管理软件相衔接，已成为基层档案人员最关心、最棘手的问题。因此，档案部门与信息中心要进一步寻找两者的结合点，使用统一的标准化、规范化软件，使企业的OA系统与档案管理系统实现无缝对接，实现电子档案规范化管理，提高档案信息资源的开发和利用水平。

（四）做好电子文件的日常归档管理工作

在解决企业OA系统与档案管理软件的衔接之后，需进一步做好电子文件的日常归档管理工作。要做好日常归档，应该坚持以下原则：

①按时归档的原则。要求已经形成的正式的电子文件要及时向虚拟的电子档案室送行移交。各部门可以直接在OA系统中将文件归档，也可以以邮件的形式传递到档案室，或用移动硬盘的形式送交到档案室，由档案管理人员设置一个个的文件夹，对各个部门形成的电子文件进行分类管理。此外，正式的纸质发文定稿要在规定的时间内向档案室移交，以便对有关的电子文件进行核对，防止电子文件的错乱现象或被人为删改。

②归档电子文件的核对鉴定原则。不是所有的电子文件都需要归档，需要档案部门和相关成文部门定期对已形成的电子文件进行真实性、完整性、有效性和有无保存价值的鉴定，划分出不同的保管期限；然后用杀毒软件对这些电子文件进行检测，确保无病毒感染后，再由档案人员将这些电子文件分别转录到与网络相隔离的计算机中。在一个年度或一定时间后，将这些电子文件转录至一次写入的光盘或移动U盘中做脱机保存，同时编制文件索引，供后续的查找利用。一般情况下，电子文件从计算机转录到光盘上时应该拷贝三份，两份归档，一份对外提供利用。电子文件生成软件的收集，应由电子文件的形成部门在电子文件形成前向档案室进行登记，并移交应用软件的资料。登记项目包括软件的名称、用途、支持硬件、使用语言、技术参数、维护要求等，并附带纸质的使用说明书。软件在使用过程中有何修改完善，技术部门也应及时向档案部门提供资料。

（五）做好电子档案的安全维护工作

电子档案虽然具有节约空间、方便快捷等优点，但其内容和形式是相对独立的，所以其在保存与维护方面更为复杂。如何保存、维护电子档案，使之安全、可靠并处于可准确提供利用的最佳状态，是档案工作者必须解决的问题。做好办公自动化系统和电子文件的安全防护，首先要抓好信息存储载体制成材料这个问题，严把电子文件制成材料质量关，提高电子文件载体的保存寿命。二是保证计算机网络系统的实体安全。实体安全主要指环境和设备的安全。要有专人负责管理应用，每天调控库房温湿度，保障电子档案有良好的室内环境，机器设备和磁介质不会因温度太高或温度巨幅波动及火灾受到致命的伤害。三是要保证计算机网络系统的运行安全，可设定登录限制、使用文件权限和文件属性等，这在一定范围内对文件与数据提供了保护。四是做好数据库备份工作，保证信息安全。五是预防病毒，防止网络系统遭受侵害。要在计算机系统上安装防毒软件定期自动杀毒。不允许随便使用外来磁盘、光盘等，必须使用时应严格进行病毒检测，确认无病毒后方可使用。

三、结语

总之，在全球信息化大爆炸的今天，在日常办公越来越依赖OA系统的现代企业中，每天都有大量的电子文件产生、传递和高频利用，档案工作作为信息管理和信息服务的职能愈发突出。要做一名合格的档案管理工作者，必须适应时代的需要，深入学习和了解电子档案管理的新技术、新方法、新理论，不断推进企业档案管理的网络化、信息化建设进程，为企业的全面跨越发展贡献档案工作者的一份力量。

参考文献：

[1] 張锐.档案信息系统标准化建设的思考[J].中国档案，2006（6）.

[2] 胡远谋.电子文件归档管理探讨[J].档案学研究，2002（3）.

[3] 李佩芬.电子文件形成与归档过程中的问题与对策[J].2005（4）.