黄晓良

(长沙学院人事处，湖南 长沙410022)

根据中共中央组织部人事部颁布的《流动人员人事档案管理暂行规定》，流动人员档案主要包括七种类型：辞职或被辞退的机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员的人事档案；与用人单位解除劳动合同或聘用合同的专业技术人员和管理人员的人事档案；待业的大中专毕业生的人事档案；自费出国留学人员的人事档案；非国有企业聘用的专业技术人员和管理人员的人事档案；外国企业常驻代表机构中方雇员的人事档案；其他流动人员的人事档案[1]。流动人员人事档案管理是社会主义市场经济不断发展进程中的新产物，是具有中国特色的新课题。高校是人才集中和流动频率较高的地方，如何规范管理流动人员的人事档案，促进人才的合理有序流动、人才市场的健康运行，形成规范化的人力资源市场，是当前和今后一段时间急需解决的问题。

一 目前高校流动人员人事档案管理的现状

(一)管理无序，档案信息失真

人事档案是个人在职期间和退休后享受各种待遇的可靠依据，也是职务职称晋级晋档和提拔任用的重要依据。年龄、工龄、党龄和学历(俗称“三龄一历”)是人事档案的核心信息，也是流动人员人事档案中真实性最容易缺失不全的信息。有的档案交接移送不是单位对单位，而是交由当事人个人保管移送，由此带来档案转递者本人借机擅自涂改、更换甚至伪造档案材料的安全隐患；有些人为了个人利益，不顾档案纪律的严肃性，勾连贿赂档案管理人员，涂改甚至伪造档案材料，导致档案信息失真，以致年龄越填越小、学历越填越高、业绩越改越好。还有个别管理部门的负责人借年度考核之机，在给职员写评语、鉴定时，掺杂个人情感，故意拔高或贬低职员业绩，歪曲或篡改人事档案内容，从而使人事档案可信度下降，档案材料内容失实[2]。由于档案管理工作的无序和随意，导致档案信息失真，真假难辨。这些不良现象极大地扰乱了人才市场秩序，损害了人才市场声誉，影响了人才流动工作的正常开展，同时也违反了党纪国法，造成了很坏的社会影响。

(二)没有及时整理补充，档案信息残缺

高校流动人员的类型很多，有的是高校学生毕业后人事档案存放在人才交流中心；有的是在企业或其他单位工作的；有的边工作边读研、读博的；有的是先在高校工作，后又离开高校，最后又回到高校工作的。诸如此类情形不少。还有一类情形，就是尽管一直在高校工作，但每年的考核和工作业绩档案没有及时整理补充，久而久之，档案信息七零八落。由于工作和学习的流动性，档案材料该补充的没有及时补充，该归档的没有及时归档。因此，不少人入职高校之前这个阶段的工作或学习档案材料没有及时补充，导致档案信息残缺不全。有的有完整学历档案材料无完整的工作档案材料，有的有完整的工作档案材料但学历档案材料不全，有的学历档案和工作档案均不完整。

(三)管理手段落后，数据零乱不全

信息化时代的到来从客观上要求人事档案信息的数据化管理，数据档案将替代纸质档案，数据档案管理将替代传统的纸质档案管理。然而大多数高校人事档案管理手段落后，设备不全、人员配备不齐或管理人员素质不高，数据档案管理严重滞后，档案管理的信息化还不完善；档案信息录入时间不及时，档案录入数据零乱不全，人事档案管理信息系统不稳定，使用不方便，导致档案的调取、转移、补充等工作手续繁琐，给人事档案管理工作带来很多不便。

(四)责任心不强，档案材料丢失、遗漏，存在安全性隐患

流动人员人事档案的安全隐患主要体现在两个方面。一方面是人事档案的保存工作。表现在：一是档案存放环境不合标准和管理人员工作上的疏忽，而导致人事档案损坏或丢失。二是流动人员人事档案转递混乱、移交不及时或不移交，以及补办手续的繁琐，等等[3]，导致档案材料丢失、遗漏。三是违反政策规定，对自动离职、被开除公职、未就业的人员档案不及时移交给当地人才交流机构保管。上述现象给流动人员人事档案管理工作带来安全隐患。另一方面是人事档案的保密工作。主要表现在：一是管理人员对于档案保密工作的认识不够，导致档案信息资料丢失严重。二是计算机网络系统档案保密工作难度大，系统维护不及时，而导致安全隐患[4]。三是档案管理工作人员知法犯法，泄露档案信息，篡改档案内容。

二 造成高校流动人员人事档案管理混乱的原因

(一)人事档案管理意识淡薄，相关政策认识不清

一方面，个别部门领导对档案管理工作的重要性缺乏应有的重视，人事档案管理意识淡薄，没有投入足够的财力、物力(设备等)、人力；档案管理人员地位不高、待遇不好，人员不稳定；相关人事档案管理政策法规认识不清、理解不全、跟进不及时，无法依法依规管理人事档案。另一方面，档案主体个人由于没有机会接触自己的人事档案，对个人档案材料的重要性重视不够，导致一些人不关心自身的档案；与此相对，档案主体个人尽管知道档案材料的重要性，但对档案工作的严肃性缺乏敬畏感，利用档案管理的漏洞，随意篡改档案信息，导致人事档案信息严重失真。

(二)管理体制混乱，工作流程不规范

中组部、人事部制定的《流动人员人事档案管理暂行办法》明确指出：流动人员人事档案管理应遵循“集中统一，归口管理”的原则，接受同级党委组织部门、政府人事行政部门的监督和指导[5]。流动人员人事档案管理机构为县以上(含县) 党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构，其他任何单位不得擅自保留流动人员人事档案[6]。但是在实际档案管理工作运行过程中，有的没有完全执行中组部、人事部制定的《流动人员人事档案管理暂行办法》，也没有与之相匹配的管理体制和具体工作流程；有的尽管制定了档案管理工作流程，但流于形式，没有执行到位，甚至完全没有执行；个别民办公司、人才开发中心、人才服务部门等不具备独立人事权的机构或单位，受利益的驱动擅自接收和管理流动人员档案，甚至只收钱不管理[7]。这些严重地扰乱了流动人员档案管理的秩序[8]。另外，一些有人事档案管理资质的部门，由于机构不独立、人员不全、设备不齐、流程不规范，缺乏风险防控机制，使档案无专职人员管理、无专门库房贮存、无规范设备存储，致使流动人员人事档案管理处于补充不及时、材料收集不完整、档案信息失真等混乱状态，与档案资料的真实、齐全、完整、系统的要求相去甚远。

(三)档案管理人员素质不高，管理水平低

合格的档案管理人员，要具备这些基本素质：一是思想政治素质，要具备高度的政治责任心和强烈的事业心，热爱档案管理工作；二是业务素质，要具备专业的档案管理知识和熟练的操作技巧，并具备相应的计算机网络知识；三是文化素质，要具备较高的文化知识，以应对环节繁多的档案管理工作，并对档案材料的真实性、完整性具有一定的辨别能力[9]。目前部分高校档案管理人员文化素质不高，业务素质陈旧，既缺乏日常业务知识更新，又缺乏系统的培训，与档案管理工作科学化、系统化、数据化的要求不匹配。档案管理处于低水平维持状态。

更有甚者，个别人员政治思想素质较差，缺乏档案管理人员起码的职业道德和资质，在档案管理过程中随意性代替原则性，严重违犯了党和国家的人事工作政策和档案法规，不按规定办事，无原则地出具证明材料，泄露个人信息，丢失档案材料，甚至为了谋取私利任意涂改、变更、伪造档案[10]。

(四)管理方法陈旧，与网络信息时代脱节

目前，不少高校单位的档案管理方法仍以手工收集、整理为主，登记、保存、维护、使用、鉴别都处于传统管理模式。在信息网络和大数据时代，这种传统以手工收集、整理为主的管理手段和方法已经陈旧低效，与时代脱节，不能适应现代信息化时代档案管理的要求。因而现代网络设备、软件亟待添置，信息化大数据档案管理办法亟待出炉，网络数据人员亟待补充，档案管理人员的业务培训亟待跟进。

三 改进完善流动人员人事档案管理的措施

随着流动人员人事档案数量的日益增多，档案载体的日益多样，档案内容的日益丰富，档案环节的日益多元，档案信息完整性、真实性的日益重要，档案管理措施亟待改进。

(一)加大宣传力度，提高档案管理意识

档案管理工作事关个人、单位和国家的事业发展，因此档案管理工作要高度重视，档案管理主体提高档案管理意识，适应国家和单位人事制度改革的步调，弄懂吃透档案管理相关政策法规，熟悉档案管理流程和环节，严肃认真、一丝不苟地做好高校流动人员人事档案的管理工作。

(二)理顺档案管理体制，规范档案管理流程，明确工作职责

健全流动人员人事档案管理制度，首先要理顺档案管理体制，制定可操作的档案管理制度，做到责权利一致、法纪规一体、奖惩得当，发挥制度管人、管事的作用。其次要规范档案管理流程，制定风险防控机制，把握档案接收、清点、补充、存放、维护、转递、寄送、登记、查阅等各环节的风险点，堵塞制度漏洞。严肃处理篡改、伪造档案信息的行为，规范人事档案的转递程序，防止流动人员自带档案的情况发生。对不按规定程序转递的人事档案，特别是“自带档案”要拒绝接收，从而堵住“自带档案”的通道，拒绝“自带”现象的发生[11]。再次要完善档案管理法规和标准体系建设，以档案行政执法检查为抓手，建立制度化、经常化的档案执法监督检查的工作机制[12]。

(三)强化档案从业人员的资质审查和培训工作，提高业务素养

档案管理工作是一个专业性很强的工种，需要大量训练有素的档案工作者，而档案管理工作的科学化、系统化、规范化、数据化也要求档案管理人员具备更高的资质和素养。《中华人民共和国档案法》规定“档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识”。档案管理从业人员一般应具备档案学相关专业知识背景，熟悉档案管理相关法规、规范、标准，以及各门类档案管理流程和环节，熟练掌握档案管理需使用的各种办公软件及设备，具备良好的文字表达能力及逻辑能力，并持有档案管理相关资格证书。同时档案管理人员要具备高度的政治责任心和强烈的事业心，以及认真细致耐心的工作作风。因此，在人事档案管理从业人员的招聘选择上，应认真筛查，选择思想觉悟和专业素养较高的人员入职，定期对从业人员进行思想考察和绩效评估，经常组织相关职业培训，提高从业人员的专业知识和职业素养[13]。

(四)充分运用现代网络技术，建立高校档案资源数据库

随着社会信息化的迅速普及，网络技术的急速发展，传统纸质的档案材料和旧式档案管理模式的局限性日益凸显，一份纸质档案只能满足一个人的使用，而且大量的纸质档案资料也不方便异地的检索、查询和利用，因此档案管理的数字化和电子档案建设成为一种客观需求。而建立电子档案，实现网络化管理，实现信息共享，并保证电子化数据及数字化档案的准确及安全性，则是一个时代课题。高校作为现代网络科技的开发者和使用者，其档案管理的数据化理应走在前列。所以，应建立高校档案资源数据库，使门类众多、内容繁复的档案资料得到便携利用，使接收移交、编目立卷、存储入库、查阅调卷等复杂环节得到科学的管理，这些都要求我们的管理部门和管理人员要具备较高的网络技术水平。

充分运用现代信息处理技术开发高校档案信息资源，极大提高档案资源的开发能力和利用效率，应从三个方面着手。一是要积极开发、研制高校流动人员人事档案管理软件，对档案信息进行动态化管理和维护；二是通过对纸质档案进行扫描归类整理，探索电子档案的新途径，建立电子档案库；三是实现跨地区联网，既可异地及时查阅，又可减少纸质材料传递的麻烦，更能够大大提高工作效率[14]。

[1][5]中共中央组织部人事部.流动人员人事档案管理暂行规定[J].财会月刊,1997,(1).

[2]所桂萍.试析流动人员人事档案管理的疏漏及解决对策[J].档案时空,2005,(4).

[3][4][6][7][10][13]刘亚红.当前我国流动人员人事档案管理现状的思考[J].山东档案, 2014,(4).

[8]曹春红.当前流动人员人事档案管理工作存在的问题及改进建议[J]. 陕西教育学院学报,2004,(11).

[9][12]李金枝.档案管理人员应该具备的素质[J].中小企业管理与科技(上旬刊),2013,(7).

[11]陈志宏.探析流动人员人事档案管理存在的问题[J]. 漳州师范学院学报，2003,(2).

[14]邓丹宇.浅谈流动人员人事档案管理的现状与发展[A].北京人才服务行业协会.2003、2004、2005年获奖优秀学术研究成果汇编——人才市场的发展与创新(第2集)[C]. 2006.