申艳茗

（无锡太湖学院，江苏无锡 214000）

教学秘书在高校教学管理中是管理工作的执行者、实施者，是教学活动的组织者和安排者，同时也是学校各单位及各群体间开展教学活动的桥梁和纽带[1]。然而，普通高校教学秘书现状却不容乐观。

1 普通高校教学秘书现状

1.1 职责不清，岗位设置有待科学化

在各高校中，教学秘书的日常工作极为繁杂，每天需要处理大量的工作，这些工作涉及面很广，也极为琐碎。简单来说教学秘书工作包括：文件传送、日常教学管理、档案管理、信息采集与更新四个方面。但是在实际工作中，高校鲜少对教学秘书职责做出明确规定，其工作也远不止这些。因此，明确岗位职责是急需解决的首要问题。

同时，随着普通高校规模的不断扩大及院校逐渐正规化，各类事务不断增加，教学秘书的工作也就更为繁忙，而普通高校往往对此不够重视。一般院校都配有教学秘书、行政秘书、科研秘书等岗位，但是在一些高校中（尤其是民办高校）由于办学条件和资金的限制，对秘书人员的配备往往不足，一人身兼多职的情况屡见不鲜，有得教学秘书除了对接教务处、人事处的工作之外，还需要对接财物处、后勤处等部门的各类工作，这严重影响了学院教学工作的开展，也影响了学校各项工作的进展速度。

1.2 有责无权，责权失衡

长期从事秘书工作的人员不难发现，在普通高校中，秘书工作范围广、责任重、事务繁。虽然说秘书是基层管理者，但是实际工作中他们的服务性被无限放大，责任无限增多，而身为管理者的权力却微乎其微，责与权严重失衡，甚至是有责无权。院内各级领导、师生有问题就找秘书，出错更是埋怨秘书，以至于很多教学秘书产生“多一事不如少一事”的想法，这也使得很多教学秘书难以长久保持工作热情和心理平衡。

1.3 待遇较差，事务繁杂

经笔者调查了解，各类高校中教师工资均高于教学秘书。除此之外，高校教师还有课时费、科研费等；高校辅导员工资虽没有教师高，但是一般也有岗位补贴等，情况相对较好；教学秘书工资相对较低，工作量相对较大、所担负的责任也很大，是每个学院都不可或缺的重要角色。如果一个学院缺少了教学秘书，那么将连基本指令的上传下达都无法做到。同时，教学秘书在完成各项工作时，会与学院师生及学校其他部门有较多接触，加之事务繁杂，工作中难免会有一些考虑不到的地方或是失误，甚至是引起他人误解，这时他们最需要的是领导、同事的理解及包容。

1.4 职业前景渺茫，人员流动性大

一直以来教学秘书在高校招聘中相对来说门槛较低，但是近年来普通高校教学秘书的招聘条件也在逐年提高，高校教学秘书普遍都有研究生学历。为了更好地服务于教学和科研，很多高校对教学秘书的科研能力要求也在逐渐提高，部分高校甚至要求应聘对象为211或985院校的毕业生，这些都表明教学秘书工作不再是一个简单、重复的工作[2]。

对于很多教学秘书来说，秘书工作的烦琐性和重复性，不断地磨蚀他们最初工作时的热情和激情，复杂的人际关系，加之教学秘书待遇差、晋升机会极少，转岗也有很大的限制；工作中也难免受到一些的委屈、误解；学校领导、教职工对秘书工作的认可也存在不足……如果教学秘书本人的立场不够坚定，毅力不够坚韧，这些都容易影响其工作时的心态，甚至致其离职。当然，这些也都是致使高校教学秘书人员流动性大的重要原因。

同时，高校一般都没有储存后备力量，一旦原有教学秘书辞职或者转岗，岗位就会出现空缺，学校则需重新招聘，新入职的教学秘书多无相关工作经验，加之学校没有相应的岗前培训，故熟悉岗位工作就需要花费一年的时间，如其适应能力较差，则需更多的时间，但这往往会使学院很多工作不能顺利、及时地完成，有时甚至会使全校工作受到较大影响。

2 如何做好普通高校教学秘书工作

2.1 提高自身素质

高校的发展除了要具有强大的师资队伍外，还离不开优秀的管理人员。虽然目前普通高校对教学秘书要求不是太高，但是教学秘书本人应有更长远的眼光，在协助完成教学管理及教学研究工作的同时，也不能放松了对自身素质的要求，要不断提高自己的组织协调能力、信息处理能力。在信息化时代，教学秘书的计算机运用能力也必须与时俱进，以便更好地完成各项工作。

总之，身为教学秘书，除了要完成本职工作，还要活到老学到老，时刻充电，努力学习新的管理知识和秘书相关的专业知识等，努力提高自身综合素质。同时，加强思想素养和职业精神修养，成为一个全面发展的人，坚持用正确的世界观和方法论指导工作，更好地发挥教学秘书的作用，不仅要成为优秀的服务者和沟通者，还要努力成为优秀的协调者和管理者。

2.2 工作中时刻保持“四心”

工作时要细心。笔者所在的学院要负责整个学校的公共基础课程，所需草拟的文件、采集的信息、整理的档案有很多，仅教学相关的文档就有近万盒，每天经手的各类表格及文件也不计其数，这些工作都看似简单，但是稍有不慎就可能会出现错误，勿论其是否存在差错，单是存放，就需要教学秘书工作时非常认真、细心、存放科学。毕竟，从杂乱无章、数目庞大的档案室内找寻到陈旧的一份试卷、文件，无异于大海捞针。所以，学院的各类文件如果没有被教学秘书认真、细心的科学存放，那么它们都将会变为一堆无用的废纸，且无处可寻，这必定会使学院教学工作无法顺利开展，因此教学秘书在工作之时必须认真细心。

工作中要耐心。面对繁重的工作，身为教学秘书一定要耐心，工作虽多，也要一件一件认真完成，断不可烦躁敷衍。当教师对学校和学院各类通知有疑问时，教学秘书需要耐心为其解疑。当学生来咨询问题时，若他们由于紧张或者不清楚这些事情需要找谁来解决、怎么去解决的时候，教学秘书需要耐心询问，了解其所需，尽可能地去帮助他们。

对工作有责任心。责任心是我们从事任何一项工作都应具备的职业道德之一。学院的一切日常教学管理工作都必须围绕着教学活动这个中心进行，既实实在在又繁重复杂，而且教学秘书应根据教学进度表做到有计划地安排，不能出现遗漏和差错。如果教学秘书没有责任心，消极对待应完成的工作，或者对工作拖拖拉拉，不及时完成，都将会严重妨碍教学工作的正常开展。

对境遇保持平常心。有不少人埋怨教学秘书工作不好做，需要联系的部门太多，工作又多为服务性的，似乎谁都可以差使教学秘书去做各种事情，还要担心工作有没有纰漏、会不会引起领导、教师或学生的不满，忍不住一次次地去核查经手的文件、表格，却依然忐忑不安，搞得自己很是疲惫，工作效率也不一定高。其实，既然做了教学秘书，就要对可能发生的事情做好心理准备，但是也不必过分的担忧，毕竟人无完人，只要脚踏实地、认认真真地做事，有了问题就及时、认真去解决，出了差错就马上改正，并在以后的工作中尽量避免同类错误的出现，相信领导、教师、同事和学生也会体谅的。当然，对于师生的一些无理要求，教学秘书也必须要学会拒绝，绝不大包大揽，必须认识到自己的首要任务是认真完成本职工作，不管境遇如何，始终保持一颗平常心，不消极，不盲从。

2.3 做好服务工作，帮助师生解决实际问题

作为教学秘书，一定要做好管理及服务工作。教师对学校和学院各类通知的疑问，学生对任课教师讲课的意见，师生对学院及学校发展所提出的意见和建议等，教学秘书要负责将这些信息分别加以收集、整理，按程序上报给学校、教务处或学院的相关领导，以备各级领导采取有效的措施和相应的对策，解决实际问题，促进学校的发展。对于学院的各类文档教学秘书要分类科学存放，方便学生、教师、领导查阅。

2.4 完善制度

教学秘书在基层教学管理中起着重要的作用，是教学工作的组织者，是院领导的得力助手，是教师、学生、管理人员之间的桥梁和纽带[3]，但是做好教学秘书工作最重要的是离不开高校的支持。为了更好地完成教学工作、促进高校长远的发展，普通高校应对教学秘书工作给予更多的重视和支持，应尽量多为教学秘书等高校行政岗位提供一些政策上的支持，各级领导及广大师生也应对教学秘书的工作多一些体谅。同时，普通高校还要建立、完善激励体系，适当地提高教学秘书的福利待遇，加设岗位津贴，增加一些岗位培训、进修、行政兼课、晋升和转岗的机会。对于工作中表现较好的教学秘书，应给予肯定和相应的奖励，对表现较差的教学秘书也应给予适当的批评，以达到激励先进者，勉励后进者的效果。

2.5 做好职业规划

人往高处走，水往低处流，在做好自己本职工作的同时，教学秘书还应充分利用业余时间，结合自己的兴趣和特长，做好职业规划，不断提高自己的能力，以期更好地发展，切不可有“当一天和尚撞一天钟”的错误想法。

3 结语

教学秘书的工作看似简单，想要做好却很难，对个人的综合素质要求较高。一个合格的教学秘书不仅要有较强的工作能力，还要具备一定的奉献精神，在立足本职工作的同时，坚持开拓创新，在枯燥繁杂的工作中寻找突破点，创新、高效地完成学院、学校的教学工作。不停抱怨对工作、对自己的发展都是有百害而无一利的行为，不如韬光养晦，把多余的精力用在钻研业务、提高自身综合素质的方面，以适应普通高校的发展需要，同时提高自己的工作能力，以适应当代教育事业的发展需要，适应社会发展的需要。