姚振 郭骏 张靖 方锐 梁懿

摘要

随着社会电子商务的发展，在很多企业的会计领域中，因为信息材料越来越多，应用原始凭证，已经不再满足企业发展的需求。特别是对于我国电力单位，在电子商务背景下，实施原始凭证电子化，有效辅助电力单位财务工作的发展，具有积极的意义。在科学技术不断进的背景下，电力单位实施原始凭证电子化，已经成为其内部会计工作的重要发展趋势。在本文研究中，针对电力单位原始凭电子化的规范性发展进行一定的分析和探讨。

【关键词】电子商务 电力单位 凭证电子化

目前，在我国电力单位发展中，部分会计信息的真实性有待考察与商榷，存在着信息失真的问题。特别是近几年，各种会计信息造假事件的频繁发生，让我國各行各业更加重视内部财务工作的优良发展。在电子商务视角下，通过引进电子商务有关技术，实现会计信息电子化，可以提高信息的准确性与真实性，这在当前的电力单位中，己然成为一个至关重要的课题。然而，从一定层次上来说，电力单位会计凭证电子化的规范化发展，也直接决定了其会计工作进展的顺利与否。因此，研究电力单位会计原始凭证电子化的规范化发展，具有一定的必要性与重要性。

1 原始凭证的电子化基本概述

所谓原始凭证，指的是在经济业务发生或完成时取得或填制的，用以记录或证明经济业务的发生或完成情况的文字凭据。按照来源不同分类：

（1）外来原始凭证，是指在同外单位发生经济往来事项时，从外单位取得的凭证。如发票、飞机和火车的票据、银行收付款通知单、企业购买商品、材料时，从供货单位取得的发货票等。

（2）自制原始凭证，是指在经济业务事项发生或完成时，由本单位内部经办部门或人员填制的凭证。如收料单、签报单、领料单、开工单、成本计算单、出库单等。而原始凭证电子文件指的是原始凭证（外来、自制原始凭证）经过原始凭证电子化系统上传附件后，扫描自动生成的电子文件。

2 基于电子商务的电力单位原始凭证电子化应用分析

2.1 影像扫描技术

在电力单位中应用凭证电子化，需要应用影像扫描技术。而应用影像扫描技术的过程中，在录入平台中进行合理设置，具有至关重要的意义。在电力单位业务量的基础上，以平板扫描、摄像及其中高速扫描等为主要方式，充分审核纸质的原始凭证，就可以将原始凭证中的信息与资料以电子化形式录入并储存在计算机中。将凭证电子化文件上传到账务信息系统环节中，主要支持的内容有图片、文本、各类电子文件格式及其影像等，各类电子文件格式包括jpg、bmp、tif、txt、doc等等。在原始凭证的扫描中，针对不同的费用类别，扫描凭证的内容具有差异性，例如，对于电力单位的正常差旅费，在扫描中，主要对象为出差申请单、住宿单及其交通费用单。而针对电费收入，主要扫描对象为电费相关业务的单据及其发票等，总而言之，在不同的费用电子化凭证扫描中，扫描内容具有明显的差异性。

2.2 注意事项

在电力单位中应用凭证电子化，相关注意事项总结如下：首先，针对电力单位内部的一般差旅费、过路费、招待费等的报销，在业务经办人的工作中，需要根据金额大小，然后按照顺序粘贴，才能在扫描仪下进行原始凭证电子化，在电力单位财务信息系统中纳入相关信息资料。其次，在凭证电子化过程中，倘若单张发票的金额大于两千，或者针对一些比较重要的票据、会议文件、合同、红头文件等等，需要在扫描中逐页扫描，然后将信息材料上传到财务信息系统中。再者，在电力单位的各个部门中，每个部门可以安排一名工作人员，负责原始凭证电子化的有关工作。最后，除了出租车发票、停车费发票及其司机报销过路（桥）费等，可以在粘贴单子上粘贴15张以外，其他的费用，每一项粘贴单子上只允许粘贴最多10张。而且在原始凭证电子化过程中，所有的书面资料必须清晰可见。在扫描中应用平铺扫描的方法，杜绝重叠扫描。在扫描完毕之后，需要保证原始凭证的完整性。对于所有的原始凭证，必须要用电力单位统一的“原始凭证粘贴单”来粘贴，不得使用其他纸张。除了工资、材料费用、奖金等以外，其他设计重大商业机密的文件，不需要原始凭证电子化扫描，其他凭证均需要。

2.3 原始凭证电子文件的保管及使用

针对电力单位的原始凭证电子文件保管及其使用。

（1）除了月度结账中涉及到相关损益的会计结转业务，所有的记账凭证都需要附上原始凭证，并进行信息归档，实施存档处理。

（2）如果一张原始凭证与几张记账凭证存在关联性，需要在一张主要的记账凭证内容中附上原始电子凭证，在其他的记账凭证中还要标注附上原始凭证的记账凭证编号，同时附上原始凭证复印件。

（3）针对同一张原始凭证中的支出项目，需要由多个部门来共同承担的情况，保存该原始凭证的部门，可以向其他共同承担部门出具复印，同时，其他部门在自身的记账凭证上，需要标注附有该原始凭证的部门及其记账凭证编号，同时附上原始凭证复印件。

2.4 财务业务一体化

在电子商务环境下，实现电力单位的财务业务一体化，主要是指通过凭证电子化，将电力单位内部的业务、财务、管理等三个环节结合起来，形成整体性的财务信息处理模式，通过这种方法，可以将电力单位的业务及其财务数据充分结合起来，有助于更加顺利地处理业务，对于电力单位的数据共享、监测经济业务的实时动态，都可以最大限度地实现。目前，很多电力企业通过原始凭证电子化，已经将财务、业务等工作实现了充分的一体化。

3 原始凭证电子化的作用

在电力单位的最初会计信息记录中，主要形式为账户，这也是在电力单位会计信息报告中最主要的来源，在原始凭证的记录中，其成为了账户信息的重要载体。因此，记账凭证具有重要的意义。在原始凭证的电子化实现中，可以将原始凭证的自动化、智能化等发展充分切合起来，有助于电力企业提升记账凭证的规范性。在电力单位的原始凭证电子化发展中，数据输入模块作为主要方式，在数据输入中直接与会计软件连接，可以整体性控制凭证。目前，国外很多公司都积极应用了这种技术，并通过通用程序的运用，全面整理公司内部的相关数据。数据输入模块具有一定的优势，这是因为其可以通过公共系统的应用，充分检验、处理数据，而且在整个检验过程中，与会计信息系统保持相对统一的标准。在原始凭证电子化中，各个会计信息系统对于数据校验，具有明显的共通性，因此，对于不同的交易，不需要重新设置程序。在电力单位应用原始凭证电子化，可以提升内部财务管理质量，推进经济活动的准确性、科学性与真实性发展。

参考文献

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