赵婷婷

（中交一航局第一工程有限公司 天津 300456）

1 引言

档案室从成立初期手绘登记簿管理档案，到计算机广泛应用通过office软件进行档案管理，再到电子时代，档案管理系统成立档案管理的得力助手。档案管理系统从管理的精准度和检索的高效等方面，都有很大程度的提升。为了提升档案管理，我们选择和软件公司签约，请档案管理系统加盟公司档案管理，通过对系统软件程序的改变提供适合我们的最优解决方案。

档案管理系统涵盖了文件的归档、档号的编辑、档案的检索、档案的保管、档案的移交，最终到鉴定销毁全业务流程。档案管理涵盖的信息量大，可以根据最醒目的内容进行检索，就能呈现与其相关的全部档案内容，不但提升了档案管理的效率，而且让档案检索更简洁完整，让档案管理充满智慧。档案管理系统就像一颗大树，主干、枝干、分支和细叶，细叶越繁盛分支就会越茂胜越浓密。

2 综合档案管理系统

2.1 科技档案

建筑单位的科技档案是档案管理这棵大树上最浓密的一个枝干。科技档案管理员根据科技档案的管理要求，为科技档案布置了十二个分支：①科技类；②基本建设类；③设备类；④科学研究类；⑤工程类；⑥工民建工程类；⑦环境保护类；⑧经营管理类；⑨船舶建造类；⑩声像档案；11○论文类；12○电子档案。

（1）科技类档案包括：综合性技术规划、经济总结和综合性技术管理文件、本单位编辑出版的技术刊物，技术手册、技术教材及重要的翻译文献、学术交流和技术会议文件、涉外活动和国内外考察报告等技术文件、电子计算机应用和开发、管理体系文件等。科技类档案随时查阅随时归档，是工程管理的重要组成部分，把控着公司工程管理的思路和脉络。

（2）基础建设类档案包括：生产性和辅助性建设项目、公共福利建设项目、住宅建设项目（企业产宿舍）、专用（人防）工程等。

（3）设备类档案包括：电子仪器、船舶、机械等。

（4）科学研究类档案包括：课题研究、技术开发项目、检查与检查、科技成果等。

（5）工程类档案包括：码头、堤岸、船排工程、船坞工程、船厂工程、过船建筑物、大型蓄水池工程、大型取水池工程、导航站、观测站、疏浚、境外工程等。

（6）工民建类工程档案包括：房建、电站、公路、桥梁、隧道、机场、市政、铁路、地基处理等。

（7）环境保护类。

（8）经营管理类包括：招投标文件、企业定额、施工图审查等。

（9）船舶建造类。

（10）声像档案包括：声像文件、照片文件、录像文件、录音文件等。

（11）论文类。论文档案是一公司技术中心根据每年的工程项目经验，总结而成的论文，具备很强的实用价值。

（12）电子档案的采集和内容的完备，正在跟进日常档案的利用和重要程度不断补充。电子档案的不断丰富和完善，是重要档案资源的异地备份的基础要求。

工程档案内容量很大，范围很广，包含工程施工和管理的各个领域，而且声像资料的归档对归档介质的稳定性要求比较高，保证数据永久能够打开，照片有专门归档的照片相册，归档资料盒也都按要求从档案室领用档案装具。工程档案已经做到：电子档案与纸质档案归档同步，数字化信息库更新中。

2.2 文书档案

文书档案保管的是历年公司转发集团、局和公司管理下发的红头文件。归档资料形成案卷后，为每个资料盒建立档案号，每个档案盒内又有盒内目录，归档、管理和检索步骤清晰。档案管理系统，大大减少了档案利用过程中，检索的时间和步骤，不但提升档案利用率，更提升了档案的价值。

文书档案主要根据发文时间、发文部门、发文号进行检索如：人力资源部【2012】7号。知道这三项，文书档案的检索就简单、便捷、准确。现在办公软件已经做到和档案管理软件相关联，办公室可以通过办公软件进行归档，档案管理员进入档案管理系统可以直接进行归档资料进行管理，不断更新档案室数字化信息库。

2.3 财务档案

档案室给入档财务资料一个编码，一个具体的位置，主要根据财务档案的归档时间、案卷题名和归档单位进行检索。财务档案题名包括：总账、明细账、会计报表、固定资产明细账、多栏账、会计凭证现金盘点、现金账、现金日记账、工资单、退休职工工资单、会计凭证、收付转凭证等，财务部工作人员会根据工作要求查阅或借阅档案，完成公司财务管理部的工作需要。

财务系统在工作中的应用比档案系统更早很多年，现在天津滨海新区有自己的财务管理系统，财务系统的数字化信息备份由滨海新区系统管理中心完成，一公司归档的是工作过程中形成的会计凭证和报表，以备日常工作中的查询和使用。

2.4 荣誉档案

荣誉档案是一公司作为建筑单位为业主着想，发挥自己的优势，专心工作，得到国家和社会的认可和肯定，这些荣誉不仅印证着我们的工作态度和工作水平，更是当今这个时代的印迹。荣誉档案也是档案室里最有色有型的档案，更提升斗志陶冶情操的好地方：一个个形状各异的奖杯、一面面大小不一的锦旗、一件件温馨祥和的工艺品、一座座斗志昂扬的小雕像、一张张版面不同的奖状、一打打贴着照片的证书，都整齐的摆放在荣誉档案展示柜里。每一份奖状和证书都有它们的摆放位置、编码和归档时间，便于档案保存和管理。

现在归档的荣誉都已照片形式备份在档案管理系统里，档案管理系统支持上传照片和视频，完成档案资源的管理。荣誉档案数字化信息是所有档案信息里最美哒。

2.5 法律档案

法律档案没有时间要求，一个案件从起诉到执行完毕，法律事务部根据具体情况和安排进行归档，档案查阅量不大，但组卷时间较长，涉及到的保密信息较多，工作中需要吸收的教训需要进行讨论，并引起注意。

法律档案的数字化进程正在进行中。

2.6 审计档案

审计档案归档也是针对一个审计内容形成的资料，这个题名的审计内容结束，审计部门就可以根据工作安排归档。我单位分别在每年6月份和12月份完成审计资料归档2次。

审计档案的数字化进程正在进行中。

档案资源的数字化主要是为了检索和使用方便，也在很大程度上保护了对档案原件的完整，更大程度的提供了档案资源的价值。

3 档案信息的数字化和异地备份

档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术（录音、录像）、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态。数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅相对节省了占地空间，而且检索速度极佳。数字化使档案归档后尽快提供利用，将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全，异地备份就是建立在档案信息数字化的基础上。

5·12四川汶川大地震不仅夺去了数万人生命，摧毁了无数房屋财产，也严重地破坏和威胁着档案，我们也意识到一定要对重要档案进行异地备份。2009年在上海召开的全国档案馆工作会议指出，为确保国家档案安全，各级国家档案馆要通过建立异地备份库等形式，确保电子文件的长期可读，确保档案信息资源的绝对安全。对纸质档案、重要的音频视频档案进行数字化，还需要对需要归档的电子文件进行指导接收，档案异地备份工作的后期管理问题，都需要相关部门约定。而且档案资源的数字化已不单单是为了检索方便，更是要为社会所用，从而有效的记录人类在现阶段的生存状态和生活信息。

4 结语

纸制档案与电子档案并存，档案利用高效又便捷。现在，全球化的进程加快，生活中人们行为越来越多样化，档案资料的形成、管理和保存也跟着越来越便利快捷，越来越详尽，档案的妥善保存和档案资源的高效利用尤为重要。