次鹏

（中国电建集团北京勘测设计研究院有限公司，北京 100024）

1 引言

在信息化浪潮中，信息资源的开发利用将超过物质和能源，成为信息社会中最重要的财富。档案作为信息资源之源，正处于这场风暴的中心。建设数字档案馆（室）已成为水电勘测设计企业档案工作提质增效与创新发展的必由之路。

2 企业数字档案馆（室）建设的含义、内容及特征

2.1 档案数字化的含义

档案数字化是一种新型档案信息形态，是指“利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案数字信息库”，它将各种传统载体的馆藏档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式传输，并利用计算机系统进行管理，以实现档案信息快捷利用和共享的目的。

2.2 企业数字档案馆（室）的含义

企业运用现代信息技术固化档案工作业务流程，对企业电子档案或其他数字资源进行收集、整理、保存，并通过网络提供档案信息服务和共享利用的集成管理系统平台（以下简称“平台”）。档案管理人员能够在平台上进行规划与整合，使档案利用服务方式更加多样，最大限度地实现了档案资源的共享。

2.3 企业数字档案馆（室）建设的主要内容

①从数字化的对象来划分。一是对原有馆藏纸质档案进行数字化，即将原有传统载体的档案通过扫描、加工和处理，进行数字化转换；二是对正在形成的电子文件进行及时归档与保存，做到电子文档的齐全完整、真实有效。②从数字化的程度来划分。一是档案目录信息的数字化，即建立档案目录数据库，严格规范档案信息的著录标引，科学选定档案目录的数据库结构；二是档案全文信息的数字化。

2.4 企业数字档案馆（室）的特征

①档案资源数字化。通过对企业各类信息系统中形成的电子文件归档和对纸质等传统载体档案进行数字化加工，以数字形式存储各种档案信息。②档案管理信息化。企业数字档案馆（室）将档案管理业务流程固化在电子档案管理系统中，实现数字档案资源的自动化管理，档案的收、管、存、用通过信息技术手段来实现。

3 数字化档案馆（室）建设在实际工作中的价值

3.1 有力确保传统载体档案的安全

传统载体档案经过数字化加工处理后，整理、编目、统计、查阅等各项工作，都可不再动用实体档案，并可对档案进行封存管理，从而大大减少了人为损害或自然侵害的可能，提高了安全系数。

3.2 能够利用信息技术手段实现档案管理的高效服务

数字化的档案可以依托强大的企业数字化档案馆（室）管理系统，借助先进的信息技术手段，实现档案检索的自动化，档案获取的智能化，打破传统档案利用过程中在时间和空间上的局限性。

3.3 提升工作和管理效率

档案数字化后，从档案的接收、归档、编目、典藏到流通都可在企业数字化档案馆（室）管理系统的平台上实现现代化和智能化的档案管理。

4 数字档案馆（室）建设策略

4.1 改变职能定位

从意识形态上改变职能定位，提倡知识的共享与利用，让档案管理与时俱进，更大范围地服务企业和社会。将馆藏数据淬炼出反映企业发展、特色的内容，衔接广大职工对水电建设各专业技术知识的需求，把原本数据库上的资源变成知识，从幕后走向台前。

4.2 建立知识提取系统

随时针对受众需求，精准推送、更新现有的产品。这也要求数字档案馆在现有信息资源的基础上，分析馆藏特色，打造自己的拳头产品。建立知识提取系统，准确划分受众需求特征，做到给用户所需，明确下一步工作计划。

4.3 标准化建设思路

资源共享的前期就是使用同一标准的数据，兼容的数据库。需要建立封闭的资源交换中心，确保资源的安全；统一电子资源格式、元数据内容以及数据提取方式，确保相互连接的数字档案馆数据质量；根据受众需求制定共同的资源转化计划，在统一的指挥棒下推进数字档案馆建设进程[1]。

5 馆藏档案数字化的前期准备

5.1 对馆藏档案进行摸底

详细了解现存档案的分类、数量、案卷质量、整理方法、档号编制方法、档案利用情况等，对不规范的整理进行登记。根据档案的内容、价值、利用频率等因素初步确定档案数字化加工范围。针对馆藏摸底情况，选择已经开展档案数字化的兄弟院考察调研，就档案管理软件、档案的整理著录、扫描技术参数和标准、存储格式、数字化范围、数字化流程、设备的选用、需要注意的问题等方面进行学习交流，以获取经验，吸取教训，少走弯路。

5.2 成立档案数字化工作领导小组

小组成员要由熟悉档案业务和馆藏的专职档案人员组成，领导小组根据馆藏特色和利用频率等本馆的具体情况，结合调研和实际资金投入，制定科学、合理、重点分明的数字化步骤和实施方案，确定数字化加工范围、内容、进度及技术规范，解决数字化过程中遇到的实际问题。领导小组各成员要分工具体明确，各司其职，有序推进馆藏档案数字化工作。

5.3 选择专业的档案数字化加工外包公司

数字化外包公司直接决定着档案数字化工作的质量、进度和安全，在档案数字化加工项目招标前，进行了深度考察和调研，选择业务水平和管理水平较好的外包公司。

6 档案数字化加工业务外包服务的风险防范措施

6.1 实行公开招投标

档案管理部门在档案数字化加工业务外包的前期，应该充分调研档案数字化加工相关工作，前往全国先进地区了解档案数字化建设和数字档案馆建设的相关工作，吸取好的经验，针对本企业档案管理工作实际，制定出详细的招标书，送招投标管理部门，严格执行政府对档案数字化建设的相关法律法规。在顺利完成数字化招投标工作后，应该和中标企业全面沟通档案数字化工作如何开展等事宜，保证达到档案数字化加工外包业务的最终目标。

6.2 重点审核保密资质

具有保密资质的承包公司是档案数字化加工业务外包的前提，只有具备保密资质才能有效防止档案在数字化转换过程中泄密。加强与承包公司的沟通和交流，定期不定期地召开推进会，就档案数字化加工进度和计划开展研讨，确保档案数字化转换工作按期完成。

6.3 加强档案人员的自身建设

档案数字化加工业务的外包毕竟是迅速提高馆藏档案数字化加工的应急手段，长远来看，档案管理部门只有自己培养这方面的技术人员才能适应档案管理工作未来的发展。要增加档案管理部门工作人员的学习培训次数，使他们尽快掌握现代信息处理技术，更新知识结构，熟悉和了解本专业的新技术和新发展，使之成为适应数字档案管理的复合型人才，有足够的实力对档案数字化的各个环节实施“质量控制”。

7 结论

水电勘测设计企业以馆藏优势与社会的平台提供商合作，借助其技术成熟、受众人员众多、运营理念先进等优势，构建多种档案利用服务体系。快速推进档案服务工作从传统的规范化管理逐步向着知识化服务迈进，以此提高档案的利用效率，较好地发挥知识对水电勘测设计企业发展的促进作用。