摘 要：处于互联网时代背景下，信息技术已经普及到各行各业，信息技术的运用使得各行业是工作效率和效益不断提高，加强使用信息技术是时代发展的需求，对于水利行业的档案管理工作也一样。档案详细记录了过去的事情和工作，把不同类型的记录进行详细分类存储是档案管理工作的重要環节。当今社会电子技术和互联网的迅猛发展和信息技术的不断更新对档案管理工作的发展有着重要影响，在档案管理工作中使用信息技术不但能够提高工作效率还能优化资源，因此单位管理中档案信息化管理已经成为一种大趋势，并且信息技术在档案管理工作也体现出了其较高的使用价值。本文分析了信息技术在档案管理工作中的运用。

关键词：信息技术；档案管理工作；运用

档案信息化是新时期事业档案对于档案管理部门工作的重新规划和组织，要求在进行档案管理工作中全面使用现代信息技术来对档案资料进行分类、存储和服务基层，实现档案管理工作信息化，既档案管理网络化、数字化、以及规范化等。使用现代信息技术来对传统的档案管理技术进行改造，使档案管理工作能适应数字化时代的新变化，尽可能的满足社会对档案管理工作的需要，这是信息技术在档案管理工作中运用的重点内容。随着科学技术的快速发展，信息技术在档案管理工作中的应用已经是事业档案管理部门发展的大趋势，它能提高工作效率，促进单位健康稳定发展。因此，信息技术在档案管理工作中的运用具有重要意义。

1 信息技术在档案管理工作中运用的重要性

处于互联网信息社会中，档案信息作为其中最为重要的信息，对单位的发展起着重要作用。随着互联网的发展和普及，档案管理工作电子化已经成为当前档案管理的重要内容，是档案管理工作未来发展的大方向。在档案管理工作中运用信息技术可以提高工作效率，成本较低，节约资源，符合当今社会提倡的低成本高效率；检索资料方便、快捷节省时间；相比较传统的纸张档案来说具有存储时间长，容易保存优势，使得档案管理工作效率更高，更加规范化、科学化。

2 信息技术给档案管理工作带来的重大变化

1）实现了资源共享。档案记录了各单位发展的历史，在档案管理工作中非常重要，特别是在当今社会人力资源档案管理工作能保证单位各个部门实现人员合理配置。互联网信息技术在档案管理工作中的应用能够突破以往档案管理的封闭现象，实现资源共享，使人们在需要查找资料的时候更加方便。档案管理能够打破传统档案管理的封闭性，实现档案信息共享，使需要档案信息的人方便查阅，提高单位重大决策的科学性。电子信息档案管理工作的优势使得互联网信息技术中的存储功能必须达到较高的水平。例如在使用现存储设备中在激光视频技术使用基础上能促使光盘驱动机快速发展。信息技术中的光盘驱动机具记录密度较高、存储容量教大以及稳定性等特点使之使用的更加普遍。实现资源的共亨性是互联网信息技术的最大优点。

2）增强档案的使用寿命。纸质档案受气候、环境的影响较大，而且在长期的资料查阅使用过程中容易导致文字纸张受损，使得档案的寿命缩短吗，降低使用效率。互联网信息技术的使用防止了使用者直接接触档案卷宗，消除了各种因素对档案的腐蚀，增强了档案的使用寿命。互联网技术运用在档案管理中突破了传统纸质档案管理的各种束缚。

3）使用自动化检索工具，提高工作效率。档案管理工作中现代检索方式使信息技术最基本的功能。针对不同档案管理体系，检索的关键词也不相同，比如可以使用姓名检索、档案名称检索、档案编号等各种信息检索。在档案管理工作中使用信息技术检索工具，能够节省检索者的时间和所需要信息的丰富、全面性，提高工作效率。

4）实现多种形式的档案管理和运用。在进行档案管理工作的时候会遇到照片、图片和各种录像视频等资料，传统的档案管理中使用的底片和胶片次数较多，这会使得照片资料出现磨损或者丢失等现象。此外电视录像这些资料保存更加不方便，传统的音频、视频存储以后在需要的时候必须使用型号匹配的播放器才可以使用，另外胶带属于易燃物品，不易保存等这些都是传统档案管理存在的弊端。使用互联网信息技术对档案进行管理可以防止这些问题的出现，保证照片存贮、画面清晰，长期使用。互联网信息技术能存储海量信息，可以存储大量的照片和视频以便以后查阅。视频一但存入计算机，在需要的时候就可以直接打开查看，方便快捷。所以，使用互联网信息技术能对各种形式的档案信息进行存贮、管理、查阅，提高了档案管理工作的效率，解决了传统档案管理工作存在的难题。

5）使用信息技术网络平台进行宣传，提高档案的使用效率。档案对于单位来说非常重要，它记录了单位的发展历程和每个职工的信息资料，因此，档案能够指引单位朝着正确的方向发展。每个单位可以使用互联网平台宣传一些较为成功的案例和榜样人物，使大家能够从互联网上进行查看，充分发挥档案的职能，提高使用效率。

3 信息技术在档案管理工作中运用的发展趋势

1）构建数字化的档案馆。数字化档案馆是使用互联网电子远程技术来获得档案资料的一种方式，它的核心是数字化档案在不同环境中为使用者提供档案资料的便捷性。首先、注重人才培养。建立一支综合素养高的档案管理队伍，定期开展有针对性的培训活动，激励档案管理人员积极学习各方面科学文化知识和档案管理技能，提升他们的综合素养。另外要增强档案管理人员的信息处理能力，尤其是数字化档案管理中大量的信息技术软件使用能力，鼓励档案管理人员不断学习计算机信息技术，跟上互联网技术更新的步伐。其次、保证最基础的设施完善。单位领导阶层要把档案室的建设规划到工作中，保证档案管理工作的软件和硬件设施齐全。计算机系统数据库要能满足存储、管理的需求和技术、成本的需要。另外需要注意的是计算机系统和软件是否和数据库匹配。同时，选择的计算机数据系统要满足当前和以后几年档案资料的要求。

2）实现档案管理工作信息数字化。首先，使用现代数字媒体技术。档案信息管理系统是一个复杂且系统的综合技术工作，它包括对信息的处理、收录、检索、等各个环节。要相使得档案信息管理朝着数字化、标准化、规范化方向发展，就一定要加大现代数字媒体技术的使用力度，使得档案信息数字化实现科学。其次、构建互联网信息数字化平台。要想建立档案信息数字化体系，就要根据具体情况，从实际出发，逐渐实现网络信息数字平台，建立专门的软件工程，建立不同类型的档案信息数据库，把档案信息进行分类管理，实现分类查询、检索的功能。此外，进行档案信息数字化体系建设过程中要保证档案部门的信息系统和单位其他部门之间的联系，使得资源系统能够实现连接，以便后期使用。

使用互联网信息技术对档案进行管理，能够克服传统档案管理工作中存在的弊端，提高档案管理工作的效率和水平，促使单位稳定、健康发展。目前的档案管理工作中信息技术使用的有效性存在不足之处，单位只有加强对档案管理工作信息技术的建设，充分利用其优势，才能实现信息技术在档案管理工作中的巨大价值。使得档案管理工作实现全面信息化、数字化、网络化，跟上社会发展的步伐，满足灌区发展的需求。

参考文献

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作者简介

马小英（1978-），女，大专，陕西省延安市吴起县，馆员，研究方向：档案管理。