摘 要：党的十九大明确指出，要建立人民满意的服务型政府，并对机构和职能进行了调整和优化。基层单位的办公室作为行政中枢，注重信息的上传下达、领导交办事宜的安排汇报、对行文转发、来文存档等档案方面的管理较为松散，经常出现档案资料繁杂无序、查找困难、检索不清等现象，导致工作中出现效率低下、规范性不足、不利于行政工作的有效开展。加强办公室档案管理、规范流程对提升工作效率、降低工作失误，增进基层单位管理规范化，有着积极的作用。

关键词：文书档案；管理工作；创新研究；办公室档案；培训

1 档案管理的重要性

文书档案是发展历程和进步的记载，客观反映了单位的进程和管理，较大决策和问题的处理过程、实施与实践的经历及获得的成果。档案管理工作本身就是一项管理性、服务性和政治性的工作。档案管理主要负责各个领导、部门的工作记录和历史，又会通过加强档案管理提升借鉴能力和管理水平，为单位和基层部门工作实践提供有力支持。近年来，随着时代的不断发展，文书档案在各个单位、各个公司的各项工作中得到充分的肯定。而只有努力保障文书档案的完整性与真实性，不断提高档案立卷的质量，才能更好的开发与利用档案信息的资源，从而为社会、为单位提供更好的服务。由于多年来档案管理工作并不被各个单位和部门重视，我国目前大多数单位和部门的档案管理尚处在初级阶段，整体管理水平提升空间较大，加强档案管理建设，实现档案管理的规范化、制度化、职业化。

2 办公室档案的多样性

随着互联网和信息化的发展，现代办公档案和过去的纸质档案相比，内容更加丰富，品类更加繁多，按照不同类别，存在以下多

样性：

2.1 载体材料

按照档案载体和存储介质，现代档案按照存储介质分类，可分为纸质档案、电子档案、其他载体档案，其中电子档案存储又分为硬盘存储、光盘存储、数据存储等多样性，其他载体档案包括胶片、磁带、照片等等。

2.2 类别区分

办公室是一个单位的行政中枢，按照档案类别，可划分为技术档案、文书档案、工程档案、会议档案、上级来文、行政批文、人事档案、合同协议、责任书等多种功能的档案材料，分别承担着不同的

职能。

2.3 等级分类

按照不同性质的档案内容和查阅权限，又区分为不同的机密等级，分别有机密、普通，机密等级又按照国家相关管理规定和行业规定分为机密权限和期限，普通档案又按照调阅权限设立查阅层级。

综上，档案管理按照载体资料、类别区分、等级分类等存在着不同的权限和等级，档案管理工作要充分考虑和结合档案性质的

多样性。

3 做好档案管理的方法

3.1 加强制度建设，提升档案管理水平

加强档案管理方面的制度建设，为档案管理提供依据和管理办法，是现阶段做好档案管理工作的必要手段，健全和完善的制度才能促进档案管理工作的有章可循、有据可查，才能提升档案管理的规范和标准。要建立立卷归档制度，包括文件的归档时间、范围、要求和特殊需求；建立档案保管制度，确保档案保管的安全；建立档案管理人员岗位责任制，严格界定档案管理人员的职责和权限，根据档案保管要求对管理人员进行考核管理；建立档案保密和借阅制度，根据各类档案属性要求不同，制定不同的审批流程和归还办法。单位领导要充分重视档案管理工作的重要性，完善档案管理制度，完善档案管理需要的硬件配套设施，并将单位文书档案管理制度深入贯彻实施，促进文书档案管理规范性和标准性，切实提高档案管理水平。

3.2 做好档案管理人员的学习培训工作

加强档案管理人员的学习培训，根据档案管理人员不同岗位的素质和要求，开展岗位培训和继续教育，形成有助于培养档案人员实际工作能力的培训教育体系，提高档案管理人员针对档案检索、分类、保管、借阅等方面的专业知识和能力，强化档案管理人员利用信息化技术管理档案的水平，不断提升档案管理人员的工作责任心，提高工作效率，做到档案管理工作的精益求精。

3.3 加强档案管理模式创新

在信息化时代发展的大环境下，要积极对档案管理模式进行创新，主动迎合信息化时代高效、便捷的档案管理方式，逐步从以前的粗狂式管理向信息化管理过渡，建立健全档案信息化管理流程，按照档案管理的多样性原则，对不同的档案进行分类管理，建立检索索引和标记，做到档案管理电子化、信息化、自动化，减轻人工工作负担的同时，通过信息化建设，提升档案管理的有效率和便捷性。

3.4 构建可管可控的共享网络，充分发挥档案利用价值

档案管理的最终目的是实现各类信息的可追溯、可发掘，进而充分发挥档案内容的应有价值，充分发挥现阶段利用档案管理为社会发展和决策依据提供参考，让沉睡的档案为新时期社会发展服务。

随着电子政务的不断发展，档案管理信息化和网络化已成为新时期的档案利用趋势，构建内部办公网络，通过网络对所需档案进行调阅和分析，可极大提高工作效率，充分发挥档案的利用价值，各单位、部门应结合信息网络建设，建立档案综合管理平台，充分发挥网络高效、可溯源、可管可控的优势，为各项工作顺利开展服务。

4 结束语

档案管理能力是一个单位内部管理水平的标尺，单位内部管理水平高低直接关系到档案管理的完整性和准确性，一些较大的企业档案管理是相当严谨的。档案管理水平的高低，直接关系到单位的工作效率和价值，树立全员加强档案管理的思想，在行政办公室的领导下，对各类档案从源头到借阅都要做到有章可循，同时加强各部门之间的协作和配合，强化工作程序和调阅流程，充分发挥各类档案在工作部署、行政决策等诸多方面的价值，有效提高档案利用率，为经济建设和内部管理提供服务。

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作者简介

贾彤娅（1979-），女，汉，山西省临汾市，阳泉市广播电视台，大专，助理馆员，研究方向：档案。