吴菲非

摘 要 教务管理工作是高校教学管理的核心，教务秘书在教学管理工作中起到了很大的作用，是高校教学管理工作的主要执行者之一。因此，各本科院校要实现提高教学质量、加强教学管理的目标，必须要充分发挥教务秘书在教学管理中的作用。如何在新媒体环境下创新高校教学管理工作、如何将新媒体的应用有机地结合到教务秘书的日常工作中等问题。笔者结合自己的工作情况和认识，对提高工作效率的策略提出了想法和建议。

关键词 新媒体 教务秘书 教学管理 工作效率

中图分类号：G451.8 文献标识码：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2017.12.010

Abstract Educational administration is the core of teaching management in colleges and universities. Educational secretary plays a great role in teaching management. It is one of the main executors of teaching management in colleges and universities. Therefore， in order to improve the teaching quality and strengthen the goal of teaching management， it is necessary to give full play to the role of the educational secretaries in the teaching management. How to innovate the teaching management in the new media environment and how to combine the application of new media to the daily work of the educational secretaries. I put forward some ideas and suggestions on the strategy of improving the efficiency of work in the light of my own work situation and understanding.

Keywords new media； educational secretaries； teaching management； work efficiency

1 教务秘书的作用和工作内容

本科教学工作是高校教学活动的重点，而教务管理工作又是高校教学工作的核心。[1]学院教务秘书是学校教务部（处）与学院、学院与各教研室及广大师生之间沟通的桥梁，是学院教学院长管理理念的直接执行者，是学院教务工作的具体安排者、实施者和管理者，对保障教学工作的顺利开展和运行具有非常重要的作用。

教务秘书的工作内容涵盖了教学工作的方方面面，主要如下：

（1）课务安排及管理：教学计划的入库，每学期教学任务的安排与落实，教材的征订和学生选课指导。

（2）考试安排及管理：组织安排每学期的补缓考、期中考试和期末考试，包括考试时间、地点、监考和巡考安排，试卷的汇总送印，学生免考、缓考、弃考手续的指导与办理；此外，配合学校完成各类等级考试的报名、监考工作。

（3）成绩管理：补缓考、期中考试和期末考试成绩录入及成绩单回收确认，试卷及相关成绩材料的回收、装订及保存。

（4）学籍管理：新生学籍信息的采集与核对，学生证的发放与注册，学生保留入学资格、休/复学、退学、延长学年等学籍异动手续的指导与办理。

（5）学历学位管理：毕业生的毕业学位预审、初审、终审及审核结果的上报，结业证书、证书毕业和学位证书的领取与发放。

（6）毕业论文管理：毕业论文系统和毕业论文抄袭检测系统的维护与管理，毕业论文进度的监控，优秀毕业论文的上报，毕业论文材料的整理与归档。

（7）教学质量检查：制定检查计划，下达检查任务，组织召开师生座谈会，上报检查结果和总结。

（8）教学质量评价与反馈：教学互动与评价系统的管理与维护，组织师生做好教学质量测评工作，及时反馈测评结果并督促整改。

（9）教学项目申报与管理：教学相关的各类项目，如教改项目、教学成果奖的申报、遴选、中期检查、验收及管理工作等。

（10）年度教师教学工作量的计算与考核，以及其他日常教务管理工作。

2 新媒体对教务管理工作的影响

相对于纸报、杂志、广播、电视等传统媒体而言，新媒体利用数字技术、网络技术的方式向受众提供交互式信息，具有互动性、个性化、快速性和丰富性四大优势和特点。新媒体的产生和普及极大地冲击着、改变着高校教学管理工作的模式和内容，对教务秘书的工作产生了巨大的影响。

一方面，新媒体大大加快了信息的传播速度、丰富了信息的传播形式，使得教学信息的传递更加快捷化，信息的时效性得以保证。同时，新媒体催生了一系列教学管理系统，如网上选课系统、排课系统、考试管理系统、成绩錄入系统、毕业论文管理系统、毕业审核系统等，使教学管理更加规范化。但另一方面，新媒体大大增加了信息传播者和接受者之间的接触面和互动性，也促使接受者的个性化需求能够得以满足和实现。随着E-mail、QQ、微信等现代化信息交流工具的普及，教务秘书的直接服务对象出现十倍、百倍地增加，由原来的主要面向各系室主任、各学习委员扩大为直接面向全体师生，使得系室、班主任和学习委员的功能逐渐弱化，教务秘书的工作在一定程度上被束缚。endprint

3 提高工作效率的举措

3.1 人性化管理、多元化沟通，拒绝“保姆式”服务

高校教务管理的对象是教师和学生，归根到底是对“人”的管理。高校的人文环境及特点决定了教务管理必须坚持以“人”为本的理念，即以“师生为本”。人是有感情和主观能动性的，高校教务管理者应采用人性化管理模式，以沟通作为主要桥梁和手段，充分调动被管理者的积极性、主动性和创造性，从而提高其学习或工作效率，达到教务管理的目的和效果。[2]

新媒体环境下，教务管理者与被管理者之间的沟通方式发生了本质变化，从传统的书面通知、口口相传、电话、短信发展为以网络沟通为主的新型沟通方式交流，Email、QQ、微信等网络工具正成为传递教学信息和沟通交流的主要方式。现代网络沟通方式为主，传统沟通方式为辅的多元化沟通模式确保了教学信息和任务能在第一时间有效传达。

但是，由于现阶段独生子女在学生中的比例较高，成长环境使得学生习惯于被呵护和照顾，在一定程度上比较以自我为中心，缺乏主观能动性。在此特殊背景下，由于新媒体方便了沟通，使得每个学生能够与教务管理者进行点对点的实时沟通，这样多元化的沟通在特定时段上占用了教务管理者很多时间。以作者本人为例，作为一个二级学院的一线教务秘书，作者加入了十几个大大小小的QQ群，如各年级群、班级群、学习委员群、延长学年学生群、班主任群、学风建设督察岗群等，新信息每天从早到晚在闪烁，尤其是碰到选课等非常时期，更是炸开了锅。遇到同样的问题，学生并不在年级或班级群中集中反馈和咨询，而是分别单独咨询教务秘书，重復解答大大降低了工作效率；已经发过的通知和信息学生不及时关注和解读，依赖于管理者的提醒和指导；网络沟通方式使得学生的时间观念越来越淡薄，也使得管理者的工作时间无限延长。这种保姆式的服务导致学生自主获取信息、解读信息和解决问题的意识和能力大大下降，坐等被通知、被提醒和被指导，缺乏主观能动性。面对上述“保姆式”服务，作者认为一线教务管理者应当根据实际情况进行改变和纠正，一方面是为学生负责，培养其独立性，另一方面也是为本身的工作负责，减少重复劳动，提高效率。

3.2 有效发挥系室、班主任和学习委员的功能

在传统的教务管理模式中，各系室主任、班主任和学习委员是信息传递的重要媒介和中间渠道。随着新媒体的产生和发展，教务管理者可以通过网络沟通方式直接面向广大师生，使得信息传递对这一中间渠道的依赖性逐渐降低，中间渠道在信息传播中的参与度逐渐降低，在一定程度上阻碍了其功能的有效发挥。因而，作者认为，在新媒体环境下要提高教务管理工作效率，依然要注重这一中间渠道力量的发挥。在工作过程中，教务管理者要根据轻重缓急，针对不同的通知和信息采用不同的有效传递方式。对于常规的通知和信息，不必面向师生全体发布，通过各系室主任、班主任和学习委员传递即可；对于特别重要的或突发信息，为及时有效传递，可以面向全体发布，并且通过各系室主任、班主任和学习委员这一中间渠道保障提醒。其次，要重点维护、更新好系室主任、班主任和学习委员QQ群、短信平台、E-mail等的相关信息，并增进与他们的沟通和交流，及时获取反馈信息。

对于流动性较大的学习委员群体，可以实施学委例会制度，每月初召开一次例会，通知本月常规工作和重要事项，并且就这些工作中可能产生的问题提前进行说明，以便减少学生的疑惑和后期的咨询。可以推行学委小课堂，通过提前培训使得学委成为教务管理者的小助手，利用班会等契机给班级学生讲解在选课、成绩梳理、毕业申请等重要环节中的重点和注意点，普及相关信息。同时，还可以实施学委值班制度，作者所在的学院有五个专业，每专业每年级一个班，四个年级共20个学委，工作日每半天安排一位学委值班，根据各班学习委员的选课情况制定值班表，每位学委每月值班两次，值班过程中可以协助教务秘书完成一些力所能及的事，如联系学生、整理资料等，提高教务管理工作的效率，同时也可以增进沟通，及时了解学生的需求、疑惑、意见和建议。学委的值班时间还可以折算成他们的志愿工作时长，作为奖学金评比、评选年度优秀学委的参考。

3.3 教务秘书自身坚持学习，进一步提高工作技能

随着新媒体的产生和应用，教务秘书的工作内容和方式都发生着变革，教务管理更加系统化和信息化，中外合作办学、网络课程、在线课程等新的办学形式和授课方式也更加普遍，这对教务秘书的工作也提出了新的要求和挑战。

教务秘书要能够学习并熟练掌握和运用办公自动化软件，进行文字编辑、数据处理、系统管理和维护，更好地安排教学工作、收集教学数据、整理存档教学资料，提高工作效率和工作质量。教务秘书应不断加强英语学习，提高英语读写和口语交流能力，适应中外合作办学和国际化交流的需要。作者所在学院与英国曼彻斯特大学有合作办学项目，有长期外教常驻学院进行教学，也有短期客座外教前来进行短期授课；同时，学院每年还有几十位同学参加国家留学基金委优秀本科生交流项目、英国曼彻斯特大学 “2+2”交流项目以及各类暑期短期交流项目等。在这些涉外的教学事务中，良好的英语能力是沟通协调的基础和保障。此外，教务秘书还应摆正心态，学会沟通，不断提高自身修养。教务管理工作是一项非常繁琐的工作，服务对象广、工作任务大、工作细节多，需要认真细致、谨小慎微，需要有很强的责任心和很好的耐心，需要学会倾听、学会交流，也要定期总结、适时反省和探索思考。只有持续学习，不断自我充电和自我完善，教务秘书才能不断提高工作技能，更好地适应新媒体下的新要求。

参考文献

[1] 赵辉，朱慧，武珍英.信息技术条件下高校教务管理规范化建设研究[J].科教文汇（上旬刊），2011（5）：181-183.

[2] 顾雪萌.关于学校教务管理工作的思考[J].新校园（上旬），2016（10）：60.endprint