文·张淑春 鲁娜

当今世界已迈入信息时代，信息化给人们的生产、生活、思维、学习都带来了巨大影响。新技术与教育的融合不断深入，教育事业发展已离不开信息化的道路。学校档案信息化建设既是顺应时代潮流、应对时代挑战的必然，也是破解自身教育发展问题的迫切需要。

一、学校档案信息化建设是一项重要的基础工作

学校档案信息化建设是教育信息化的一个重要组成部分。要把学校的教育、教学、科研、党政管理以及其他各项活动中形成的、反映学校历史面貌的、对学校和社会具有保存、利用价值的各种文字、图表等不同形式的历史记录，从传统的纸质记录形式发展为信息化的方式，学校档案的信息化建设是教育信息化的前提和基础。

在中学的档案主要有党政档案、教学档案和学生档案三大类。

一是学校党政档案。学校政治工作、思想教育、行政管理财务会计等工作中形成的文件材料都可纳入党政档案的范围。党政档案是检查学校执行党的路线，特别是执行教育方针、政策情况的依据，是了解学校基本情况的第一手材料。

二是教学档案。教学档案是记载和反映本校教育工作、教学实践、科技研究、课外活动和实验设备等方面的真实情况，具有保存价值的的文件材料。

三是学生档案。学生档案是中学生在校学习过程中形成的，能够反映学生成长情况的材料，都归入学生档案。学生档案是学校对学生进行了解、培养、管理的记录和依据。

教育信息化需要有学校电子政务为支点，学校建立了统一的电子政务平台，有了统一的学校政务内网和政务外网，才能实现学校党政档案、教学档案和学生档案数据的共享，从而实现我国教育事业的信息化。

二、当前学校档案信息化建设的任务

计算机技术在我国普及应用已经30多年了，现代信息技术已经在各项工作中得到广泛应用。学校各个部门建起了各自的应用系统，有办公系统、档案管理系统、财务管理应用系统、人事档案管理系统、党务工作系统、学籍管理系统、食堂管理应用系统等等，形成了校园的各种信息管理。这些系统（或功能）是随着各部门工作需要，各自在不同时期建设的。建设时由于没有的统一管理和电子文件归档标准，形成的电子（档案）数据无法有序共享。为了加快教育信息化的步伐，学校档案信息化就需要进行下列建设。

一是明确工作目标，建立统一的学校政务内网和政务外网，建设完善统一的学校电子档案管理。整合 、清理 、规范各应用系统（或功能），完成学校内部信息系统整合清理，初步建立学校信息资源目录体系，初步实现学校各部门原信息系统（或功能）的互联互通。

二是“审”“清”结合，清除消除校内“僵尸”信息系统。通过信息系统审计，掌握各部门信息系统数量、名称、功能、使用范围、使用频度、审批部门、审批时间、经费来源等。完成对系统使用与实际业务流程长期脱节、功能可被其他系统替代、所占用资源长期处于空闲状态、运行维护停止更新服务，以及使用范围小、频度低的“僵尸”信息系统的清理工作。

三是推进整合，加快学校部门内部信息系统整合，共享学校电子档案。推动分散隔离的信息系统加快进行整合。整合后按要求分别接入学校电子政务内网或国家电子政务外网的数据共享交换平台。将分散的、独立的信息系统整合为一个互联互通、业务协同、信息共享的“大系统”。实现各部门政务数据基于本校信息共享网站的共享服务。

四是设施共建，提升学校统一网络支撑能力。完善学校的政务内网和政务外网，健全管理体制机制，继续推进学校网建设，拓展网络覆盖范围，逐步满足业务量大、实时性高的网络应用需求。加快推进教育信息化的任务落实。

五是构建目录，开展学校政务信息资源目录编制和已存电子档案信息数据大普查。逐步构建全校统一、动态更新、共享校核、权威发布的学校政务信息资源目录体系。

六是完善标准，加快构建学校政务信息共享标准体系。依托国家电子政务相关的标准体系，建立健全学校政务信息资源数据采集、数据质量、目录分类与管理、共享交换接口、共享交换服务、多级共享平台对接、平台运行管理、网络安全保障等方面的标准，推动标准应用工作。