文/中兴财务云

网上报账系统作为现代信息技术与会计的融合，颠覆了手工报销模式，是目前最被企业认可的财务信息系统工具之一。

通信、网络的飞速发展冲击着企业的生产作业方式，给企业运作带来革命性的改变，也推动着企业财务的事务处理和管理模式走向网络化，网上报账系统应运而生。传统的会计信息系统已经实现了从记账凭证编制到形成会计报表的自动化信息处理，但主要的应用还是基于对手工会计处理过程的高度仿真。网上报账系统（也被称作电子报账系统）作为集成财务系统框架中重要的一环，将会计信息系统从编制记账凭证提前到了业务流程中，将会计信息系统的关注点从记账凭证转移到了原始凭证，并大大降低了财务基础工作量，使得财务处理效率大幅提升。

如果说会计从手工方式转变为会计电算化是IT技术应用于会计的第一次革命，那么，建立集成的网络财务系统，实现网络报销、网上数据收集则是会计的再次革命。

传统报销模式下，无论是报销的员工还是审批领导，直至财务处理人员，均会感受到流程的低效。公司与供应商的往来，公司与银行的交割，公司与员工的内部结算都是基于实物进行的，依赖大量的纸面单据和手工签字。这种日常运作方式代表着传统的财务管理观念和模式，使得财务管理在空间上限于一地，在时间上无法实时进行，工作效率也处于较低的水平，给员工和财务人员带来巨大压力。这种方式已越来越不能适应公司的高速发展和我们的高效工作方式。以纸质报销单作为介质的传统费用报销模式，使财务人员不得不面对其暴露出的成本高、效率低、意见多、矛盾大等问题。

传统报销方式存在着很多缺陷，使得很多大中型企业费用管理不能满足需求：

单据填写效率低。员工报销需要手工填写大量信息，若信息填写错误，又将浪费大量时间重新填写。

业务审核效率低。员工需要亲自拿着报销单据，找各级领导逐级签字审批。各级领导每天都将要耗费大量的精力和时间进行单据审批。若遇到审批领导出差、繁忙等情况，员工将陷入漫长等待。

财务审核效率低。会计人员审核时，需要将报销单据中的众多信息手工录入到系统中，这些操作将使其置身于琐碎重复劳动。

资金、预算控制力度低。财务部门的审核信息无法及时反馈，费用支出情况存在时滞，无法反映资金的实际使用，得不到有效控制；预算控制也无法得到有效执行。

传统报销模式如图1所示。

网上报账系统的产生，解决了传统财务报销模式下所面临的各项问题。网上报账模式下，员工填写报账系统中的电子报销单据，员工的姓名、部门、账户等基本信息直接由系统生成，无需拿笔一张张填写报销单。填写后的电子单据，系统会直接提交到员工的上级领导，在领导以数字签名方式进行审批后，报销单就直接发送到公司的财务部门，看到领导的签字和财务审核记录，财务记账人员和出纳分别完成凭证记账工作和财务付款工作。网上报账模式如图2所示。

图1 传统报销模式图

图2 网上报账模式图

在财务共享集中模式下，财务信息系统的使用也更趋多样，除了传统的会计核算系统以外，应用最为普遍的系统是预算控制及网上报账系统，其次是影像系统和资金管理系统。由此可见，网上报账系统作为现代信息技术与会计的融合，颠覆了手工报销模式，是目前最被企业认可的财务信息系统工具之一。

网上报账系统流程

网上报账系统在整个财务系统中处于核算层的财务运营系统部分。网上报账系统与企业已建成或将建设的多个其他核算层财务系统都存在数据的交互关系，具体来说：网上报账系统的前端业务报账信息可自动取数于各前端其他业务系统；网上报账系统一般与电子影像系统高度集成，从而依赖电子影像模式传递实物单据信息；网上报账系统中的报账信息会导入会计核算系统生成会计凭证，同时会计核算系统也会将后续状态反馈回网上报账系统。

借助于网上报账系统可以将企业的费用支付数据完全电子化，利用信息技术再现原始业务活动，为每笔支出建立了单独的审计线索。网上报账系统大都基于电子影像模式，实现报销流程中影像单据传递代替纸面单据传递，使内控权限下的相关领导审批、财务审核制单、凭证审核等环节通过查看单据影像完成，从而实现审批、审核与核算的无纸化。如图3所示。

基于影像模式下的网上报账系统全业务流程可分为电子流和实物流。电子流下，员工在网上报账系统界面中填写并提交标准模板的电子报账单，相关部门和公司领导即可获取系统自动推送的报账信息完成审批，审批通过的报账单自动流转至财务人员进行财务审核，审核通过后，系统根据预置的报账单信息与会计科目映射关系，自动生成会计凭证和付款信息，而后财务完成付款。实物流下，员工提交电子报账单后，系统将生成唯一标识的报账单号，员工连同原始单据一同传递至扫描员进行单据扫描上传，其单据影像将挂接在电子报账单下进行后续的电子流传递，实物单据则直接由会计根据报账单号与会计凭证编号的对应关系完成凭证归档工作。

网上报账系统优势

相比传统报销模式，网上报账系统有着显而易见的优势：

（1）信息采集规范化。网上报账可以有效地克服基于纸面的数据采集方式的种种不足，通过全面、及时、高效地采集信息，使会计信息系统达到支持决策的目的。网上报账在报账活动中触发了相应的信息记录过程，不会因为人工收集和其后的会计凭证确认的局限性对信息有较大的取舍，避免了信息的滞后和丢失。网上报账系统通过对传统会计信息系统的延伸，不再是通过对原始凭证的汇总整理后才能把数据纳入会计信息系统，为后续的实时处理和实时信息反馈创造了基础。

（2）信息成本节约化。网上报账可以大大降低会计信息的处理成本，不仅仅是纸张本身的费用，节约的企业管理费用更为可观。传统的会计信息系统理论上或许可以通过核算项目的增加来收集关于业务活动的所有特征，但在实际操作中是不现实的，因为触发记录行为的是脱离业务过程的会计人员。而网上报账通过将信息触发过程前移到业务人员和相关的业务系统，使会计信息系统能够收集到关于业务活动的所有信息特征，而不仅仅是价值或者金额方面的信息，从而满足决策或者管理过程的信息需求。例如，企业差旅费用信息中，发生的时间、记录的相关事件、地点、发生人、发生频率等信息，在传统的费用确认过程中，经过复式记账法的处理只能提供一段时间内费用发生的总额，其他相关信息都消失了。而使用与商旅系统对接的网上报账系统后，这些信息都会存储于企业数据库中，可以实现任何时间、任何维度的汇总分析，大大提升了信息价值。

（3）信息传递自动化。网上报账使会计确认程序化成为可能。传统的会计信息系统解决了从记账凭证到会计报表的所有工作，使用财务软件，财务人员的最大“价值”体现就是从原始凭证到记账凭证的会计确认和输入过程。这种价值使得财务人员在低水平的基础工作上耗费大量时间，同时，会计确认对于会计人员的个人主观判断依赖过多，会计信息质量无法保障。在网络报销环境下，记录过程的标准化和电子化为会计确认的自动化提供了机会。网上报账系统会根据既定的规则生成记账凭证，会计人员只需要维护相应的分类和汇总机制，实现了从数据采集到数据输出全部工作的会计信息系统化，大大减少了会计人员的基础工作量。

图3 基于影像模式下的网上报账系统全业务流程展示图

（4）审批流程电子化。通过电子报账单和相应附件的电子化流转，以及与企业办公系统的待办事项集成，在保证审批质量的同时加快了审批流程，实现了电子化自动推送的审批模式，从而大大提高审批效率。

（5）财务流程高效化。网上报账系统可以通过减少纸张流转，提高共享服务中心内部流程效率，减少会计核算过程中的人为判断和计算错误等来减少企业的管理费用。

（6）信息展示追踪化。网络报销使得电子审计线索更加便利高效。网上报账将企业的费用支付数据完全电子化，并建立了账务系统的单一标识。利用信息技术再现原始业务活动，从记账凭证追溯到原始业务活动的来龙去脉变得更加高效。高度集成的会计信息系统，为每笔支出建立了单独的审计线索，环环相扣的链接关系使得原始业务的再现更为方便易行。