铁路企业合同管理工作中的常见问题及对策

2018-01-22黄超

职工法律天地 2018年4期

黄超

（110001 中国铁路沈阳局集团有限公司企业管理和法律事务处辽宁沈阳）

一、引言

在铁路企业管理中，合同作为一种常见且重要的企业产物，在铁路企业中发挥着非常重要的作用。各种合同不仅对铁路企业参与经济活动的过程进行记录，还有效的保障了铁路企业的权益，对铁路企业依法履行义务起着引导作用。但是在现实中，一些铁路企业并不重视合同管理，导致在合同管理中存在着许多问题，使铁路企业的生产经营活动受到了影响。

二、加强企业合同管理的重要性

合同管理的质量对铁路企业的发展有直接的影响，甚至对实现铁路正常生产经营起着决定性作用，因此铁路企业有必要加强对合同的管理。首先，加强对合同的管理有助于完善企业的内部管理。在进行内部管理时，合同管理是其中一个重要的组成部分，加强单位合同管理，有利于铁路企业整体管理水平的提升，以及企业经济效益的提高。其次，可以对生产经营风险进行有效防范。企业进行经济业务往来的一个重要依据就是双方的契约证明，契约证明也保障了铁路企业自身的利益，只有将签订合同各个环节的工作都做好，企业才能对风险进行规避，并尽可能降低损失。再次，也可以使企业获取最大的经济效益。通过规范合同管理，使铁路企业在签订合同之前可以正确的判断相关事项，从而制定出合理并与企业有利的条款，使铁路企业的运营成本降低。后期对合同进行管理也可以促使企业对合同进行严格执行，及时回收款项，使资金的占用量减少，使铁路企业的综合经济效益得到提高。

三、铁路企业合同管理中存在的问题

1.合同管理制度不健全

许多企业并没有健全的合同管理制度，使合同管理的效果受到了很大的影响，也给本单位的经营管理造成了不必要的麻烦。对于签订、保管以及执行合同等方面往往缺乏科学合理的管理制度，导致很难有效开展合同管理工作。在合同管理上，相关部门也存在一定的问题，如权责划分不明确，使合同管理处于混乱阶段。更有甚者，有的企业在对外开展经济业务时并不签订合同，如果遇到经济纠纷时难以使自身的权益受到法律的保护。

2.对合同管理重视不足

一方面，单位的合同管理被企业管理者当作一种形式，只对合同的签订加以重视，却不重视合同签订前的准备工作以及签订后的管理工作，导致约束作用发挥不了更好的效果。另一方面，普遍对于合同管理没有正确的认识，没有认识到合同管理对铁路企业发展和日常生产经营的重要性，使合同的开发和利用得不到全面保障。

3.合同管理人员缺乏专业素质

合同管理人员缺乏专业的知识以及专业技能，在进行合同管理时很难把握关键条款的内涵，特别是违约责任和特殊数字处理相关联的条款，这使铁路企业在经营管理中存在着诸多隐患。对于合同档案的管理，管理人员也仅仅将其视为对合同进行整理归档和保管，导致合同管理工作往往流于形式。

4.存在延时归档问题

在铁路企业中，由于部分工程建设施工合同的内容覆盖了整个工程的初设、施工、竣工、验收等各个阶段，因此造成合同的履行期限较长，合同归档时间跨度较长，出现了合同归档延期的问题。

5.合同档案归档不完整

在铁路企业中，一份大的总承包（EPC）项目合同中所包含的内容都会比较复杂并且数量也非常多，在这种情况下就容易出现合同资料遗漏的问题。由于合同档案的利用部门较少，基本上是归档部门在查阅，并且部分人员为方便查阅而一直将合同零散保管在自己手中，做不到合同的完整归档，造成了合同的不完整性。

四、加强对企业合同管理的策略

1.增强合同档案管理意识

由于个别单位不重视合同管理，使合同管理的效用不能得到充分发挥，因此要加强对合同管理工作的重视。首先，要加强铁路企业行政管理层对合同管理意识的教育。其次，要组织合同经办人员和合同管理人员加强对《合同法》和内部合同管理制度的学习。再次，要根据真实的案例，使合同管理人员充分认识到管理疏忽所造成问题的严重性，只有不断增强法律意识，才能保障合同双方的合法权益。

2.完善企业合同档案管理制度

如果想把企业的合同管理工作做到位，就要针对相关环节制定制度予以保障，使企业在进行合同档案管理的同时要有理有据。在合同档案管理制度中，要对签订合同各个阶段的处理方法和注意的事项进行明确罗列；合同档案管理要分日期或分种类进行存档，并制作目录台账，以便合同档案的查阅和备案。而在实际的工作中，要以合同档案管理的成效作为依据及时修订相关的制度，使合同档案管理更加完善，更有利于各项工作的开展。

3.加强企业合同档案管理风险意识

在合同的履行过程中有很多变数，因此，企业要加强对合同履行过程的管理，及时规避合同履行中存在的风险。一是要加强对合同管理的重视，对相关的管理人员加强培训，使合同管理人员的风险意识得到提高。二是及时进行相关合同资料的收集及保存，使合同使用者能够对合同的履约状况进行及时了解。三是当合同需要变更时，合同管理人员要对变更的各项条款及时确认、签订补充协议并按照合同管理制度进行管理。特别是一些经济合同涉及到较大金额或重大事项时，企业更要增强合同的可控性，还要对与财务相关联的风险管理加以重视，保证履行风险可控，选择成本最低方案，使合同风险降到降低。四是根据铁路企业生产经营实际及时建立风险预警机制。

4.合同档案管理的其他策略

在合同档案管理过程中，要建立完善的合同档案管理系统，同时设置自动提示某个项目需要及时进行合同归档；每年档案管理部门需联合合同归档部门对项目合同归档情况进行核查和清理，防止合同档案在经办部门或经办人员手中丢失，做到合同档案及时归档。同时，如果是大规模的工程项目或者是总承包项目，需要为此设置专门的档案归档人员进行专职专用，在项目各个阶段、领域收集该项目的相关资料和合同进行档案整理和归档工作。