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技工院校职业技能培训鉴定档案工作信息化建设的思考

2018-01-15 19:54:04 《南北桥》 2017年24期

李新

【摘 要】技工院校是集职业技术教育、职业技能培训和职业技能鉴定为一体,培养中、高等级和预备技师人才的职业技能院校。在国家加快高端制造和产业发展中发挥着重要的作用,国家已将技工教育提到重要的地位,随之技工院校职业技能培训鉴定档案管理也必须适应创新发展的需要。

【关键词】技工院校 职业技能培训 鉴定 档案 信息化

中图分类号:G4 文献标识码:A DOI:10.3969/j.issn.1672-0407.2017.24.005

职业技能培训鉴定档案管理是技工院校档案资料的重要组成部分之一,伴随技工院校办学规模的扩大,培训鉴定档案的存储量越来越大,传统的档案管理方式在管理、储存和查找上遇到困难和挑战。迫切需要改变档案的管理方式,来提高档案信息量和使用率,为学生就业时提供完善的技能档案资料,在学生就业发挥更大的作用。

一、目前技工院校技能培訓鉴定档案工作现状

首先,大部分学校技能培训鉴定档案管理工作没有得到足够的重视,档案管理采用传统的分类和装订、编页、装盒和排架存放的保管形式,在采用现代化档案管理方式和创新发展上严重滞后。其次,在档案管理的方式和硬件设施上,特别是信息化管理设施方面有待完善升级。由于历史发展等诸多的原因,技工院校规模小,在校全日制学生人数少。近几年,随着国家对高技能人才培养战略的实施,加大了对技工院校的投入,技工院校的办学规模和教学设施都有了长足的发展。但在培训鉴定档案管理方面,发展较慢,大多还处于人工收集纸质档案为主。档案整理归档、查阅时要翻动大量的纸质文件,工作繁琐,耗时费工,易造成纸质档案的损坏,保管不善时会出现丢失等严重后果。纸质文件还存在易发霉、虫蛀、不宜长期保存的问题,对存放环境和人员健康造成影响。

再次,档案信息化管理制度化、规范化的建设亟待加强。近年来,随着技工学校招生人数和开展社会化培训鉴定活动的增加,各种档案的存量激增。学生参加技能鉴定资料在收集时,由于学生个人情况不一,在收集信息时缺少规范的标准和操作程序,给日后鉴定考核申报带来了不少的困难。也造成了在对外报送学生技能鉴定成绩资料时,需要做大量重复的核对和排序工作。最后,档案管理人员熟练运用信息化技术能力有待提高。由于缺乏能熟练掌握信息化技术专职人员,在技能培训鉴定信息采集收、运用计算机进行技能考试方面工作效率较低。需要加强技能鉴定档案管理人员的综合技能和业务知识的培训,尤其加强计算机操作技术、网络技术的培训,提高其对信息化操作能力。

二、推进职业技能培训鉴定档案工作信息化建设的作用

推进职业技能培训鉴定档案管理信息化建设,可以提高档案管理和利用的效率,促进档案管理、使用创新发展,实现信息资源共享。档案管理信息化建设使档案管理服务更高效、方便,同时能减轻档案管理人员的劳动量,有精力去开拓档案信息资源,改善服务质量。国家加快推进实施“中国制造2025”战略,实现制造业升级,需要大批的能工巧匠和高技能人才,而高技能人才需要名师、大师的精心培育。做好各类专业人才的职业技能档案储备,为打造名师、大师中做出重要的作用。

三、职业技能培训鉴定档案工作信息化建设的方案

首先,学校领导应高度重视,尤其要提高对职业技能培训鉴定档案管理信息化认识。把该项工作纳入学校重要的工作日程,在人员配备、资金上予以保障。其次,建立健全档案管理信息化制度和规范操程序,保障信息安全。严格执行国家职业技能培训鉴定档案标准,制定适合本学校情况的档案管理制度,做到制度严谨、责任清晰。从电子文件的可复制和删改的特点,需要建立完善、严谨的电子档案安全保护制度和规范的操作程序,从文件的建立到文件传递每个环节都严密的有管理制度和记录制度,严格按操作程序执行,防范文件的泄密和丢失。明确档案管理人员各自具有的权限。提高管理人员信息安全意识和防范手段,确保档案资料的安全。

第三,加大在计算机、网络传输、存储和其它辅助等硬件设施上的投入,从硬件上保证档案管理信息化建设的需要。在硬件设施更新改造的同时,对设备和系统使用方法、操作说明、配置参数建立文档材料,建立运行记录、操作登记、维修维护记录有关制度,定时检查记录执行情况。根据学校的实际情况,设计网络设备的配置,购买使用操作系统和其它相关的管理应用软件。软件选择应从安全、可靠、稳定和可拓展性等方面考虑。有条件的学校可调动自有的技术力量进行研究开发安全、便捷的存储、查阅软件,软件运行前应进行全面软件测试,确保软件运行达到上述要求。

第四,在加强保密防范的基础上,建立快速便捷的资料收集、查阅平台,在规定权限内,实现信息共享。在教师个人资料增加专业技术特长、职业能力评估等选项,为教师选聘提供基础依据;在学生技能等级、特长等方面进行拓展,丰富学生档案内容,为企业选择毕业学生提供参考。

第五,重视档案管理人员的培养,提高其职业素养和岗位技能,促进信息化建设的推进。在档案管理人员选聘时,除思想品德、职业素养综合考虑外,适当考察应聘人员计算机操作技能和网络应用技能,提高从业人员操作信息化办公设备的能力。开展计算机操作、网络联网查询、网络安全等专项技能培训,提高其信息收集、加工处理能力,从而提高信息化技术在档案管理中的应用。由于技工院校技能培训鉴定档案管理的特殊性,还应对档案管理人员开展教学管理基础知识,提高他们学校档案管理的创新能力,更好发挥档案信息的作用。

最后,建立预防为主的信息管理工作机制,运用全程监控发现潜在的安全漏洞和风险,从管理制度和软硬件设施上采取措施,避免安全事件的发生,减少风险和损失。不断进行管理系统软硬件升级改造,引进新的安全保护措施,满足安全需求。

进行技能培训鉴定档案工作信息化建设,是各技工院校加强内涵建设,提高教学质量和服务水平的途径之一。技工院校要加大技能培训鉴定档案管理信息化管理设施投入,建立培训鉴定档案档案管理信息化制度和规范操程序,科学建立新数据库来支持管理工作的提升,不断增强工作人员服务意识,提高服务质量。

参考文献

[1]胡超英.高职院校档案管理存在问题及对策[J].常州轻工职业技术学院学报,2009(03).

[2]石晓英.浅谈高校档案管理应加强的几项工作[J].唐山职业技术学院学报,2006(02).endprint