徐菲

新时期事业单位档案的数字化管理措施

徐菲

在科学技术逐渐成熟下，计算机信息技术被普遍运用在各行业中。事业单位作为我国基本结构的关键构成，在新时期中必须要紧跟发展，在市场中借助信息技术实现稳定性的发展。本文就事业单位档案管理作为切入点，对目前事业单位档案数字化管理意义进行简要分析，在此基础上详细阐述了事业单位档案数字化管理相关具体措施。

档案具有着价值高以及信息内容丰富的特征，不管是在事业单位或者是个人生活工作中都十分重要。在目前事业单位档案管理工作中，经常会有档案量大以及储存环境极差等相关现象。而在以计算机作为首要的信息化产业技术快速发展中，其具备的强大功能以及作用使其被运用到事业单位的档案管理工作中，其让档案管理工作效率获得了提升，并且更加现代化以及数字化。在此基础上还保障了事业单位可持续发展。

事业单位档案管理数字化的意义

所谓事业单位，其为国家要实现社会公益目的，经由国家机关构建或是其他组织运用国家资产组织，其一般是在教育、科技以及文化等方面的社会性服务机构。因为其所具备特殊性，其档案则就包含了文书、基建以及人事三种档案。这是事业单位运转发展时不能缺少的，其包含的内容对事业单位中的决策者以及管理者而言都十分关键。而传统性人工档案管理模式一直有着很多缺点，譬如效率低以及保密性太差等等。时间太长大量的文件堆积就会让查阅与更新等工作难以实现，并且有散乱、伪造以及霉变等相关的现象。而使用计算机技术，则让检索更加便利，在文件资料运用方面也更加方便。因此，将事业单位档案进行数字化管理有着以下方面重要意义。

提升事业单位工作效率。对事业单位档案进行数字化管理，其能让资料进行有效归档，并且能够被迅速使用。就人事档案管理为基础，因为事业单位中管理对象比较多，并且有着一定流动性。例如很多事业单位所处的行业不同，在退休、调职等相关的方面，要对其进行准确统计，若是使用传统性管理方式，则就要在归档之后才能够经常查阅。而经过网络计算机管理数字化档案管理方式，就能够将目前的具体情况真实精准的反馈出来，并且也让资料查阅变得更加简便。可以让相关的办公人员动动手指就能够将动态消息进行掌握，在这个基础上就提高了事业单位工作效率。

提升档案利用率以及经济效益。传统性档案基本是在保管室以及档案室中，一般是以纸质作为主要的载体，这样就导致了用户在使用时存在很大不便。而数字化档案管理能够让用户更加快速而精准查阅到自己想要的档案，网络技术的实现能够让用户不被地点和时间限制，随时随地查阅相关文件与资料，这样就极大的提升了档案运用效率。目前社会经济迅速发展让办公形式和大量信息间构成了很大矛盾，在以往一直使用是粗放型形式，其具体是通过对办公人员以及办公费用的增加对这种情况进行解决，这样就导致了事业单位成本花费大幅上涨。但是数字化档案管理能够节约保管费用与其纸质资料占用空间，并且也避免了反复性印制而导致纸张以及人力劳动方面浪费。

事业单位进行档案数字化管理措施

建设相关系统工程。对档案进行数字化建设是一项系统工程，其中包含了整体设计、设备选用、软件开发以及备份和管理等等。因为事业单位每天日常工作会形成很多文字档案，必须要对其实行录入以及保管，所以这种系统要使用双服务器以及磁盘陈列储存，并且要使用高效的扫描仪进行集中性扫描，同时还要使用磁盘以及光盘进行备份。除此之外，要提升其运用效率，还要设定合理档案查询系统的触摸屏查询以及文档网络输送，在此基础上实现资源共享。同时还可以把电子档案管理进行细化，其中有操作系统、系统环境以及单位部分类等相关管理，进而在机制上提升事业单位信息共享能力。

做好和办公系统间的衔接。对于事业单位中办公自动化系统和档案数字化管理系统之间衔接问题，其可以合理在查询接口程序上添加查询档案资料功能，在此基础上实现和现有财务系统以及人事管理系统连接。在电子文件和纸质文件的双重保存问题方面，可在纸质文件与电子文件中建设接通桥梁，具体是把电子文件和纸质文件用文本以及影像的方式存储。

依据数字档案相关特征，制定出特有并且健全管理制度，其中具体包含了归档、文件保密、数字档案和数字档案等相关制度，在这些制度上让数字化档案管理能够更为安全以及顺利的实施。在这其中值得注意的是电子文档安全管理，在档案进行数字化以后，安全工作就即为关键，其中不但包含了硬件安全管理，同时有软件安全管理。在硬件方面要将信息储存载体质量进行有效控制，延长电子文件载体保存时间。在软件方面就是要采用多种权限以及密码管理相关的安全管理方式，确保系统具备的保密性，从而系统和其内部相关的信息数据不会被非法方面以及恶意侵入等等。

文书处理以及归档方面。在整个档案工作中，文书处理是比较基础与关键的，文书处理质量优劣和整个档案质量有着很大联系。在新时期中，事业单位的文书处理需要将每一天接收到的文件在计算机上登记，依据相关的批次在单位中的局域网内传播共享，并且设置相关传阅时间以及处理时间。若是传阅文件没有及时归档，则催办程序即会发出相关的信息通知，提醒相关承办人及时处理文件，并且将文件处理之后再整理。这样能够有效减少档案人员每个总结时间段的工作量。

计算机信息技术发展使其在各行业与领域被广泛使用。事业单位在运行过程中存在着大量管理工作，而档案管理是其中的关键与核心。对其进行管理时就可以将计算机信息技术使用在其中，从而让事业单位的档案管理工作更加数字化、安全化以及简单化。在此基础上巩固了事业单位核心力量，促进其能够可持续发展以及健康发展，以此有效调节整个国家的经济发展结构。

（工作单位：长江航道局）