浅析党政机关公文“文头”的选择与运用

2017-12-21杨汉东

长江丛刊 2017年34期

杨汉东

浅析党政机关公文“文头”的选择与运用

杨汉东

文头作为公文写作的格式要素，必不可少，但对其选用的指导文件很少，导致公文写作实践中，文头的选用较为盲目和随意，一定程度上影响了党政公文的行政效力。通过大量的公文比对和研究分析，笔者发现公文的文头选择是有规律可寻的，写作者可以从文种和文号两个角度加以选择使用。公文文头文种文号

为更好地体现公务文书的美学效果和行政效力，在日常的党政机关公文写作与处理中，公文有其特有的规范体式和固定格式。这不仅在公文处理的程式化、程序化上有所体现，也在公文的内容上、文本外在形式上有所反映。

生活中，党政机关的文件常被人们称为为“红头文件”，这较为鲜明地提及公文的文头是较其它应用文写作的区别之处。一方面，文头是公文写作中特有的格式，强调了公文的责任归属；另一方面，文头中最重要的“发文机关标志”要素需要套红印刷，显示了公文的真实性和权威性。分析现行的《党政机关公文处理工作条例》和党政机关公文格式（GB/T 9704—2012），两个文件从文种的角度对部分公文的文头明确了选用标准，除命令、纪要等文种外，其它文种的文头使用没有作明确的说明。纵观公文的写作实践，大多写作者认为文头的选用对公文的行政效力影响甚微，不加区分，选用的随意性较大。为此，笔者通过大量的公文比对和研究分析，发现公文的文头可以从文种和文号两个方面加以选择和使用。

一、公文文头的形式

公文的文头，又称为版头或眉首部分，是处于公文首页红色分隔线以上的部分。一般包括必有格式要素和或有格式要素两个方面，必有格式要素有发文机关的标志、文号、分隔线，或有格式要素包括份数、密级和保密期限、紧急程度、签发人等。常见的文头有文件式、信函式、命令式、纪要式等四种形式。

（一）文件式文头

根据格式要素的多寡，文件式文头构成的形式也比较多，较为常见的有完整式、标准式、常见式等三种。

（1）完整文件式文头，即公文版头的格式要素一应俱全，且按照各要素的写作规范和编排位置一一呈现。式样图示如图1：

图1

（2）标准文件式文头，是公文版头中的格式要素有发文机关标志、文号、签发人、分割线等要素。式样图示如图2：

图2

（3）常见文件式文头，这种文头中一般只包括发文机关标志、文号、分隔线等三个格式要素，式样图示如图3：

图3

（二）信函式文头

信函式文头的格式要素和文件式文头格式要素相似，除没有签发人这一要素外，具有发文机关标志、文号、分隔线等必有格式要素和份数、密级和保密期限、紧急程度等或有格式要素。但不同之处有两方面，一方面是信函式文头的分割线不是一条分割线，而是上粗下细的红色双线（与之相对应，公文首页最下方也要同时有上细下粗的红色双线）；另一方面是文号、份数、密级和保密期限、紧急程度的编写位置不同。

根据信函式文头的格式要素的情况，信函式文头构成的形式较为丰富，常见的有完整式、常见式两种。

（1）完整信函式文头，这种文头包含了信函式公文文头的所有要素。式样如图4：

图4

（2）常见式信函式文头，此类文头包含发文机关标志、文号、分割线三要素，具体式样如图5：

图5

（三）命令式文头

这类文头和文件式文头相比，格式要素的数量相对要少，只有发文机关标志、文号等两个要素。具体式样如图6：

图6

（四）纪要式文头

纪要式文头没有严格的规定，在实际的写作实践中，大多采用类似文件式的文头，其格式要素根据具体情况进行写作，但发文机关标志、文号、分割线是最基本的格式要素。具体图示如图7：

图7

二、根据文种选用文头

公文文种是贯彻党和国家的方针政策、实施管理、沟通解决问题的有效工具，每个公文文种都决定了其自身结构要素的运用与格式的呈现方式。

2012年7月1日起施行的《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）是目前公文写作与处理时必须依据的两个最基本的规定和制度。相比较而言，《党政机关公文格式》一文对公文格式规范明确得更具体；其中，提及公文写作中有命令（令）格式、纪要格式等几种特定的格式。所以，写作“命令”只能选择命令式文头；写作“纪要”也只能选择纪要式文头。

《党政机关公文处理工作条例》在第二章“公文格式”中指出“上行文应当标注签发人姓名。”同时，《党政机关公文格式》提及上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。上述两句话虽然讲的是“签发人”和“发文字号”两个格式要素，但其都指出同一个要求，即“上行文写作时文头中必须要编写签发人”。分析现行的15种公文文种，常用的上行文也仅有“请示”和“报告”两个文种。因此，写作请示、报告两个文种时，文头中必须编写“签发人”，这意味着只能选择使用完整文件式文头或标准文件式文头。

三、根据文号选择文头

公文文种对于文头选择和运用起着决定性的作用。但是，在实际的公文写作与处理中，公文的写作者仅仅通过公文文种很难整体、准确地把握文头的选用。

目前，公文写作中，公文文号一般有发文字号、流水号、期号等形式。通过大量的公文比对和研究分析，可以发现文号和文头之间有一定的关联性。实践中，写作者可以将文号作为选用文头的一种思路，以此丰富文头选择和使用的方法和依据。

（一）发文字号与文头选用的关联性分析

发文字号是方便公文处理与查询利用的编号，一般由机关代字、年份、序号三个要素构成。如江苏省人民政府2017年发的第20号文件，发文字号为“苏政发〔2017〕20号”。类似这样文号的公文，在实际写作中，根据文头格式要素的情况，我们可以选择文件式文头。

公文处理中，发文字号是一种公文处理的格式或形式。但有时，从中也可以看到一些内容方面的反映。

党政机关所发布的函，其发文字号一般均为函号，形式上为“xx函〔xxxx〕x号”。如国务院办公厅给教育部发的《关于同意建立民办教育工作部际联席会议制度的函》一文，发文字号为“国办函〔2017〕78号”，此时文号中的“函”，从内容上可以理解为文种“函”的嵌入，从形式上可以理解为全文格式采用信函式。在国务院发布的公文中，文种批复所采用的发文字号也全都是函号。如国务院给辽宁省人民政府《关于沈阳市城市总体规划的批复》一文，发文字号为“国函〔2017〕92号”，此时文号中的“函”，内容上不可能是文种“函”的意思，只能理解为一种特定的指向，形式上也可以理解为全文采用信函式格式。此外，党政机关所发布的部分充当平行文的通知，其发文字号也常用函号，如国务院办公厅给河南省人民政府《关于批准焦作市城市总体规划的通知》一文，发文字号为“国办函〔2017〕72号”，此时文号中的“函”，从内容上也只能理解为一种特定的内容指向，形式上理解为公文采用信函式格式。由此可见，公文写作与处理中，文号为“函号”（形如：xx函〔xxxx〕x号）的公文，其一般都选择和使用信函式文头。

党政机关公文处理中，有时发布公文的文号会采用“xx电〔xxxx〕x号”，其公文也选择和使用信函式文头。如国务院给各地方政府送达的《关于调整证券交易印花税中央与地方分享比例的通知》一文，其发文字号为“国发明电〔2015〕3号”，此时发文字号中的“电”字，意思是公文采用电报的方式发布，这代表了公文发布的一种特殊方式。

综上所述，“xx函〔xxxx〕x号”和“xx电〔xxxx〕x号”的两种发文字号一般选用信函式文头。此外，以其它形式的发文字号形式出现的公文可以选用文件式文头。

（二）流水号与文头选用的关联性分析

流水号一般形式为“第x号”。查阅大量的公文，命令、公报、公告等公文一般采用这类文号行文，且文号采用累计流水号。如国务院2017年4月14日发布的命令，其文号为“第678号”。以这类文号发布公文时，其文头一般选用命令式文头，略有不同的是公报和公告文头的发文机关标志要改为“ⅩⅩⅩ公报”或“ⅩⅩⅩ公告”。