朱莎玲

【摘 要】信息时代的显著特征是信息资源的极大丰富，计算机的广泛应用和互联网技术的出现，使得信息的收集和传递更加便捷。如何在确保安全保密的前提下最大限度发挥文件作为信息属性的固有价值，是当前文件管理人员需要认真研究的课题。本文从加强文件管理人员的业务能力培训、树立全员安全保密意识、健全保密制度，增加硬件建设投入等方面，探讨在新形势下做好文件保密工作的具体策略，希望能给同行提供一些参考和借鉴。

【关键词】信息时代；文件；保密

随着计算机的广泛应用和互联网技术的迅速发展，信息的传播更加方便、快捷。每天都会有大量的信息涌现。信息时代，对文件管理的保密工作提出了新的挑战。笔者结合多年的文件管理工作实践，提出从以下几个方面入手，做好文件管理的保密工作。

1 加强文件管理人员业务培训，适应信息时代文件管理工作的新要求

信息时代一个显著的特征是借助计算机技术和互联网联结，打开了传统模式中的地域和时空限制，文件管理人员可以随时随地收集、整理文件资料，用户也可以随时随地通过互联网查阅相关文件资料。这些必然对文件管理人员提出了更高的要求。文件管理人员一方面要转变观念，从传统的纸质媒介的管理向着在传功模式的基础上兼具电子文件的管理的双套模式转变。纸质文件需要实现数字化、信息化。计算机技能培训对文件管理人员成为当务之急。首先是要掌握文件扫描、图像处理、文字编辑等基本技能，以及电子邮件的收发与整理；其次是结合档案专业知识，对文件进行编目，以利于查阅检索；第三，学会在计算机上调阅文件，以便提供更加方便快捷的服务。由于文件涉及到单位和国家的机密，在纸质文件和电子信息处理和利用的过程中，文件泄密是所有工作人员始终必须高度警惕的事情。纸质文件的签收、发放、回收等可以通过文件管理人员严格按照相关制度进行操作。电子文件的保密很大程度上需要技术防范。对电子文件也必须根据密级设定查阅人员的权限和保密期限。因此，电子文件加密技术以及权限设定也是文件管理的一项基本技能。所有这些技能都需要经过系统培训，反复模拟操作。

文件管理的信息化是时代发展的必然趋势，工作人员的电子信息管理技能直接决定了单位信息化的程度。为了更好地帮助档案管理人员熟悉文件信息化的特点、适应信息化的工作环境，本单位要定期组织人员去信息化程度较高的外单位参观，直观地体验信息化管理工作的魅力，吸取宝贵的管理经验。文件管理在社会快速发展的大环境中，也必须加快发展的步伐，每一位文件管理者都需要加强自身管理知识的进修，提高自身的业务管理能力和综合素质，满足信息化时代的要求。

2 普及保密知识，树立全员保密意识

文件可以分为内部文件和外来文件。内部文件又可分为工作文件和管理文件。外来文件一般是上级主管部门签发的文件和其他单位交流文件。所有的文件都是对单位发展有着重要价值的资料，單位的员工都要高度重视文件的保密工作，珍惜单位发展的成果，尤其是涉及到本单位的机密，如管理文件、科研专利、人事编制等，都不得随意对外透露。文件管理人员是所有档案的直接接触者，在保密方面肩负着神圣的使命。首先要加强自身道德品质的修炼，培养自己的良好的职业操守，做到工作之外的时间和场所对文件内容守口如瓶。每天上班首先要检查办公室门锁、窗有无异常，文件柜内是否整齐有序。下班前需要对当天调阅的文件进行认真核对和整理，确保文件完好无损。另外，文件管理人员需要提高网络安全意识，对电脑加强对电子档案调阅的监督和管理，电脑连接上互联网后，信息交流更加方便，但同时也会有大量的病毒侵入，每天需要对电脑进行杀毒，防止木马程序“盗窃”账号密码和资料。网络用户身份验证的方式需定期更新，杜绝用户密码被盗用的现象发生。文件加密密码也要定期修改，从技术上防范黑客攻击。

文件是用来指导工作的，利用率非常高。基本上每个人都会使用到与自己工作内容相关的文件。因此，保密工作并不只是某几个文件管理人员的职责。文件管理人员不仅是单位档案保密工作的具体执行者，还承担着整个单位保密工作的协调和统领工作。文件保密，人人有责。树立全员保密意识是确保文件安全的关键。管理人员需要建立与文件保密有关的规章制度，编发国家保密法的有关条款，并组织全员学习。单位定期举行保密知识竞赛、辩论等等活动，普及保密法规。贯彻“档案保密，人人有责”的理念，动员单位所有的人都参与到保密工作中来，成为保密工作的践行者。以学校为例，文件管理人员结合保密法规和单位的具体现状，制定出具有本单位特色的保密制度，报请学校领导审批并执行。保密制度不仅要有具体的办法和措施，还要有明确的奖励和惩罚条款。学校领导要带头遵守和执行保密制度，加强对关系到学校发展大计的核心文件的保管，并将最重要的文件及时交给档案部门存档管理。各二级单位设专人负责文件的收发、整理和存管，杜绝重要文件随意摆放甚至无人过问的现象。二级单位文件管理人员要服从学校相关职能部门的统一领导和调配，定期将重要文件送学校档案室留存。学校全体人员在调阅文件的过程中，都要牢固树立保密意识，不得随意复印、抄录、拍摄等，在浏览电子档案时保护好自己的用户名和密码，浏览结束后立即关闭浏览页面，退出电子信息资源库。

3 加强文件保密制度建设

文件保密与国家和单位的利益息息相关。保密工作是否能健康有序运行，离不开保密制度建设。规章制度的出发点不是为了约束大家利用文件，而是为文件的利用提供行为指导。这就要求我们在制定规章制度时要更多地体现出具体的措施。让文件资料在规章制度保驾护航下最大限度地得到安全利用。 文件保密制度建设可以从以下几个方面入手。

1）健全文件收发制度。每个单位都要建立自己的文件台账，编制切合本单位具体工作实际的文件目录。收到的每一份文件，首先都必须登记台账。发放文件有专门的签收簿，每一份发出去的文件都在签收簿上认真登记，注明发放的部门和签收人，需要回收的文件，必须严格对照签收簿上的原始记录回收。不得出现漏发、错发、漏收等现象。endprint

2）完善文件传阅制度。管理人员根据文件的来源和具体传阅范围做好登记，严格按照指定的传阅范围发放文件。机要文件的传递必须有专人负责，不得互相之间随意传递。不需要知道机要文件内容的人不得阅读文件或打听文件内容。机要文件阅读完毕应及时返回给机要秘书存档保管，对于机要文件精神的讨论都只能在规定的传阅范围内进行，任何人都不得向无关人员透露文件内容。机密文件原则上不得在外过夜。

3）完善借阅和复制制度。文件借阅和复制对文件管理人员来说是一项常规工作，也是发挥文件价值的重要途径。但文件的借阅和复制必须有严格的制度。文件的借阅范围、借阅地点、借阅时间都必须有明确的规定。原则上，文件的借阅都必须在文件管理人员指定的地点进行，确实因工作需要借出的文件，必须有严格的审批程序，并有具体的安全保密措施。抄录和拍照都必须经管理人员允许。文件的复制也必须经相关领导审批、由专职管理人员进行操作。无论是抄录、拍照，还是复制件，其秘密等级都应视同原件，不仅在借阅本上登记，还应要去借阅人员确保文件内容的不泄露。

4）完善文件清理、销毁制度。文件清理和销毁是文件管理的重要内容，我们每天都会面对大量的纸质文件和电子文件，文件的利用价值和保密都有时效性。我们一方面在整理最新的文件，另一方面对原有的的文件必须进行定期清理。对于已经没有利用价值的文件按照清理流程和销毁流程及时处理。任何人不得随意处置过期文件。文件的销毁是一项严肃的工作。一份文件是否销毁，首先要经单位保密委员会讨论决定，对于有档案价值的，原件存放档案室，所有的复印件都在指定地点销毁。没有保留价值的文件，经保密委员会讨论和领导审批后直接销毁，并做好记录。

5）完善奖惩制度。文件保密工作必须有严格的奖惩制度。保密工作，责任到人，建立全员考核机制。对于严守机密，维护单位利益的员工在年终考核上给予积极奖励，而对于泄露机密的行为严惩不贷。为保证奖惩制度执行公平公正，我们必须加强对文件保密工作的监督检查。检查可以分为抽查和全面检查。抽查可以每两周一次，重点检查各项制度的落实情况。每个月或者每个季度进行一次全面检查。检查结果作为奖惩的依据。

4 加大文件管理硬件設施投入

为了提高文件保密管理的成效，适应信息时代文件管理的特点，单位需要加大文件管理硬件设施的投入。单位档案室承担着整个单位的重要文件的存管。条件比较好的单位，可以建设独栋楼房的档案中心或档案馆，扩大档案库的存储空间，并且建有专门的机房，提供电子档案的现场查阅服务。大多数单位的档案室一般都是设立在行政办公大楼里，档案室地址的选择要考虑防盗、防湿防潮等。档案室的窗子都要加防护栏，档案室第一道门采用双门双锁。室内主要部位安装监视器、报警器。档案室应为单位整个安防系统里24小时监控的重点部位。并且根据消防部门的相关规定，安装烟雾探测器，配备足够数量的灭火器。为了存放绝密文件，还需要购置置密码保险柜或带有密码锁的柜架。单位还要加大对现代化的电子档案库房的投入和建设。现代化的电子档案库房由专用服务器、专用计算机以及专用电子阅览室等组成。专用服务器与互联网之间的连接要安装功能较强的防火墙，档案室需要培养或引进熟悉计算机安装、调试和维护的人员，尽量避免临时从外单位抽调人员处理涉密计算机的相关操作。电子阅览室的计算机台数，根据实际使用的情况进行配备。单位各个部门设置专门的文件室，配置保密性高的文件柜和保险柜，机密文件都保存在保险柜里。安装配置高的计算机、打印机、复印机、扫描仪以及碎纸机等。文件室提供备用电脑，供临时查阅。

5 结束语

文件保密是一项系统工程，需要单位全体成员的高度重视和积极参与，每个人都以主人翁的姿态去利用好文件，并捍卫文件的安全，维护单位的利益。为适应信息化对文件管理的要求，文件管理人员要加强业务能力的培训，转变思想观念，更新知识结构，大胆实践，进一步提高自身的文件保密方面的管理能力。

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