丁磊

【摘 要】“本文以项目管理为出发点，结合科研院所信息化系统的实际需求进行分析和设计。符合科研院所的信息化发展需要，提高了工作和统计的效率，更可以为高层和管理部门的决策提供更充分、准确、科学、合理的依据”。

【关键词】项目；管理；信息化

0 引言

在竞争日益激烈的市场环境下，各类项目信息错综复杂，大量数据需要动态的跟踪与管理，想要提高管理水平和工作效率必须使用先进的方法及工具，必须结合单位的性质和实际需求，建设与现代化管理要求相适应的信息化系统。

提到信息化系统，很多人都会自然而然的想到办公自动化OA，但是OA并不全面，他仅代表了公文流转、信息交互，而不能体现与管理相关的人、财、物、科研等方面，不能直观的进行数据统计和展示，更不能使单位高层和管理部门进行阶段总结，问题梳理和统筹规划。

真正符合现代化管理要求的信息化系统，不是单一的科研管理、人员管理、资产管理和财务管理的其中之一，而是一个高度集成的，可以覆盖到单位管理各方面的系统，如果说这个系统要以科研院所的核心为导向建立，那么它必然要建立在科研项目管理基础上，由此一点突破，在不同阶段进行科研、人事、财务、资产的对接，并能查询和统计出各类相关数据。下面针对科研院所的项目管理模式为基础，进行了信息化系统的需求研究和分析。

1 系统的建设原则

（1）实现业务的流程化、过程的可视化、提高科研效率，保障科研管控体系，促使知识共享与技术沉淀。

（2）实现项目信息的动态采集，保证项目状态信息、经费执行情况等动态信息的鲜活性。

（3）实现项目信息的规范管理，建立项目档案，完善评价体系。

（4）实现项目管理流程的无纸化办公，进一步提高效率。

2 系统功能设计

依据科研院所项目管理流程以及结合人事、资产、财务等多方面的业务需求，信息化系统的功能应该包括以下11个方面。（详见图1）

2.1 项目前期管理

此模块是项目前期最初的数据管理，管理部门可以进行指南发布，研发部门通过指南、市场调研、用户需求或上级指令获取到的需求信息进行申报后，组织项目立项可行性评审，结果进行上报、审批、归档。通过评审的项目由管理部门进行批复，之后转入项目实施阶段。本模块的主要由科研管理部门负责。

2.2 项目实施管理

此模块包括项目实施的全周期管理和维护过程。包括任务下达，由前期模块批复下达的项目会直接继承到此模块，之后编制项目任务基本信息和实施方案，内容应该涵盖项目名称、类别、负责人、承担部门、任务来源、技术性能指标、功能性要求、适用的法律法规要求、项目周期、经费投入、技术路线、人员及资产设备投入等信息，应尽量详细并与项目合同或任务书内容相符；季度报告和中期检查，这是对项目在一段周期内可交付的成果、进度和效果进行收集、审查或检查，系统中应可设置提醒点，到了相应时间点，应能提醒项目负责人进行季度报告和检查报告的填报，提醒科研管理部门开展审查和检查工作；项目变更管理，在项目实施阶段中，存在着各种不确定的客观因素导致项目的信息需要修改，如：设计方案、技术参数、项目主要成员的变化、经费或进度调整等，此时需要对整个项目进行调度，因此要对变更的内容进行评审或者审批；项目验收管理，可分为验收申请和验收评审两部分，验收申请由项目负责人向科研管理部门提出，同时提交编制的项目结题报告，科研管理部门审核后组织专家组对项目完成情况进行验收评审，评审汇总出具专家意见，通过审批后确定该项目结题；结题归档管理，项目在通过验收之后，项目负责人应将项目全部的过程文档进行归档，如各类合同、检测报告、研究报告、评审意见、会议记录等；结题后的项目将转入成果管理模块。此外本模块中还应该包括进度管理、阶段评审、中止管理、项目设备信息和项目组成员信息等内容。这些是对项目在整个实施过程的管理。本模块的主要由科研管理部门负责。

2.3 合同管理

合同可分为项目合同、外协合同和其他合同。项目实施进度基本上是以项目合同签订的实施进度节点来对应，所以项目执行与合同关联是必要的。合同管理的目的是通过计算机辅助手段将合同信息结构化、电子化，使得合同信息管理更加及时有效，统计分析更加方面灵活。最终使之成为考核和安排项目进度的依据，促进整个项目过程的信息化管理。功能应包括合同的申请、审批、变更及合同的台账管理，并能够查询合同与项目之间的关联性。本模块的主要由科研管理部门负责。

2.4 经费管理

经费管理是针对项目过程中产生的经费信息进行管理，经费管理依托于项目，包括全周期预算管理，是项目负责人对项目经费进行分类预算，形成的全周期預算计划表；经费收入管理，是对项目相关收入情况的管理，对每一笔收入的款项进行记录；经费支出管理，主要针对项目过程中款项的支出进行显示，包括支出内容、明细、支出时间等；经费使用管理，对项目经费使用的总体情况进行记录，与预算和计划进行对比，保证领导可以随时查看经费的使用情况，方便管理部门对项目经费成本的统计和了解。本模块的主要由财务、科研管理部门负责。

2.5 成果管理

成果管理模块是对项目中产生的如样机、软件、专利、论文论著、软件著作权、标准，包括获奖情况以及应用于推广情况等进行管理，这些是科研项目执行过程中的必然产物。应实现成果鉴定的功能，由项目负责人根据项目成果的实际情况，将成果上报给科研管理部门申请成果鉴定，后者对于上报的内容进行审查，必要时进行评审，鉴定完成后进入成果台账，可对通过鉴定的成果进行汇总。本模块的主要由科研管理部门负责。

2.6 查询统计

查询统计模块主要实现辅助高层领导和管理部门进行项目、经费、资产、人事等综合统计分析以及生成不定式报表时使用，即辅助参考数据信息，以便进行决策分析。项目统计可通过自定义的时间区间、经费区间以及级别、类型等信息进行查询统计和分析，还可提供计划与实际达成情况的分析表，并提示项目可控状态；经费统计是按不同范围分析经费的使用情况，通过预算和实际支出情况对比得出实际经费执行率或以往的执行情况；资产统计可分析每一类设备的使用率等信息；人事统计可分析每位研发人员周期内承担项目等信息；以上功能须能以柱形图、曲线图、分布图等图表的形式直观展现。但在实际使用过程中，存在更多的可能性，因此系统需要进行更灵活的设计以满足不同的查询统计需要。不定式报表是在系统实际使用过程中，操作者依据当时的需求，将项目计划、实施、验收、成果管理等过程中的不同字段和不同需求进行表单提取。本模块的主要由科研、经费、资产、人事等管理部门负责。endprint

2.7 资产管理

资产包括检验检测设备、办公设备等，依托于项目中可管理和查看正在用于项目中的资产明录，以及目前闲置的资产设备等，本模块辅助项目研发环节的统筹规划和调度，并且由项目经费购置的设备仪器需要由此進行固定资产的审批和入库工作。本模块的主要由资产管理部门负责。

2.8 评审管理

网络评审管理模块实现项目评审和人事评审的网络化和智能化。并完成科研院所内、外专家信息的统一管理，可按专家的职称和专业领域等进行划分，并可对专家的每一次评审效果进行评分标注，从而对专家的能力进行等级划分。管理部门可在此进行评审信息的发布、评审形式的编制、专家的选取、评审标准的设定。针对每一次评审，都会将所有的专家意见进行汇总归纳，每位专家的意见会逐一列出，系统还会根据专家打分和设定的核算公式将评分进行统计和判断此项评审是否通过。以此完成项目立项、检查、合同、变更、结项、人事等方面的评审活动。本模块的主要由科研、经费、人事等管理部门负责。

2.9 人员管理

人员管理包括人才资源的基本信息，对科研人员进行分类，如所学专业、现从事专业等，姓名、所属部门、基本介绍、职务职称、主持和参与项目情况、奖惩情况等等。本模块的主要由人事管理部门负责。

2.10 综合管理平台

此模块是对日常和综合性事物进行管理的模块，处理上级部门和领导下达的阶段性、系统性和临时性日常任务和安排，系统对这些信息进行记录和管理，系统通过任务分配、回复任务完成情况等方式实现，必要时可进行汇总，可成为工作量核算的重要因素，就广义上来讲这个模块更像是传统的OA系统。其功能还应包括政策法规和办法标准的管理、学术活动的管理、通知和消息平台，个人工作平台、备忘录、共享下载中心等。本模块适用于所有系统用户。

2.11 审批流程

嵌入于项目前期管理、项目实施管理、合同管理、经费管理、成果管理等模块，对于申报立项、任务下达、变更、验收、各类评审、结项、归档等里程碑环节和重要节点进行网上审批的流程。审批流程应依照项目负责人-研发部门负责人-相关管理部门-高层领导的顺序进行。

3 系统的用户部署设计

系统的使用者应为多级用户，不同的用户拥有不同的权限，可以在系统中对项目进行不同类型的信息查询、统计和管理，应按照以下权限进行划分。

（1）高层领导：所有信息的查询和统计；

（2）管理部门：对涉及到的科研、财务、人事、资产信息进行管理；

（3）研发部门领导：对本部门的各项信息全面管理；

（4）项目负责人：对自己负责的项目进行全面管理；

（5）一般研发人员：查看自己参与的项目情况。

4 结语

通过以上需求研究和分析，此信息化系统可实现项目前期阶段、实施阶段、验收结题阶段、成果转化阶段的全过程信息化管理，可全面掌握项目的各类信息，如项目概况、计划进展、费用执行、成果统计、设备资产和人员投入等信息。是结合科研院所信息化管理的实际需求，利用现代信息科技手段设计的技术先进、功能完善的管理系统。通过网络化和数字化的数据采集提高了审核工作的全面性、及时性和准确性。最终实现工作管理的现代化、程序的规范化和信息采集的动态化，为科研院所高层和管理部门的决策提供更加充分、准确、科学及合理的依据。

【参考文献】

[1]戚安邦.《项目管理学》第二版，科学出版社，2012.12.01.

[2]白思俊.《项目管理案例教程》第2版，机械工业出版社，2009.02.01.endprint