大数据时代爆炸产生的海量信息给各行各业的管理带来了历史性的变革，哈佛大学社会学教授Gary Kim说：“这是一场革命，一个巨大的数据资源使所有领域的量化进程开始了，无论是学术界、商业界还是政府部门，都会在各个领域开始这个过程。”高校档案管理工作也不例外。任何一所高校的档案都是这所高校党务工作和行政工作以及其他各项工作中形成的有保存价值的资料，它以文字载体、图表载体和声像载体等不同的形式存在着，是一所学校产生和发展的历史凭证，并随着学校的发展而逐步发展积累，只有它可以承载一个学校详细真实地历史全貌和文化积淀。高校档案是高校教学科研评估的基础，是衡量高校办学水平和教学质量和科研实力的重要依据，在目前的高校管理环境下档案它直接影响和决定着一个高校水平评估的等级。作为信息资源基础它也是一所高校的后来者了解过去、总结现在和预测未来的依据，更是高校管理者科学决策的重要参考资料。所以说高校的档案管理工作不仅保证了档案材料的安全完整性，也是国家和上级部门进行教学和科研检查评估的依据，在教学和科研检查评估实践中，上级派来的各位评估专家除了住进学校实地了解学校的教学科研现状，更多的是调阅学校的相关教学和科研档案材料并以此来佐证学校的办学定位和培养目标是否合理，是否将人才培养置于学校工作的中心地位，是否重视师资队伍建设，是否不断的在改善教学资源和科研条件等等。所以说高校的档案管理工作在高校的发展中有着十分重要的作用。

1 目前高校档案管理的不良现状

大数据刺激了人们思维方式的转变，加快了高校档案管理工作的转型升级，但在高校档案管理工作中目前还存在着一些不利于档案管理工作适应大数据变化要求的问题。

1.1 高校对档案管理工作不够重视

目前高校对于档案管理工作的重要性认识不足，有些管理者认为档案管理就是人事档案的转交、整理以及归纳等方面的事情，所以在档案管理的人员配备上往往是低学历或者是解决高层次人才的家属安置，在对该群体人员的管理过程中缺乏与时俱进提升素质的制度性规范，人员素质的欠缺导致了档案管理的网络化程度比低，难以有效的发挥互联网的有效价值。档案管理者由于自身知识结构的限制也缺乏档案信息化管理的意识和现代化档案管理的理念。其结果导致高校档案管理的效率底下，档案管理工作的效能没有无法发挥出来。档案管理者缺乏对档案管理工作的准备，把档案管理简單化为整理档案，存放档案、保管档案。加之高校目前对档案管理就整体上也缺乏必要的分类标准，关于区分文书档案和各种教学科研类型档案没有细则，凭感性认识归集分类置放，没有一个系统性和完整性的科学的管理规范体系，档案管理人员晋升职称也只能是参照外边档案系统的文件去准备资料并参加外边档案系统的评审。平时对于教学档案的收集保管缺乏专人管理，在院系大多是教学秘书监管，于是就出现在接到教育部参加评估的通知后，突击补资料、查试卷、审改以前毕业论文问题的行为。有些课程的试卷以及分析报告丢失，有些在计算机上完成的实验报告没有存盘。原因是这些资料在管理者眼里没有纳入档案管理的范畴，加之实验室有时可能是临聘人员又不断地更换，临聘者也不懂那些需要留下来，于是试验资料最为教学重要的档案资料就人为流失了，有些材料缺乏连续性。比如在高校目前有一些实验室一直对学生开放，但是教学评估时却发现没有开放记录等凭证材料。在迎接上边评估时的突击整改和准备资料由于对象是过去时，档案材料收集难以齐全和规范 ，虽然过去在教学实践过程中都倾注了大量的细致工作，但由于缺乏资料从而导致了拿不出过硬的凭证来证明工作确实是认真的做过了，这不仅仅给高校带来了巨大的浪费，而且很大程度上破坏了档案管理的秩序。

1.2 高校档案管理手段滞后

在大数据时代，各个行业和领域的信息化、自动化以及智能化程度都不断提升，因此在高校的档案管理中也应该加强对管理手段的与时俱进，在学校和二级院系构建统一的档案信息管理平台。在技术投入上档案的信息化管理直接影响到档案信息的整理和保存，这就要求档案管理的相关技术及时更新换代，在大数据时代需要运用现代信息技术优化档案管理。随着全社会信息化水平飞速提高，电子档案的应用需求越来越大。高校作为现代教育的重要阵地，学校应该设有电子档案管理设备，但由于受过去传统档案管理方式的影响，高校档案管理工作在高校各项工作中处于相对边缘化的地位，与学校其他领域比较档案管理手段相对落后，就目前情况看，仍以手工管理为主，计算机为辅，基本是传统的管理手段，即将各类基本纸质化档案进行严密保存，管理档案的人员就是想库管员一样看守着这些东西，档案管理者在平时的也很少与外界同行进行交流学习，档案部门缺乏应有的社会地位，资金投入短缺设备落后。即使给配备了计算机也不是用于档案管理而是供档案室的人员进入校园网使用的，这说明了档案室在大数据环境下要实现自动化、数字化建设还有一段路程要走。二级院系没有设立专门的档案管理房间，硬件配备陈旧，人员配备短缺，单位没有二级院系教学科研档案管理的制度。这种管理模式无法适应高校快速发展中急剧增长的档案信息的存储需要，更无法满足本科教学评估对档案信息快捷检索与利用的要求。

2 大数据环境下高校档案管理的思考

2.1 重视高校档案管理工作从配备专业团队做起

提高高校科研与教学等档案管理工作的效率，应该先加强对相关管理者地位的认识，领导要认知档案管理对高校管理和学科建设的重要意义，积极引入资源和人才进来，对相关工作的开展要从人力和经费予以支持，首先在高校培养一支年轻的、具有现代理念的、精干的档案管理队伍，这是提升高校档案管理工作的前提。高校管理层要改变管理理念转变管理思想，重视高校的档案管理工作，尤其是教学与科研档案管理工作且和应付评估无关，提高高校档案管理者的年轻化和专业性。在档案管理团队的建设方面，管理者多提供档案管理者的学习与交流机会，鼓励二级院校的教学与科研档案管理者建言献策，给二级院系配置专业的教学与科研档案管理者，归口分级各负其责。高校需要专业的档案管理团队，在档案管理方面也要采用科学的管理方法。专业的高校档案管理队伍在高校档案管理工作方法上是有自己先进的与时俱进的独特的管理理念，他们对待档案管理工作能够适应大数据时代的精细要求，在管理商具有专业性，也能够树立正确的一切为了学校的发展建设、为了促进教学科研的服务意识。目前高校档案资料主要以纸质为主，导致其加工程度较低，配备了年轻了热爱网络的档案团队后，这些档案精英对高校档案资料信息会尽快完成网络化、信息化以及数字化处理，会尽快构建高校的信息资料数据集，会加深资源信息的开发利用，还会利用图像文字识别技术、自动著录标引技术以及数字处理技术等信息技术，提高高校档案的建库效率和强化高校档案的数字化程度，以保证高校的档案管理工作适应于大数据环境。

2.2 适应大数据要求从提升高校档案管理手段做起

适应大数据时代的要求高校的档案管理需要给档案管理的基础设施加大投资，工作环境尤其是硬件环境是提高高校档案管理质量的基本保障，信息化的技术投入和更新档案管理设备都需要大量资金支持。由于高校的教学科研等档案管理工作需要很多部门协调才能更好地完成，所以有必要制定和完善相关工作的管理机制，制定科学、规范的管理制度。纸质档案对需要集中的档案实施集中管理、规范管理的模式，对收集、整理和装订等工作出台行之有效的办法，对难以集中的有二级院系管理的档案除了配备专人也许提供场地。在高校建设纸质档案与电子档案相结合的档案管理体系，加强对计算机、互联网等技术的应用，构建统一的档案信息管理平台，做好高校教学科研档案增量电子化和存量数字化工作，加强相关管理设备和技术的不断更新和优化，加强制定档案管理标准，保证所有管理步骤能够有章可循，全面实现网络化管理。

参考文献

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[5]王晴，大数据时代给高校档案管理工作的带来的挑战及对策[J].佳木斯职业学院学报，2016（1）.

作者简介

袁知非（1987-），男，陕西乾县，宝鸡文理学院，研究生，高等学校档案管理。endprint