王涛

摘 要：档案安全是档案工作的生命线，确保档案安全是单位全员工作的底线。本文结合实际分析了档案安全管理几个常见问题，提出了改善安全管理的对策措施。

关键词：档案工作；安全管理；问题；对策

本着档案安全是档案工作的生命线，确保档案安全是单位全员工作的底线的理念，近期，为了迎接“十九大”的召开，本院开展了由办公室牵头，分管领导和各职能部门负责人参加的档案安全专项督查活动。此次督查范围是本院各职能部门和下辖各法庭，主要采取实地查和看的方式进行的。查即查安全保密制度是否完善、设备设施配备是否齐全、运行是否正常、用电是否安全、日常管理台账是否健全；看即看档案库房是否整洁、档案实体保管情况是否良好、档案数字化加工中安全措施是否到位、信息上网安全是否有保障等。

通过督查并经认真梳理，本院档案安全管理还存在如下短板：

1.思想认识有偏差。多数职能部门总是以为，业务工作是硬任务，档案工作是软指标，导致“重业务轻档案”现象比较严重；有的人将公务活动中产生的文档留存在自己手上，不愿向本院综合档案室归档，“自留自便”和“留一手”的思想习惯比较常见；档案安全是档案员的事，与业务人员关系不大或“事不关己、高高挂起”的心态比较普遍；对签订、执行档案安全保密制度不慎重、不严肃，漠不关心、草草应付的人比较多。

2.制度建设不严密。近年来，档案安全管理方针政策、规章制度不断出台，而档案安全管理的法律法规、标准规范建设相对滞后。如，缺乏明确质量要求，操作性强的切实可行的管理条例和细化到具体工作环节的科学、规范、标准的操作程序和方法，未能形成从档案接收进库到提供利用的一套完善的安全管理流程体系，导致制度执行不给力。

3.制度执行不严肃。当前，档案安全管理法律法规、标准规范、规章制度、操作规程虽然有不甚完善之处或实行标准化目标管理有一定难度，但多数单位档案安全保密制度还是有的，只不过挂在墙上，没有严格执行。如，未能落实安全保密主体责任，建立健全安全保密管理机构，配备安全管理人员或各方配套管理措施及人员协调不到位。又如，对实行归档档案进库前进行消毒、除尘、杀虫制度不重视，导致预防虫害、霉菌污染的档案进入库房的有效防范措施未能及时和到位。

4.技术培训是短板。长期以来，档案部门侧重于档案专业知识与技能的培训，而一些档案专用设备运用与维护知识的培训较少。从培养通才型档案人才角度来审视，档案专用设备运用与维护知识的培训也应当抓好。

5.日常管理存隐患。如，由于基础设施投入不足，存在档案室设备简陋、陈旧的现象，控温降温设备也不健全。又如，防霉防虫剂长期不更换，档案库房通风除湿设备运行、维护不到位。再如，消防器材过期不及时更换、库房内有杂物堆放、卫生保洁未能保持常态；防霉、杀虫剂长期不更换，失效的东西起不到应有的作用；管理台账有，但疏于记录。

档案安全管理就是采用科学的管理方法和先进的技术管理手段有效地延长档案寿命并确保档案实体和信息安全的一门技术性工作。如何在现有条件下做好机关档案室库房的安全管理工作，妥善保管好本单位的档案，有效地维护档案的完整与安全，是档案安全管理工作的一个非常重要的管理环节，是档案保护的重中之重，是机关档案工作者的神圣职责、永无止境的科研课题。为补足档案安全管理种种短板，笔者认为，本院应当采取以下对策或措施。

1.以“零容忍”态度抓安全。按照“全覆盖、零容忍、严执法、重实效”的总要求，每年开展两次以上全面、全员、全过程、全方位档案安全检查，彻查安全隐患，补足管理短板，强化源头治理。

2.扩大宣教力度重安全。樹立“安全第一，预防为主”的安全意识，做到宣传教育先行，确保安全意识入心入脑。如，做到不让一份文档在自己手上流失、不让未公开的诉讼信息在自己这里泄露，不让一个安全隐患在自己这里出现，做到档案安全人人有关、个个有责。

3.建章立制强化管理保安全。督促各职能部门完善档案安全保密责任制、档案安全保密管理制度、档案安全保密事故应急处理机制等，建立有效机制，确保安全保密工作落到实处。

4.强素质善协调促安全。鉴于本地区经济条件比较好，档案室常规设备设施配备还是到位的。问题是设备再好，也要靠人来使用，更重要的还是持之以恒地做好检查维护工作，因此，加强对档案人员专用设备设施操作培训是必要的。但长期以来档案人员偏重于档案专业知识和技能的培训和运用，所以，加强档案人员与专用设备技术人员的沟通和协调极为重要。档案人员要坚持做好库房每日温、湿度及其它情况的记录，采用物理通风法定期通风换气，保持库房空气清新，对库房的内部环境要勤于观察，密切关注库房温、湿度变化；专用设备技术人员要加强对库房温、湿度的控制和对设备的日常监测与维护，预防或减少一些来自管道、空调、电源电路等设备运行过程中的突发故障对档案安全的影响。

5.常态化管理强安全。主要抓好思想教育常态化、制度执行常态化、定期检查常态化、台账记录常态化、应急管理常态化。要结合实际，设立安全管理基本情况、安全检查、安全隐患排查、安全事故处置等各类台帐。同时，要加强物质条件与日常技术管理相结合，两者相辅相成才能把延长档案寿命、确保档案安全的任务落到实处。因此，在有了相应的物质基础之后，保护档案的关键就在于进行有效的日常技术管理，即严格防控各种不利自然因素，尽量把不利因素对档案的损害降到最低的程度，竭力维护档案的完整与安全。

参考文献

[1]杨振秀.做好机关档案室档案库房管理.中山大学学报论丛.2006年第26卷第2期.

[2]朱方林.浅谈档案库房日常管理[J].四川档案 2001（2）.endprint