周琦

摘 要：随着我国社会的发展，各行各业也有很大的进步。在这个信息化的时代，一个企业要想有很好的发展必须管理好企业的各项信息。企业档案作为企业的重要信息，更应该认真管理。但是，传统的企业档案管理已经不再适用现如今企业发展的要求，所以要对传统信息管理方式进行改革，从而适应现代市场的要求，促进企业更好而发展。本文针对当前企业信息化管理建设所存在的问题展开分析，深入探究并提出解决问题的方案，希望能够帮助企业更好的完成信息化管理建设。

关键词：知识管理；企业档案；信息化；工程建设

如今信息化管理对企业的发展越来越重要，但传统的信息化管理方式早已不能满足企业发展的要求，传统信息化管理必将会迎来一场全新的改革风暴。如今企业的档案大多数都是用电子信息档案存储，主要是由企业的信息管理部门负责。企业的档案和企业的文化同样重要，所以决不能忽视企业档案的管理。相比较与现代的管理方式，传统的档案管理重点在于对档案的各种流程，例如档案的建立、档案的存储、档案的运输和档案的查询等工作，但如今的信息化管理方式的重点却完全不同，现代信息化档案管理注重的是档案的价值，通过现代信息技术实现对档案的管理，提升档案的价值，为今后企业的发展提供资源保障。

1 知识管理背景下企业档案信息化的重要意义与价值

现代信息化管理档案主要是为了体现档案的价值，所以在管理过程中要注意管理的方式技巧，在管理过程中，使用信息技术对企业的档案进行管理，满足企业或者客户对信息的需求，提供较人性化的个性服务。在管理过程中，要使用信息技术对档案进行管理工作，确保档案价值的真实性和可靠性，提升档案的价值。在管理方面需要对用户做深入调查，提高用户的体验效果提供更人性化的服务。档案管理主要是管理各种文本文件，知识管理则侧重于技术方面。在当前背景下，原本只是简单的文字的档案如今具有了一定的技术含量和技术价值，从而提升了档案的价值。这种价值的转化从根本上提升了企业的市场竞争力。这是与传统档案相比最大的区别，同时也是传统档案没有的价值。

2 传统档案管理方式存在的弊端

2.1 改革进程缓慢

在如今的市场环境下，企业传统的档案管理方式已经不再适用，但是即使是这样，新的企业档案管理方式也依旧没有成型，从而大大制约了企业档案管理的发展和运行。在市场发展的现阶段，很多企业不够重视档案的管理工作，使得企业档案管理制度不完善、管理效果大大减低，严重阻碍了企业的发展。也有一部分企业认识到了档案管理信息化的重要性，并且在一定程度上实现了自动化办公、自动化信息管理以及自动化系统等的应用，从而提升企业的信息化水平，加快企业的发展。但是不管是办公自动化还是信息自动化，都会导致企业的信息量大幅度增加，而落后的传统档案管理模式却跟不上自动化信息进程，同时企业档案管理人员的个人素质也无法达到发展要求，最终导致企业档案的管理工作进程十分缓慢。

2.2 观念

在绝大多数企业中，很多员工对档案管理的认识还不够完全，并没有充分认识到档案管理对企业发展的重要性，员工在从事档案管理工作时只是盲目应对，没有具体的观念和思想，不重视企业的档案管理工作，导致企业档案管理出现漏洞或者企业档案等资源得不到有效的利用。从而严重影响档案管理工作进程和发展，进而阻碍了企业的发展。

2.3 制度

在制度上，传统的档案管理需要很多专业人士，同时也非常耗费时间。而往往企业的档案是来自企业各个方面的，从技术、人员、资金、管理、设备等等，在对这些进行档案采集时就需要花费很多时间，严重影响了档案管理的效率。在对档案进行保管储存时需要非常大的空间才能完成，即使是这样也依然不能保证档案的存储数量，时间越久，企业档案累积的也就越多，如今还在实行传统档案管理方式的企业面对庞大的企业档案已经不堪重负。不仅仅是存储，在查找档案时也同样费时费力。即使找到档案，但因为都是纸质的，经过长时间的存储很容易会出现遗失、字迹不清等现象。而且部分企业在进行档案管理工作时并没有实行集中的统一管理，而是让各部门、机构分别保存并且管理自己的档案，这样既不能对档案信息进行有效的整合，同时也没有实现信息的共享。这种错误的管理方式既浪费时间还浪费人力物力财力，需要对这种制度进行改革，如果在不进行改革，会严重阻碍企业的发展进程，甚至被市场抛弃。所以，只有从思想上开始，认识到企业档案管理的重要性，才能对当前存在的弊端进行全面改革，建设适应当前发展的企业档案管理模式，从而适应现代市场和企业发展的要求。

3 实现企业档案信息化的途径

科技技术的进步使工业经济逐步发展为知识经济。如今信息化的发展更是把知识经济推向了发展的顶峰，在不久的将来，知识经济将会成为主导全球经济发展的模式，所以为了适应今后经济的发展模式，首先从企业档案管理开始，进行全方位改革。

3.1 观念

在传统档案的管理过程中，无法对书籍、报纸等纸质文件进行区分，无法体现出档案本身的价值和独立性。如今信息化技术要求档案和文件进行根本上的区分，从而增强人们对档案的认识，可以把档案管理与企业文化相结合，从而不断强化人们对档案管理的观念。要认识到知识是企业最重要的资源，它能够让企业不断提升自身的价值。而知识管理的目的就是整合这些信息资源使它们发挥出其内在价值，而不单单只是对信息的收集、整合、积累，要把这些积累的文化变成企业的历史和企业的文化底蕴基础。在对档案进行管理时要实知识和技能全面应用，所以要对档案管理人员进行更深层次的技术和知识的教育，这样可以让员工认为在进行档案管理工作时会有更好的发展，从而提升员工的工作积极性和员工的归属感，这样员工在进行档案管理工作时也会更加认真。所以要不断强化对档案管理的概念，可以组织一些档案管理的学习课程，从而应对当前管理模式中存在的不足，能有更多更好的解决办法。

3.2 制度

要全面提高企业档案管理水平，还要完善企业档案管理技术。只有过硬的技术支撑，才能实现档案信息化。建立企业自己的信息档案系统、局域网等，实现信息共享，让企业内部之间能有更多的交流，同时还有利于技术的发展和成熟。企业一旦拥有自己的知识网络，员工就可以在网络中学习更多的企业知识和技能，还能够实现知识的共享。传统的档案室通常是图情一体化的，现代信息化档案建设也应該做到这一点，从而使档案的管理和应用更加智能化，一体化，能够提供更人性化服务。

4 总结

综上所述，知识与企业档案信息化的建设对企业未来的发展起到十分重要的作用，这顺应了时代的发展和潮流，是如今信息化市场极为需要的。如果企业想要在未来的市场竞争中稳固发展，就必须正确对待知识管理和企业档案的信息化管理，不断加强对知识管理和企业信息化的管理程度，只有这样才能展现出企业在当前竞争中的优势，更加适应这个时代的要求和变化。以上就是笔者的观点，希望能够帮助企业认识到知识管理和档案管理的重要性，促进企业的发展。

参考文献

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