孙可畏+李金博+王娜

摘要：财务档案是高校财务工作中的重要一环，也是最容易被忽视的一环，财务档案管理水平的高低决定了财务及学校各项相关工作的水平。本文从一般高校的共性和高职院校的特点出发对财务档案管理问题进行分析，并提出相应的解决对策和建议。

关键词：财务档案管理；高职院校；存在问题；对策建议

中图分类号：G717 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2017）40-0008-02

財务档案是财务管理和会计活动中直接形成的具有保存价值的会计凭证、会计账簿、财务报告等，一般由财务处归集，先在财务处保存2—3年以后，再移交到学校档案室，这就涉及财务档案在财务部门的归集、装订、保管存放、移交时间、相关的借阅手续、保管存档时间、过期档案的销毁手续和程序等环节，同时这些档案还具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性，不得随意篡改，任意存放，要求做到会计档案的真实、完整、无损。高校会计档案是体现高校经济状况、财务收支情况及其结果的重要资料证据，是进行会计监督、分析、决策和制订计划不可或缺的依据和支持。因此管理好高校会计档案，对高校的发展有着重要的意义。

一、高职院校财务档案的现状及问题分析

1.高职教育作为高等教育的重要组成部分，近几年得到了突飞猛进的发展，各个高职院校为了应对教委等行政部门的评估，都比较重视教学档案、学校文书档案以及与评估关系密切的档案管理，而严重忽视了对财务档案的管理。财务档案表面上虽然是简单的装订整理与保管借阅等，貌似没有其他财务岗位与会计核算关系密切，看起来相对简单，专业性不强，是财务工作岗位中最容易被忽视的岗位，但却是所有工作岗位成果的汇集与证据。财务档案在高校中一般都有人兼职或专职负责，很多人认为只要相应管理者做好工作就能水到渠成，万无一失，实则不然，如果财务工作中的其他环节对档案的初步整理与保存重视不够的话，只靠档案相关人员是远远不够的，难免会出现纰漏。众多高职院校早就已经实现了财务信息化，但是长年累月，我们基本上已经习惯了保存纸质档案的方式，相关的人员对档案信息化的学习了解不够，仅是习惯性地沿用以前的路子而已，这当然会阻碍财务档案数字化管理的进程。综上所述，高职院校普遍形成了档案管理意识淡薄、管理制度不完善等问题。

2.除了认识管理上的问题，财务档案人员的业务水平和责任心也有待提高。有的学校虽然指定了档案管理人员，但大多数并不是专人专岗，专门学习过财务档案管理知识的人更是少之又少。一般在忙其他岗位工作的时候，档案工作往往会先搁置一边，这就造成了档案在堆积过程中容易丢失、混乱，给之后的装订整理工作带来了一定困难。档案装订时，由于堆积时间过长或者其他工作的分心，为完成进度经常是赶工完成或者找其他不了解流程的人帮忙完成，这样就很难保证装订的质量。像凭单顺序颠倒、附件折的不规范不整齐、装订不牢固等问题是显而易见的。装订之后的财务档案管理工作也是财务部门的一项日常性业务工作，其中包括档案的借阅、移交、保管等环节。为了应对各类审计等相关监督工作，财务档案的借出与收回是家常便饭，一般外部的审计都能做到交接清楚，签字齐全，但是学校内部的借阅却很少落到纸面上，往往都是一句话的事，责任交代不清。按规定财务档案的保管期限一般为10—15年，然而大多数学校对已到期的会计资料没有及时清理、鉴定、归档、销毁。二三十年前的资料都还堆放在档案室，既占用了有限的资源空间，也增加了期限内财务档案查找的难度，影响了档案应有功能的发挥。财务工作由于其特殊性，为了规避风险，一个人在一个岗位的时间不会很长，会经常轮换岗位以达到内控效果，这就涉及了档案移交的问题。然而，其中一些会计档案资料移交不全，随人调离而丢失，移交流程不规范，责任划分不明确，处于一种比较混乱的状态。以上这些都体现了高职院校档案管理人员水平不足，对档案流程和相关规定学习不够，对财务资料档案的重要性缺乏应有责任感的问题。

二、改进财务档案管理的几点建议和措施

在分析了高职院校财务档案管理现状和问题的基础上，要采取积极有效的措施，要科学地认识财务档案管理的系统性、完整性、真实性，使高职院校财务档案管理沿着科学化、规范化道路发展。为此，笔者提出以下几点设想。

1.首先思想转变是做好档案管理工作的关键，要提高对高职院校财务档案管理重要性的认识。要改变只重视财务常规工作而忽视财务凭证归档的观念，不断完善内部财务的档案工作。学校和各部门领导要高度重视财务档案的管理工作，一方面建立和健全相关的财务档案管理制度，比如档案保管制度、档案保密制度等，从根本上加强财务档案的管理环境和制度建设，以保障财务档案的日常管理规范有章可循。另一方面在人力、物力、资金、时间诸多方面给予投入和支持，定期选派相关工作人员参加专业培训，加强职业道德教育，学习档案信息化相关知识，保证相关人员的继续教育。其次，档案工作是记录学校经济活动的重要载体，需要工作人员具备细致、准确、耐心的工作态度，强化全体财会人员的档案意识，每个会计人员在档案形成的每个环节都用“真心+责任心”来运作，自觉地按照档案管理工作的规定，积极主动地做好收集整理工作，促使财务档案工作人员从事务型向专业型转变，强化档案管理部门的业务指导和监督。只有这样，高职院校会计档案工作才能从源头上做好规范化与标准化工作，提高案卷质量，才能适应不断发展的新形势需要，才能满足日益复杂的会计档案管理工作要求。

2.在认识管理层面的问题得到解决之后，接下来就是要面对具体的工作问题。财务处在安排了财务档案专管或兼管人员的情况下，要有严格的档案收集、整理、装订流程。首先在对各系部和行政单位的教师进行报销政策培训的同时，还要强调各类票据的要求。比如发票印章的完整、签字用笔的种类、各类明细的格式、附件的粘贴标准等，这样才能保证档案在源头上的合法合规性。其次，在财务内部要明确各个岗位对档案初步整理的要求和保管责任，具体到人，具体到每一环节，会计制单与出纳、出纳与审核、审核与档案人员之间要做到日清月结，不能长时间堆积。在使用或暂存未装订的财务档案时，当时持有档案的责任人要进行记录标注，保证每一张每一份档案都有迹可循，避免在装订前内部混乱造成的丢失。再次，在装订凭证、合同等会计档案过程中要统一标准，比如票据的位置、附件的折叠方式、财务档案资料封面、书写、印章、装订等环节要规范，不能因为换人装订或赶进度就放松要求。在档案装订成册之后，就会进入到借阅、保管、交接等环节。无论是内部监督还是外部审计，每一本档案的外借与归还都要有清晰地登记与签字并注明日期，时刻了解凭证的状态与动向。学校和财务处对已届满年度的财务档案或者已无保存必要的财务档案按规定进行鉴定、清理、销毁。不要什么都留，什么内容都归档。对于那些无文号的一般会计行为的通知、重复的合同正副本、报销规范以外的凭证附件等都应是清理销毁的范围，留下来有时还会模棱两可，似是而非，有时还会造成无用误为有用，而参考了错误的档案。

在财务相关人员调离或轮换时，不能怕麻烦或者故意隐匿一些财务档案不交接，要清点到册，责任到人，包括档案的册数、现在的状态、所在的位置等都要记录到交接单上，落实在纸面上，并把交接单当作档案的一部分保存好。综上所述，高职院校财务档案的规范化、科学化管理虽然是档案管理的正确走向，但是依然还有很长的路要走。

参考文献：

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