李静 王艳君 赵振国

[摘要] 随着新医疗体制改革的不断深入，医改对医院管理与运行提出了更高的要求，在医疗机构中特别是中小型医院的后勤档案管理工作往往较为薄弱，如何正确认识并加大后勤档案管理工作的力度，结合完善的工作流程与规章制度，利用现代化的电子档案管理手段，提升中小型医院管理水平与核心竞争力，有效促进医院和谐、健康、可持续发展。此文主要列举中小型医院在后勤档案管理工作中普遍存在的问题并提出有效解决方法，以供参考。

[关键词] 中小型医院；后勤档案管理；问题；优化途径

[中图分类号] R197.32 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2017）06（b）-0142-03

医院后勤工作是整个医院管理工作的基础，是医院工作中必不可少的重要组成部分，贯穿于医院其他工作的每一个环节，它是医院正常运转的重要支持和保障系统，直接关系到医院的医疗、教学及科研工作的正常运转，关系到医院的全局和健康持续的发展，是医院管理工作的重中之重。强有力的后勤服务保障直接影响医疗工作的顺利进行。失去后勤管理工作的支持，医院是无法顺利运行的，科学、高效的后勤保障可以提高医疗机构的核心竞争力，创造更优异的医疗价值。

医院后勤档案记录医院运行的各种信息，往往关系到医院规划、建设及日常运行管理，是医院后勤保障运行的第一手材料。医院后勤档案作为医院档案一部分，在医院档案管理中具有关键性地位，是医院高效运转的保障。医院后勤档案的建立和管理对推动医院的可持续发展具有十分重要的意义，即为医院的建设、维修、管理服务，又为医院的经济建设和医疗事业的不断发展服务[1]，因此加强医院后勤档案管理与建设的意识应该逐渐增强。

1 中小型醫院后勤档案管理工作概述

医院的正常运行离不开改扩建、维修等基建项目；离不开引进先进的设备和设施；离不开持续的物资供应；离不开可靠的供水、供电、供气。可以说，无时无刻不需要后勤保障，而高效有序的后勤工作离不开相关后勤档案的管理与支持，档案管理必然是医院后勤工作的一个重要组成部分。医院后勤档案的种类包括：行政管理类档案（如后勤人员结构档案、规章制度、行政文件、会议纪要等）；物资管理类档案（如资产设备档案、产品资质溯源档案、采购合同、招标采购档案等）；日常运行类档案（如水电气、设备运行、医疗废物处置管理与维修档案等）；基建类档案；外包服务类档案等等[2]。

2 中小型医院后勤档案管理中主要存在的问题

2.1 人员队伍不强、管理意识不足

中小型医院中的后勤档案管理队伍普遍存在个人素质高低不等、综合素质参差不齐的情况，往往还伴随着档案管理队伍流动性大、人员不稳定、人手短缺的情况。因为进入后勤部门工作的门槛低，许多医院后勤管理干部是其他专业人员改行而来的[3]。而且医院后勤管理教育与培训体系相对滞后，资金投入少，造成人员整体素质偏低。往往在职的后勤档案管理人员的档案管理意识都不强，许多中小型医院还是兼职人员在做档案管理工作，他们对后勤档案管理的有关知识和技能，特别是基本医学知识和管理知识掌握有限。当今医学科学技术迅猛发展，高、精、尖设备与技术不断涌入医院，与滞后的后勤管理模式和薄弱的后勤档案管理水平形成巨大反差。后勤档案管理人员作为后勤人员的一部分，其综合素质如木桶效应般影响着医院整体发展的速度。而且部分医院后勤档案管理者自身定位不清，档案管理意识也比较薄弱，没有全面了解档案工作对医院管理的影响。致使在资料收集方面不全面；资料归档方面不完整；档案管理方面不到位，造成后勤档案管理工作中脱节现象频发，经常出现档案资料流向不清、内容不全的状况，影响后勤档案管理工作的有效进行。

2.2 医院领导重视不足

因为医疗机构的主体工作还是保障医疗服务，“重临床，轻后勤”的传统观念普遍存在。中小型医院领导往往对后勤管理工作的重视程度相对不高，不注重后勤人才的引进与培养，对后勤档案管理意识更是普遍薄弱。一些领导缺乏对档案重要性的认识，甚至不了解《中华人民共和国档案法》的相关要求，造成部分医院缺乏自主贯彻、执行有关法律法规的环境，从而致使档案工作的全面规划难以开展。而且许多中小型医院的领导从人员配置、成本控制等方面考虑，并未设立专门的后勤档案管理部门，不能通过高素质的人才队伍实现对后勤档案的有效管理与利用。还有些医院领导对档案重要性的认识不足，选人用人不当，甚至不关心档案部门与相关工作人员，容易造成管理不科学，在一定程度上阻碍后勤档案管理工作的开展，势必会影响到医院发展的连续性和历史资料的完整性。

2.3 管理流程不明、责任不清

许多中小型医院因为对后勤档案缺乏足够重视，没有制定相应的规章制度与管理办法，造成后勤档案管理非常混乱，缺乏统一标准与体系。比如：没有划定后勤档案管理的工作内容；没有规范档案文件的范围，工作人员不清楚哪些需要纳入管理；没有完善档案移交流程与界定责任关系；没有分类管理与责任人制度；没有调阅权限管理等等。

由于以上种种原因，许多中小型医院的后勤档案管理工作不严谨甚至缺失。因职责落实不到位，许多后勤档案资料没有收文登记或没有仔细保管并定期移交给上级档案部门，而是随手一放或者丢弃。还可能因为没有管理制度与流程造成后勤档案资料都零散地留存于不同的经办人手中，疏于管理。造成档案没有进行有效归类管理及存档工作，导致后勤档案资料欠缺。许多中小型医院忽视档案收集、归档以及保管等有关工作，不重视在文件生成时进行监督与指导，从而致使某些文件丢失，造成没有必要的损失，使医院的后勤基建及日常运行管理工作得不到有效的信息与数据支持，这样既不利于档案的开发与利用，又会影响到医院工作的顺利进行。

2.4 档案种类多管理便利性不足

中小型医院受空间、场地等因素限制，很少设立专门的后勤档案室，很多资料没有固定的储存场所，不但档案管理人员大多兼职担任，办公室也存在多用途使用情况，这样就很难做好专项分类管理。因为后勤档案资料中有很多合同、协议、批示等记录着各种签章信息，都需要保留原始状态，所以多采用傳统形式的以纸质为媒介并辅以人工录入的档案记载与管理模式。但该种方法仅适合少量、有限的资料管理，而后勤档案资料往往种类繁杂、数量庞大，即使辅以计算机录入管理也会影响工作效率，实际工作中不但费时、费力、容易出错，还影响查阅、追踪，低效的后勤档案管理方式造成便利性不足、利用率不高。

3 优化中小型医院后勤档案管理的途径

3.1 努力提高后勤档案管理人员的综合素质

加强后勤档案管理工作的重点在于档案管理者本身，可直接对档案管理工作质量的高低造成影响。要求他们不仅具有极强的责任心还要有很强的专业性，而且能够遵守与应对各种严格的要求与复杂程序。档案工作的开展，离不开档案人员，而一支专业水平高的档案管理队伍是提高档案工作质量的基础。档案管理人员应该树立责任感并不断提高业务能力增强综合素质。不能认为档案只是机械地做好收集、分類、装订、编目等简单工序，熟悉整理案卷流程就行，它不僅要求将文件转化成档案，积累档案信息，更要不断地熟悉后勤档案的内容、数量、成分、档案材料的有机联系。要做到深入研究档案，搞好管理工作，使档案资源得到有效的开发利用，充分发挥档案效益。中小型医院需要招募与配置专门的档案管理人才，设备档案的管理人员既要懂得档案管理知识，使其能够完成档案分类归档等专业工作；又要具备一定的医学基础，使其能够充分了解临床需求；还应具备后勤水电气暖等相关专业知识，使其能够参与到设备采购、运行、维护等各个环节的工作中。因此，不断提高后勤档案管理人员的综合素质，构建一支专业的档案管理队伍是十分必要的。

3.2 加强医院领导的重视

随着医疗改革的不断深入，医疗机构的管理者也在不断从医疗视野向管理视野转变，医院后勤档案工作已经越来越引起管理者的重视，后勤部门应籍此向医院领导申请更专业、综合素质更强的后勤档案管理队伍。医院如果能同时给后勤档案管理人员提供大量培训机会，使其学习相关的法律规章制度，充分掌握各种先进理论并且应用在个人工作上，后勤档案管理工作一定能事半功倍。医院管理者如果能加强档案管理宣传，号召并组织职工学习档案工作的法律法规，一方面可以提高个人综合素质，另一方面还能够培养全员档案意识，可以在很大程度上推动后勤档案管理工作的发展。

3.3 规范化流程与完善的规章制度

当今医院都在追求科学化、精细化管理，作为医院运行保障的后勤管理更是如此。作为后勤管理重要组成部分的后勤档案管理应具备规范化的流程，首先要明确责任人，确定资料流转与交接流程，从资料收集、移交、归档、到保存与使用做好痕迹化管理；其次，要明确归档时间，及时进行资料收集，避免长时间疏于管理造成资料丢失与损毁；还要将归档范围标准化、制度化，尽量保证资料齐全。例如，仪器设备类档案资料往往包括购置申请、论证记录、招标文件、供销合同、购置发票复印件、安装调试及验收报告、设备操作保养及维修说明、随机技术资料等。而购置安装过程中又往往涉及：设备出厂清单、开箱验收记录、验收报告、产品合格证、安装手册、设备说明书、设备图纸等各类资料。设备使用中还会有：维修保养计划与记录、定期检验记录、维修报告单、设备运行与事故记录等。当设备需要报废时需要有：设备报废申请、报废审批表、厂家或维保部门鉴定报告、报废记录等[4]。由此可见，每一份后勤档案都包含许多内容，从一台仪器的购置申请到最终报废都会有不同的档案资料产生，每个阶段都有相应的证明文件显示其状态。科学化、规范化、制度化的后勤档案管理工作辅以齐全的档案资料可以有效保障医院的正常运转。

3.4 加快信息化建设在档案管理中的应用

现代电子信息技术的发展，推动了档案管理的进程，伴随新技术的快速发展与普遍使用，以往陈旧的管理手段已经难以满足医院的发展需求，而信息化的档案管理工作，可以通过建立电子、网络平台，数字化处理的方式加强信息的管理，而且借助相关的档案管理软件、系统可以快速地将档案进行录入、新建案卷、全引目录、二维码打印、借还操作、在借统计、分类管理等档案功能管理。

推行信息化档案管理后，不但可以快速查找档案，强化档案的出入库管理，对借出档案进行跟踪，防止丢失，遗漏，对档案的操作进行全面的控制和管理，而且还能减少差错提高管理效率，有效地对档案流程和空间进行动态管理。在提高中小型医院后勤档案管理人员工作效率的同时，使档案信息资源得到充分利用，更好地促进医院各项事业的发展。

4 结语

综上所述，医院后勤档案是医院的宝贵财富。中小型医院因规模、人员、经费等原因造成后勤档案管理方面相对薄弱，还有许多可以提高的空间。在这个信息化高速发展的时代，伴随着医疗改革的不断深入，广大中小型医院需要加强领导，重视档案工作，增强全员档案意识，不断提高后勤档案管理队伍的综合素质，完善后勤档案管理制度，规范后勤档案资源整合流程，充分利用信息化手段加强后勤档案管理，为医院各项管理工作的有序进行保驾护航，由此更好地为医院的发展与建设提供服务，实现医院的可持续发展。

[参考文献]

[1] 薛剑锋.医院后勤档案管理的重要性分析[J].才智，2014（34）：384.

[2] 殷艳华.医院后勤档案管理工作思考[J].现代经济信息，2016（21）：78.

[3] 官瑞霞，李冬盎.新医改下医院档案管理存在的问题和解决方法[J].中国卫生产业，2017（5）：132-133.

[4] 董泰平.浅析医院后勤设备档案的建设和管理[J].管理观察，2015（16）：166-168.

（收稿日期：2017-03-13）