李海荣

摘要：随着科学技术的不断发展，特别是计算机技术的应用，实现电子文书档案收集工作的前移已经成为必然。本文就实现电子文书档案收集工作前移的作用与实现办法予以议论，旨在提高这方面的工作效率。

关键词：电子文书档案 收集工作 前移

中图分类号：G276 文献标识码：A 文章编号：1009-5349（2016）21-0135-01

文书档案是国家各级机关、社会团体及其他组织在其职能活动的过程中所形成的文书资料，其中包括命令、指示、决定、请示、报告、批复、通知、信函、简报、布告、会议记录、计划和总结等。那么如何来保管这些既能够展示现实又将要面向未来的珍贵资料？在传统的纸质文书档案管理中，已经形成了既符合实际需要又具有本身特色的文书档案管理经验，但随着科学技术的不断进步发展，电子技术成果已经开始引领文书档案管理的发展方向。

一、实现电子文书档案收集工作前移的作用

由于计算机技术的普及应用，这种科技的触角已经延伸到社会生活的众多领域之中，文书档案管理工作。也有幸在这种科技进步发展的大潮中成为直接受益者。目前，无论是文字文书，还是图、像文书，甚至是图文并茂的文书，都可以通过计算机这种科技手段展现在世人眼前或者是体现在纸面上。为此，电子文档就将是今后文书资料存档的主要方式之一。那么，针对这种情况，我们应当在借助这种便捷方式的同时改变思维方式，让文书档案资料的收集工作前移到资料提供方。由文书档案资料提供方按照一定的收集办法，将最为基础性的文书档案资料提供于档案管理部门。这样既可以解决由于档案管理部门对某项专业性工作不熟悉，而可能在形成文书档案中因误解而导致档案资料缺憾的问题，又可以形成“化整为零”后所带来的工作快节奏的实际效果。如此这样，就形成了电子文书档案应当给人们创造的准确、及时、便捷的利好效应，更为历史的形成贡献出准确的文献资料。

二、实现电子文书档案收集工作前移的办法

（一）要提高认识站位高远

我们的各级领导同志，要本着对现实负责和对历史负责的正确态度来关爱文书档案管理工作。

1.要摆脱因界限划分所带来的本位主义束缚

历史不仅是让我们来回顾的。更应当是通过我们的智慧和雙手来创造的。在回顾历史的过程中，我们能够感受到历史的真实，聆听历史的声音、了解历史的故事、总结历史的经验和教训。这是因为先哲们给后人留下了一个个鲜明的历史标志、一本本文献瑰宝，档案的以史鉴今作用正在发挥。现实的我们，也在承担这样的使命。因此，无论是国家机关还是社会团体乃至于其他组织的领导们。都应当打破条条框框的束缚。拿出实际行动来支持文书档案管理工作建设。即使我们不是专职部门，但由于我们与这项工作有着不可分割的关联性。也要真心实意来支持文书档案管理工作的长远发展。

2.要在相互支撑中形成工作的合力

相关部门和职能部门之间，应当建立协作关系。相关方应当把业务能力强、文字水平高、电子技术应用能力过硬、有政治觉悟的人员安排到文书档案资料收集岗位，而档案管理部门要对相关部门的岗位人员形成定期的有规律性的业务指导和培训。以此，通过双方的共同努力，为文书档案管理工作打造坚强有力的“协勤”人员队伍。

（二）采取行之有效的措施，明确归档的标准

如果我们将电子文书档案基本资料的形成前移到提供方，那么，作为档案管理的职能部门就需要为此制定详细的标准，以便于具体操作人员能够据此开展实际工作。而且档案管理部门在拿到第一手资料时不至于因为收集人员不明要领，致使档案资料不符合标准而导致二次返工的窝工费时问题发生。比如说，将原始的文书资料如何做分类、如何做索引的问题。应当提供什么规格的移动磁盘或光盘的问题。特别是要使具体工作人员明确知道什么是应当归档的资料，什么资料不应当人档，等等。对诸如此类的问题明确规定下来。使具体工作人员能够“按图索骥”，提高工作效率。

（三）强化专业人才建设

一方面需要相关部门在安排岗位人员时。就需要做全面的考虑，要把确实能够担当起此项工作的人员安排到岗位之上，同时，在职能部门开展必要性的培训时，不要人为设置障碍，要给予岗位工作人员以足够的参训时间，利于工作水平的提高。另一方面是档案管理职能部门要建立科学有效的培训机制。对相关部门的岗位人员开展专业化的全要素、全流程的技术培训，使相关部门的岗位工作人员在文书材料撰写、档案管理知识、科技应用水平、保密意识形成等方面获取综合性的整体提升，使他们的整体能力素质足以支撑电子文书档案资料收集工作的高标准完成。

（四）强化安全防范

在实现收集工作前移的格局后，我们的档案职能部门却不能产生依赖思想，而应当与交送人员面对面认真进行复核工作。对于有问题的要及时加以解决，绝对不能把问题留给历史，使错误影响档案管理工作的严肃性。在双方确认无误后要进行签字确认，并备案留查。同时，要对已形成的文书档案资料进行备份，以防范被篡改或丢失。由于我们的档案管理工作。还将在“互联网+”的时代背景下，融入网络对社会的服务之中，为此，在设置有效的物理隔绝的基础上。我们还需要在文书档案形成之初，建立科学的授权限制，对于查阅者只能给予“只读性”的权利，确保我们所保管的文书档案资料不被篡改或删除。

责任编辑：杨国栋endprint