姜少涛，郭 菊

（1.安徽商贸职业技术学院，安徽 芜湖 241002；2.西南交通大学，四川 成都 610031）

Excel数据清单自动生成技术及在电算化中的应用思路

姜少涛1，郭 菊2

（1.安徽商贸职业技术学院，安徽 芜湖 241002；2.西南交通大学，四川 成都 610031）

随着计算机普及范围的不断扩大，Excel在实际的应用中有着明显的作用.电算化对于数据清单自动化生产技术的要求相对较高，客观地决定了做好Excel分析工作的重要性.在Excel所有的管理中，数据清单的作用对于会计行业的发展有着重要地影响，对于会计行业的发展有着巨大的推动作用.而Excel中的数据清单，符合会计业务的相关要求.

Excel；数据清单；会计行业；电算化；自动生成技术；计算机信息系统

经济的快速发展，引起了社会各行业深入改革，促使它们积极地寻求产业升级的发展道路.其中，会计行业的规模扩大，使得自身的业务范围涉及了更多的领域.为了提高自身整体的工作效率，增加经营活动的生产效益，必须对会计电算化的相关业务作出必要地调整，以便获得更多的竞争优势.结合Excel的相关特点，其中的数据清单对于会计电算化有着明显的促进作用，能够有效地提高相关的业务水平.

1 数据清单的相关概念及实际的存在意义

1.1 数据清单的相关概念

一般情况下，Excel中的数据清单主要是指包含许多数据信息的工作表.这些工作表的组成有着一定的意义：表中不同行、列表示的内容有着较大的差别.在数据表清单的第一行中，相关的标记处于对应列的位置.这些标记主要是记录了一些内容的相关信息，方便使用者的查询.但是，记录信息的这一列所包含的数据并没有实际的意义，只是起到了标记和引导的作用.除去第一行的相关信息，接下来的每一行对应的都是数据行.

Excel中的数据清单表不同于普通的记录表，因为它本身兼备了数据库的相关功能，具有数据库的所有特性.数据库中的字段对应的是Excel数据清单表中的列.当数据库进行记录的相关操作时，对应的数据清单表的行就会发挥相应的作用.为了做好Excel数据清单表的相关工作，必须充分地考虑相关的影响因素，为后续的工作开展打下坚实的基础.这些影响因素主要表现在：（1）数据清单与工作表之间是相互对应的关系，且是一对一.当出现一对多或者多对一的关系时，表示该数据表的建立出现了严重的问题，实际的参考价值不大；（2）数据清单所有的标记出现在第一行的区域，且需要通过相关地操作创建相应的列标.当数据清单表中无法查询到相关的标记信息时，表示列表的创建过程出现了一定的问题，需要进行及时地检查和修改；（3）某些设计好的数据清单表在实际的应用过程中，总是显示空白的信息.这就客观地说明了这些数据清单表在设计的过程中，每一列都忽略了近似数据项的重要性，忘记了填入相关的数据信息；（4）一些数据清单表在使用中容易出现数据紊乱的问题，导致无法完成相应地操作.为了避免这种现象的发生，必须使每一次建立好的数据清单表与其它不相关的数据信息独立开来，减少彼此间的干扰，保证数据清单表在实际的应用中发挥出更大的作用.

1.2 数据清单表实际的存在意义

通过对Excel表整体结构的分析，能够发现它的整个组成机制中包含着许多不同种类的命令.通过这些命令作用，能够使数据单很好地完成数据的管理工作，为会计电算化的相关业务开展带来极大地方便.

2 数据清单表的建立及相关的要求

2.1 数据清单表的建立

数据清单表是一个特殊的工作表，Excel中连续的单元格所包含的数据信息集合在一起，能够构造出简单的数据清单表.数据清单表与数据库有着紧密地联系，主要体现在它整体的结构组成上.数据清单表是由“行”与“列”共同组成的.数据库中的记录与数据清单表中的行是对应的关系；数据清单表中的列与数据库中字段是对应的关系.数据库中数据管理的基本单位是记录，客观地体现出了数据管理的本质属性.而所有包含数据信息的子项构成了记录的全部内容.所有子项的信息项对应的就是字段.

2.2 建立数据清单表的相关要求

为了完成某些具体的工作，必须建立相应地数据清单表.在建立满足实际要求的数据清单表时，必须达到相关的要求.这些要求主要包括：（1）所有数据清单表中的筛选等功能只能完成对应地工作，主要是由于数据清单表与工作表是一一对应的关系；（2）在建立工作表的过程中，当发现工作表中出现数字后，为了使数据清单能够与工作表保持各自独立的状态，需要空格及对应的空列进行必要地隔开.通过这样的操作，有利于数据清单中各项功能发挥出更大的作用；（3）所有重要的数据应该放在数据清单的中间位置，避免数据清单中出现空行等现象；（4）为了尽快地查找到所需的数据，需要在数据清单表的首行位置设置字段名，并做出相应地报告.

3 Excel数据清单自动生成技术

利用数据清单的相关作用，能够实现Excel的数据管理，提高相关工作的整体效率.为了在实际的应用中体现出数据清单表的价值，需要对已经创建好的数据清单进行数据的输入等操作步骤.输入的方法主要包括：（1）将关键的数据输入到相应的单元格；（2）找到相应的记录表，也能够将数据快速地输入；（3）某些数据库也能够实现对数据的自动导入.利用这些数据库的作用，也能够将相关的信息及时地输入到对应的工作表；（4）根据宏语句的相关特性，也能够将单元格中的某些数据及时地移至到对应的数据清单表.

3.1 利用函数构建的方式创建数据清单

相比常见的数据清单创建方式，利用函数构建法有着一定地优势.这种方法的准确性高，能够避免出现数据紊乱的现象，为数据的核算工作带来了极大地便利.这种方法的主要步骤是：（1）首先随意创建一个数据清单，并做好相关的标记；（2）在相应的单元格内将可能用到的函数公式及时地填写进去；（3）将所有完成工作的数据信息输入到数据工作表中，保证试验数据的科学合理性；（4）利用填充好的函数公式开始计算相关的数据信息，完成相应的工作；（5）根据信息系统的显示信息，判断出该数据清单表是否达到了相关的设计要求.

3.2 利用相关程序化的思想建立数据清单

结合Excel的相关特点，利用程序化的思想能够解决相关的问题.其中，编写程序代码的过程中，宏技术对于程序的建立及快速实现有着一定的推动作用.它能加快代码执行的速度，以便及时地生成相应的数据清单表.如图1所示.

在图1中，能够看到许多重要的信息.比如，Excel表对于工作量、固定资产原值等都做了相应地统计.当开始计算程序启动后，Excel表中的涉及到的相关程序的宏代码就会产生相应的作用，对所有的数据信息进行全面地分析，并做出相关地整合.在编写相关的程序代码时，需要掌握宏语句的相关特点，做出一定地规范.同时，程序中加入循环语句，能够实现对不同语句的随时赋值，以便达到相关的设计要求.通过所有程序的代码的作用，能够创建出符合要求的数据清单.

图1 固定资产折旧计算示意图

4 Excel数据清单自动化生成技术在电算化应用中的研究

通过对上述所有举例的分析，能够看到Excel数据清单自动化生成技术对于电算化的作用非常明显.利用程序编写中的宏技术，能够及时地生成符合电算化要求的数据表格.而函数法构建生产的数据清单，能够对会计行业的财务工作做出一定地指导，提供必要的参考依据.利用Excel数据清单自动化生成技术对电算化工作中的工作流程进行一体化式的同步工作，即相关的账目、凭证、财务分析表等可以通过数据清单的自动计算，使得所有的电算化工作在很短的时间内顺利地完成.这就间接地体现出了Excel数据清单自动化生成技术在电算化应用中的优势：不仅提高了整体的工作效率，也为相关行业的转型带来了科学的参考思路.

5 结束语

会计电算化利用Excel数据单自动生成技术，能够快速地实现资源整合的目标，促进整体的有效发展.Excel中的数据清单，虽然不是常用的数据库软件，但它却具有编辑记录的功能.这对会计电算化数据的管理工作带来了极大地便利.因此，做好Excel数据清单自动生成技术及在电算化中的应用研究工作，对于会计行业整体业务水平的提升有着积极的作用.

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〔3〕龚明宇.Excel软件在会计电算化中的应用研究[J].中国管理信息化,2012(15).

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F232

A

1673-260X（2017）09-0070-02

2017-05-13

国家自然科学基金青年基金资助项目(71501086)；安徽省教育厅自然科学研究重点项目(KJ2016A254)；安徽省质量工程专业综合改革试点项目(2015zy118)