马荔

摘 要 随着社会的进步，科技的发展，信息化技术不断提高，在人们日常的学习和工作中越来越多的应用信息化技术。信息化的发展也推动了档案管理工作的进步，提高了档案管理工作效率，使办公室档案工作更加准确、有序。然而任何事物都不是完美的，都有它两面性，档案信息网络化在提高工作效率的同时也带来了一些问题，本文针对这些问题进行论述。

关键词 档案管理；工作效率

中图分类号 G2 文献标识码 A 文章编号 2095-6363（2017）17-0014-02

随着时代的发展对办公室档案管理工作有了新的要求，当今社会是一个信息化时代，档案管理工作要适应时代发展的需要，网络信息化管理已经应用到各个领域，针对原有的办公室档案管理工作量大的实际情况，改变原有的旧的运行模式，通过高效信息化管理，提高办公室档案管理工作办公效率，使办公室档案工作更加完善，跟上时代发展的步伐。

1 办公室档案管理的当前状况

办公室档案管理工作的根本要求就是使档案更加有秩、完整，更加方便利用者的工作，这也是档案管理本身的目的。然而，目前的档案管理还有很多欠缺地方，不够完善，在办公室档案管理中有几个问题比较常见。

1.1 管理意识不强，管理方式落后

管理意识不强，指的是目前我国办公室档案管理的大部分工作人员，他们很大一部分并非专职档案人员，多是兼职人员，缺少较高的专业素质和工作技能，导致工作水平和工作效率很低，严重影响了档案管理工作的完善，也阻碍了管理方式的提升。

1.2 档案管理人员的专业水平偏低

第一，档案管理人员的专业知识缺乏和专业水平不高，导致办公室的档案管理滞后于时代的發展，当务之急就是要对管理人员的素质全面提升。第二，传统的档案管理模式已经非常落后，难以满足这个时代的发展要求，办公室的档案管理在信息化时代要求下，要实现档案管理信息化，这无疑提高了对档案工作人员的素质要求，只有把具有专业素质的工作人员与信息网络化紧密结合在一起，才可以全面提高档案工作管理效率，促进我国档案管理工作向前迈进。

1.3 在档案管理领域应用网络信息化建设不够全面

第一，目前许多应用网络信息化的管理模式还没有形成规模，还是在初步的探索阶段，档案管理模式缺乏专业化、系统化，所以，需要进一步研发档案管理工作网络信息化的管理模式，以推动档案工作的开展。

第二，现阶段网络信息技术应用于档案管理工作中仅是一个开始，还有很多地方有欠缺，不够完善，使得现阶段目纸质档案与信息化档案并存，这种情况同样需要改善。

第三，要求办公室的档案管理人员，随时整理好各个种类及各个时段的档案，档案管理人员若对传统的档案管理模式继续应用，就难以与办公室档案管理的发展相适应。

2 提高档案管理效率的有效途径

由于办公室的档案工作比较繁琐，工作量比较大，由于各单位的档案种类不同，管理的档案种类和数量较大区别，一个单位档案管理好与坏体现了一个单位整体的管理水平，所以加强办公室档案管理工作的效率具有极其重要意义。现阶段我们要从5个方面加以改进：

2.1 建立健全办公室档案管理制度

要想有序协调地开展档案管理工作，就应该全面重视及档案管理工作，并对其不断进行完善。在档案管理过程中，必须做到3点：

第一，在档案管理工作领域中不能忽视监督工作，要由两个人同时开展这项工作，这样既可以互相监督又建立了团队合作精神，使档案的安全性得以保证，并不断完善档案管理制度。

第二，通过分类管理的方法，处理档案管理工作由于档案种类繁多导致的无秩序情况，从而方便以后的查找与使用。

第三，对重要文件实行保密处理，以保证档案的安全性。对保密等级不同的文件实施不同的保密手段，从而更加有效、更加彻底开展档案保密工作。

2.2 提升档案管理人员的专业能力

档案管理人员的专业素质非常重要，他直接影响办公室的档案管理工作开展水平，若档案管理人员缺乏较高的专业能力，跟不上时代发展的步伐，就不利于开展办公室的档案管理工作。

2.3 强化档案管理意识

目前档案管理工作之所以没有明显的进展，主要原因就是相关单位缺乏足够的管理意识，缺乏对其重视程度。为了使档案管理工作有序正常的开展，各单位一定要加强对档案管理工作的重视程度，提高对档案管理工作的重要性认识，有关单位要改进档案管理方式，提高档案管理意识，管理防范与管理理念及时更新，与时俱进等，确保档案管理工作有显著提升。

2.4 档案管理工作要紧密结合网络信息化技术

在档案管理工作中全面应用计算机，使其与网络信息化结合，彻底改变低效率的纸质管理模式，快速有序地开展档案管理工作，有效提升档案管理效率。档案管理工作通过应用网络信息化，会更加快捷，更加方便，使档案管理工作更加有序，准确，快捷。

2.5 加强档案收集

档案收集工作缺乏全面性，导致难以有序开展档案管理工作。因此，办公室的档案收集工作必须加强，整理收集可以从时间或类别等不同角度进行，对档案通过计算机实施有效的管理。

3 结论

加强办公室档案管理工作，无疑会利于单位其他工作的开展，具有辅助性作用。因此，要不断完善管理制度，加强管理人员的管理意识，实现信息化管理。通过全面应用网络信息化，努力提高单位工作效率，提升档案管理效率，推动档案事业向现代化档案管理迈进。

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