文/山东省莱西经济开发区管理委员会 刘旭

浅谈如何做好企业档案工作

文/山东省莱西经济开发区管理委员会 刘旭

本文从两个方面探讨如何做好企业档案工作。一是坚持四个加强，保障企业档案管理工作规范化、标准化。即加强组织领导，加强宣传教育，加大资金投入，加强制度建设。二是增强四项意识，开发信息资源，为企业各项工作服务。即增强企业全员档案意识，增强档案管理人员服务意识，增强企业档案管理的规范意识，增强企业档案信息资源开发意识。

企业档案工作；档案管理；信息资源

改革开放以来，随着社会主义市场经济体制的逐渐建立和完善，作为市场主体的企业形式呈现出多样化，其内部体制和外部环境也发生了很大变化，如何顺应形势，激流勇进，管好用好企业档案，发挥其应有的作用，是企业面临的新机遇、新挑战。

一、坚持四个加强，保障企业档案管理工作规范化、标准化

企业档案是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料，它来自企业，又反过来更好地促进企业生产、发展，为企业管理经营保驾护航，提高企业的生存和竞争力。因此，企业档案并非可有可无，而是只能加强，不能削弱。

（一）加强组织领导，这是档案管理的首要条件。要加强对档案工作的领导，把档案管理列入企业管理工作的重要议事日程，与其他工作同研究、同部署、同督促、同落实。同时要挑选整体素质高的档案员从事档案工作，并通过外出培训，参观学习等方式，提高档案管理人员的业务水平。

（二）加强宣传教育，提高员工档案意识。要定期组织领导干部、广大员工学习《档案法》等档案法律法规，并运用企业报、宣传栏、黑板报等载体进行宣传，提高全体干部职工积极保护、利用档案的意识，形成人人重视档案工作、支持档案工作的良好氛围。

（三）加大资金投入，完善基础设施。基础设施的完善是档案管理中的硬件之一，决定着档案的安全保管、信息资源的开发利用。企业要站在讲政治、看长远、重效益的高度，配备符合各类档案保管要求的设施，达到防火、防盗、防鼠、防尘等“九防”要求。

（四）加强制度建设，建立健全各类规章制度。企业在制定明确的档案管理人员岗位责任制的同时，要完善《档案归档制度》《档案立卷制度》及党群、科技、会计等一系列归档、借阅档案管理制度，做到档案工作“三纳入”，即纳入生产经营活动和各项管理工作程序，纳入科研、基建和经营等各项活动的工作计划，纳入有关部门和档案管理人员考察考核内容。

二、增强四项意识，搞好信息资源开发，为企业各项工作服务

加强企业档案工作使之更好地为企业发展服务，是企业档案工作始终不变的宗旨。

（一）坚持依法治档，增强企业的全员档案意识。企业档案工作是企业基础管理的重要组成部分，这个基础不能松懈。既然是基础工作，体现在各个环节之中，全员的档案意识很重要。档案工作者应当利用各种渠道和途径积极大力地宣传，使企业人员都了解、支持档案工作，形成保护档案、管理档案人人有责的良好氛围。

（二） 坚持转变观念，增强档案管理人员服务意识。在当前企业改革的形势下，档案工作者应当有一种压力、一种责任感。国家档案局提出企业档案工作要为企业资产与资金管理、质量管理、成本管理、技术创新、市场营销、民主管理等方面服务。作为企业档案管理人员要增强事业心责任感，坚持顺势而为，使档案更好地为企业服务。

（三）坚持集中管理，增强企业档案管理的规范意识。要加强对企业改制过程中档案的收集管理，实现集中统一管理。多年实践证明，综合管理企业档案有利于企业管理，首先。可以减少对人、财、物的重复投入。其次，能够防止管理上的疏漏给企业带来损失。因此，企业要设置综合档案室，指定专门人员负责定期指导、督促、接收各部门形成的档案资料，实行集中统一管理，同时做好档案数字化工作，实现档案的现代化管理和利用。

（四）坚持利用领先，增强企业档案信息资源开发意识。

一个企业的信息来源可分为内部信息和外部信息，内部信息主要源于企业的档案（各种资料、报表、台账等），衡量企业档案工作做得好不好，就看能不能提供有效服务。加强业务基础工作是提供有效服务的前提，要特别注意抓住两个环节：一是材料的收集，二是服务的方式。这几年企业调整变化较大，材料收集尤为重要，但客观上也给收集带来困难。比如企业改制、破产分流的档案，产品、质量等专有技术方面的档案，经营销售的协议、合同档案及财务管理方面的档案都应收集归档。提供服务利用首先要清楚企业的需求，其次要讲究服务的方式，许多单位采取的政策文件汇编、主要参数分析、国内外与本企业相关产品或技术的信息动态、产品销售市场占有情况、企业机构设置、人员变动汇编等，都受企业领导和业务部门欢迎。

三、总结

随着互联网的不断普及和更新，信息的开发利用将越来越受到关注，越来越显示出其重要价值，企业的生存和发展，很大程度上取决于正确的决策，而决策又离不开准确、及时、完整有价值的信息。作为企业信息档案库的档案室，不仅要收集、存储、处理好企业内部有关信息资料，而且还要利用互联网及时获取可供本企业生产经营参考的快、新、全的外部信息，为企业决策者利用可靠的决策信息，从而给企业发展带来更好更多的经济效益和社会效益。