唐建南

摘 要：在信息现代化的大背景下，包含着公司机密文件以及员工个人资料的公司档案资源正发挥着重大的社会经济价值，这就要求公司必须做好档案保密管理以及合理开发利用的工作。然而现今公司在档案的保密管理与利用工作上尚存在着诸多的问题，本文在简单讨论该方面问题后，进一步针对该问题提出个人的意见，期望能对公司进行档案的保密管理以及利用上有一定的借鉴意义。

关键词：档案保密；档案管理；利用

公司对档案资源进行保密管理以及利用，不仅是在守护公司的企业机密以及员工个人信息，而且是在维护企业的整体形象、实现利益的最大化。同时，档案保密管理与利用工作的成功与否也直接关系到国家层面上的整体安全和利益，这也使这项工作成为党和国家都必须关注的问题。因此，必须对此予以重视。

1 档案保密管理与利用工作中存在的问题

（一）档案的管理工作混乱

大多数公司在档案的存放方面都缺乏系统、不集中，档案管理工作整体上比较混乱，缺少指定的档案管理室。公司的档案资料需要依照部门的不同进行分开存放，然而如今的现状是许多企业将全部的档案混合放置在一起，这致使调用档案的工作十分困难。另外，档案管理状况的混乱导致有些部门将机密与非机密文件资料混合放置，混合进行组卷管理以及混合进行资料提供，很容易导致机密的泄露。

（二）档案信息容易泄露

不严谨的档案管理会造成机密文件的泄露，进而使公司产生巨大的损失，甚至是破产。公司如果在员工个人资料的档案资料管理上出现问题，也会导致员工个人资料的泄露。

（三）档案内容更新不及时

公司檔案的信息有着变动性，然而公司在档案管理上没能依据实际情况的改变而进行实时更新。这种档案内容的不及时更新会导致公司管理上出现很多多余的麻烦，使档案管理失去应有的功能。

（四）档案资源开发与利用不科学

任何公司都有保护档案信息机密的责任，然而在进行档案保密管理工作时必须进行档案资源的科学利用，虽然大部分公司都竭尽全力地做好档案资料的保密管理工作，但是在档案资源的开发利用方面的重视明显不足，这也导致档案管理工作没能发挥其原有作用，失去了进行档案资源管理的价值。所以，公司不仅要保护档案资源而且要懂的科学利用与开发资源。

2 如何做好档案保密管理工作的建议

（一）加强档案管理流程的管理

档案资料的管理工作大致可以分为收集、保管、整理和归档四个步骤，其中收集档案资料是档案资料管理工作的最基础性的环节。任何企业都应该成立专门的档案资料管理室，不可以将全部的档案进行混合管理。作为档案资料的管理人员，需要对档案管理工作的所有流程加以注重，在整理档案资料的过程中，需要保护档案资料的完整性和档案信息的连贯性，前面放置正文资料，后面附加附件资料，并依照顺序标明页号，确保档案资料的完整和清晰，防止资料不全，保证档案资料管理工作专业、规范和标准地进行。在混合档案资料方面，档案管理人员必须按时整理混合的文件，进行更新归档。同时，档案管理人员也要按时根据实际情况进行档案信息的更新。

（二）依照《保密法》，进行档案资料的科学管理

作为国家颁布的，用于保护档案资料安全的《保密法》，必须在进行档案保密管理工作中被认真落实并执行。档案资料的机密度会按照时间的推进产生一定的变化，其大体的改变主要是升密、降密以及解密等等。这要求档案管理人员一定要严格依照《保密法》的规定，依照解密划控的时间规定，档案资料涉密信息的准则以及保密规范的准则来开展档案资料保密及管理工作。

（三）提高专业人员对档案保密管理的能力

对于档案管理工作的科学技术要求，档案管理人与一定要持续进行档案管理工作相关理论和技能的学习，掌握档案信息管理工作的要求，增加对档案管理工作的基本知识的探讨与研究，熟练掌握档案资料管理的相关规章要求，完成档案资料的收集、整理、管理、分析以及利用的学习。企业在进行档案保密管理工作时，档案管理人员一定要首先建立积极的事业心及责任心，拥有浓厚的保密意识，工作积极认真，严谨稳重，将保护国家及企业机密视为自身的职责和义务。此外，档案管理人员必须逐渐掌握计算机编程以及英语能力，提高管理技能，熟练掌握流程，将理论与实践相结合，学会现代电子档案的处理及保密工作。

3 如何科学利用档案资源的建议

（一）处理好档案保密与利用两者的关系

在进行档案资料的管理上，保护档案的机密需要档案管理人员在完成档案保密管理工作的前提下，在时间、空间的限制下充分利用档案资料，使档案资料积极显示其社会价值。如果只进行档案资料的保护而不去利用，则会让档案管理工作丧失自身意义，而没有约束地随心所欲利用档案资料则会给国家和社会各界的安全及权益带来巨大的危害。因此，科学地进行档案资料管理工作，一定要解决好档案资料保密和资料利用两者之间的关系问题。

国家《保密法》把档案资料的保密程度分为：绝密、机密和秘密，管理人员就要依照此等级，在要求范围内对档案资料进行开发和利用。保密档案需要分类进行密封，防止档案之间的混杂，另外，需要成立档案资料统计台以及档案储存位置的索引。用毕某档案资源后，管理人员一定要立即将资料归放于原位。保密资料的储存期是有一定时限的，当储存时间一到，此档案就不再是保密一级。此时，管理人员就能够依照公开文档的规定对其进行归档利用。

（二）提高档案管理工作的监督

档案资料管理的监督必须贯彻在档案资料利用的全过程。监督工作作为保证档案资料保密以及科学利用过程成功完成的重大前提，它能够保证对档案资料充分利用的同时确保档案的管理安全。健全的档案管理工作首要就是要健全监督管理的制度，其中，档案资料利用的管理制度包括阅览、外借以及复制制度。在对档案资料进行利用的过程中，一定要依照实际状况，明确档案能否利用及其利用限度。此外，管理人员应该按时核查档案资料的完整性，检查是否有异常情况等等，并对检查结果进行登记以及提交。

（三）注重档案资料的日常管理

保护档案资料的安全，科学合理利用资料，要求必须做好日常管理工作，所有人员都不能随意获取档案资料。档案管理人员也全都要在完全依照《档案管理法》、得到上级领导的允许等手续的前提下，进行档案的调阅、移出和销毁。对于绝密档案的使用，管理人员一定要定期检查、核实，彻底杜绝泄密或者档案受损的情况，若发现异常情况要立即采取有效的补救措施，最大限度地挽救损失。

4 结语

在经济文化快速发展的今天，企业的档案资料发挥着愈来愈大的作用。做好档案保密管理与利用工作，使档案资料尽可能发挥最大的社会和经济效益，是一项重大而严峻的工作。所以必须要针对档案管理工作现存的问题，做好管理每一步，严格遵守国家法规，提高管理技术，处理好保密与利用的关联，完善制度，注重日常工作。

参考文献

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