张九安

摘 要：档案是信息的重要载体，档案管理在事业单位工作中发挥着不可替代的作用，可以说，档案管理质量是检查事业单位工作成效的重要标准之一。随着事业单位档案资料的不断积累，传统的档案资料管理方法已经不适应时代和事业发展需要，信息化必然成为档案管理的主流发展趋势。本文分析了事业单位档案管理信息化的概念及必然性，又对档案管理信息化建设的优势进行了探讨，提出了几点加强信息化建设的方法策略。

关键字：事业单位；档案管理；信息化；优势；策略

当今时代是信息化的时代，各个行业为了提高工作效率，提高管理经营效益，都在不断地向着信息化的方向发展。对于事业单位的档案管理工作亦是如此。我国档案管理领域对于信息化方面已经有了一定的研究，并且其研究的应用也取得了一定的成就。但是与西方发达国家相比，我国档案管理领域在信息化建设方面还有一定的欠缺。所以，在今后档案管理领域的发展中，要加强对档案管理信息化建设对策的研究，从而制定出更加有利于事业单位档案管理信息化建设的方法和措施。

1 档案管理信息化内涵

1.1 档案管理信息化概念

档案管理信息化是指在档案管理活动中以信息化建设为核心，在有关档案管理机构的统一组织下，将现代信息技术应用到档案管理的整个过程，经系统加工、传输后，通过档案信息资源的数字化和管理过程的网络化，达到档案信息资源的有效配置和资源共享。一言以蔽之，档案管理信息化的实质就是档案管理模式从以实体保管为重点的传统档案管理模式向现代化、数字化档案管理模式转变。

1.2 档案管理信息化的必然性

档案管理信息化是保护传统档案的必然要求。信息资源的数字化可以降低保存档案的难度，延长档案原件的保管寿命；很多损坏的数据和原件也可以通过计算机恢复还原，并可以通过备份解决纸质档案脆裂受潮等难题；同时，还有利于快速检索。档案管理信息数字化可以大大节省存储空间，优化馆藏，减少库存压力，使用大容量的光盘和硬盘可以减轻管理人员的工作量，提高工作效率。目前，各事业单位软硬件条件已经具备，为档案管理信息化提供了物质基础。另外，大多单位还建立了比较完善的法律法规和管理机制，这为档案信息化管理提供了制度保证。

2 档案管理信息化建设的优势

2.1 优化档案存储环境

目前事业单位档案管理工作总体上还停留在纸制档案的管理阶段，档案管理工作以纸张为主，在存储过程和管理方式方法上对环境还有较高的要求。采用信息化的档案管理方式，进一步减少了档案管理对环境的要求。首先，信息化的管理方式提高了存储效率，转变了对传统纸张的依赖，进一步消除了潮湿、高温、空气氧化等环境因素对档案带来的影响；其次，无限地扩大了存储空间，减少了对传统档案柜的需求，在现代信息技术环境下，可以将档案资料更好地存储在计算机和网络空间，只需要微小的存储空间，就可以存储海量的数据信息；最后，与传统的纸张相比，信息化的档案对环境的依赖程度进一步减小，极大地降低了存儲成本。

2.2 便于档案资料永久保存

传统的纸质档案很容易受到天气、环境的影响，出现发霉、变质的情况，而且容易损坏，这给档案管理工作带来了巨大的工作量及工作难度。若传统纸质档案管理中出现差错或失误，很可能会造成档案破损或档案丢失的情况，给单位造成不容忽视的影响。而档案管理的信息化可以利用信息技术对档案进行备份，将档案信息保存在信息系统中，这样不仅减少了档案的占地空间，还不会受到天气等外界环境的影响，最大限度地确保了档案资料的完整性，实现了永久保存。

2.3 信息检索快捷化

在信息化的时代大背景下，能否快速查找到有价值的信息，决定了事业发展的广度与深度。提高信息的检索效率与使用效率，可以极大地提高事业单位的管理水平和工作质量。传统档案管理中数据信息的检索相对困难，使用现代信息化的管理方式，可以极大地提高档案检索的效率。首先，信息化档案管理依赖数字化档案，在电子媒介的环境下，实现了数据检索无遗漏的基本功能，只要输入相应的检索条件，就可以找出全部符合条件的有用信息。其次，可以快速地查找出全部符合条件的信息，依靠现代计算机系统，以秒来计算数据信息的检索速度，能以最快的速度为使用者提供相关数据信息，从而进一步提高数据的使用效率。第三，在高速的数据检索过程中，可以不用再担心对传统纸制档案的破坏，降低了检索的复杂度，极大提高了数据检索的安全性。

3 提升事业单位档案管理信息化建设的策略

3.1 提高对档案信息化建设的认识

档案管理信息化建设的系统性比较高，因此，事业单位在推进信息化建设的过程中，要对其高度重视，充分认识到档案管理信息化的重要性。同时，档案管理人员要创新管理观念，积极宣传档案管理信息化建设的优点及意义，提高单位领导及干部职工对档案管理信息化建设的认识，从而促进事业单位全体人员积极配合档案管理的信息化建设，通过上下级之间的协调合作，最大程度地提高事业单位档案管理工作的效率，从而带动提高单位各项工作的工作效率。

3.2 加强信息化建设平台推广模式的构建

构建档案管理信息化平台主要是为了事业单位在信息检索、查询时更便捷、更快速、更高效，以此来提高工作效率。因此，实现信息化建设的过程中，档案管理部门或科室应当加强对档案管理信息化建设的宣传与推广，增加档案管理信息化建设平台的知名度与影响力。此外，还可以从档案管理信息化建设的成功案例中吸取经验，通过提高信息化建设平台的使用效率和频次，更好地促进事业单位档案管理信息化建设。

3.3 配备统一、实用的软硬件设备

良好的软硬件配套建设是档案管理信息化建设的重要前提和保障。为了有效保存档案资料，性能稳定、受外界影响小的软硬件设备是事业单位档案管理工作所必备的。如果不配备统一的软硬件基础设施，就会造成很多数据不兼容，字符无法识别，数据无法自动转化，无法完成自动编码和检索，无形中为档案信息化进程设置了人为的障碍。只有实现统一型号、规格的计算机软硬件设备，才能为档案管理信息化提供物质基础。各事业单位最好选用市面上主流的标准化设备，保持与国内外实力雄厚的软、硬件公司的联系，量身开发定制档案管理操作系统，以便于数据处理。

3.4 优化档案管理信息化工作人员素质

档案管理人员是档案管理工作的直接操作者，因此，其素质水平直接影响档案管理信息化建设的效果。针对当前档案管理人员能力不足、年龄偏大等问题，事业单位必须加强档案管理人员的能力素质建设。首先要解决的就是个别单位没有专门档案管理人员的问题，确保档案管理有专人负责。其次要通过定期开展培训等方式，让档案管理人员真正意识到信息化建设的重要性，提高其工作主动性和自觉性。最后要强化档案管理人员应用信息化设施的能力和水平，提高其对档案信息化平台的熟练掌握程度和应用能力，确保档案管理信息化平台能够真正发挥作用。

4 结束语

档案是社会活动的记录，档案资料具有真实性和历史性的特征，在一定程度上影响着社会事业的决策。实现事业单位档案管理的信息化，是顺应历史发展趋势的必然选择，也是提高事业单位档案管理效率的重要方法。高度重视档案管理的信息化建设，做好科学的事业单位档案管理规划工作，不断完善自身的管理模式，可以更好地促进事业单位发展。

参考文献

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