叶巧祯

摘 要：行政事业单位档案管理的质量对大内高效、协调及有序运行具有重要影响，与其它档案管理工作相比，行政事业单位档案管理具有保密性与公共服务性的特点，因此在档案规划化管理方面，行政事业单位档案管理工作要求更高。但是在当前行政事业单位档案管理工作开展中，受多种因素的影响，在档案管理制度与模式方面，都缺乏规划化管理要求，导致档案管理的效率及质量都不高。为了提高行政事业单位档案管理质量，从实际工作要求及工作特点出发，对影响档案管理质量的因素进行分析，并提出规范化管理的对策。

关键词：行政事业单位；档案管理；影响因素；规划化管理

对于行政事业单位而言，档案管理的有效性是确保单位正常运行的关键，所以，建立系统、科学的档案管理系统及管理制度，对于提高档案管理质量具有直接影响。作为行政事业单位内部管理的重要组成部分，档案管理的作用与地位非常重要。在新时期社会经济快速发展的背景下，对行政事业单位档案如何进行规范化管理是工作中的重点，也是本文研究的重点。

1 行政事业单位档案管理的重要性

档案是对历史情况的客观记录，是在社会实践活动中形成的，属于历史证件与原始资料，对行政事业单位档案而言，也具有相同的属性。因此，要重视档案管理工作，认识到档案管理的重要性。首先，行政事业单位档案既是单位职工成长发展的佐证，又是单位自身发展与建设的一手资料。所以，对于行政事业单位来说，档案管理对其发展进行了汇总，对单位持续发展具有重要的基础作用；其次，行政事业单位档案管理包含了单位在发展过程中工作的总结及成果的体现，反映了单位管理的成效。通过对档案的应用，对单位在以后的发展具有指导性作用。此外，由于行政事业单位档案具有保密性与公共服务性的特点，因此可提供给相关部门档案查询服务，对单位合法权益的维护及单位规范化管理均具有显著作用。

2 影响行政事业单位档案管理质量的因素

2.1 对档案管理从思想上不重视

在档案管理工作中，行政事业单位档案管理人员在思想上对档案管理存在认识不足的情况，现阶段在檔案管理方面，部分单位管理人员还存在认识误区，认为档案管理工作与单位的经济效益没有关系，甚至对档案管理加大投入会增加单位的成本投入。因此，在这种思想的影响下，诸多行政事业单位在日常工程安排中，没有纳入档案管理工作，导致很多单位的档案管理工作只是出于被动应付的状态，其根本作用无法发挥出来。尽管也有很多单位对档案管理工作给予了一定的重视，在单位日常工作日程中也纳入了档案管理，但在管理机制当面也法有效性，导致行政事业单位档案管理工作无法落到实处。

2.2 档案管理硬件设备不完备

档案管理工作的有效开展离不开完备的硬件设备配置。而由于一些行政事业单位对档案管理工作不重视，在相应的档案管理硬件设备投入方面也不足，导致基本单位档案管理工作开展中，缺乏必要的硬件设施，或者是现存设备与现代化管理的需求不符。因此，也就存在档案柜不统一、设备老化等情况，并且档案室内缺少防火、防潮及防盗等措施。除此以外，在档案管理的手段与方法方面，与现代化档案管理的要求也不符，比较陈旧，导致行政事业单位档案管理中存在安全及管理质量问题。

2.3 档案管理人员素质较低

对于行政事业单位档案管理工作来说，受单位性质的影响，其具有政策性强的特征，因此对所有工作人员的专业性、技术性以及专业素质都提出了较高的要求，档案管理人员也不例外。但是，当前行政事业单位档案管理人员，很多都处于兼职管理的状态，受繁忙的本职工作的影响，导致档案管理工作往往被忽视，并且其并非专业的档案管理人员，自身专业素质也不足，因此档案管理的质量不高。受档案管理人员思想认识不足、专业素质局限等因素的影响，造成当前行政事业单位档案管理中，存在的问题比较多。

3 行政事业单位档案规范化管理的对策

3.1 对行政事业单位档案管理加以重视

单位领导在开展日常工作中，应该将档案管理工作作为一项工作日程纳入日常管理中。首先，针对档案管理工作应该建立其专门的管理机构，由专人进行档案管理，并且对管理人员要进行监督与指导；其次，对档案管理人员的专业素养及职业技能要进行考核，因此必须要建立其考核机制，以此实现对档案管理人员工作积极性的调动；第三，在国家相关法律法规基础上，对档案管理工作质量要结合单位自身情况，建立其系统的评价体系，用于质量评价，促使行政事业单位档案管理工作更加规范化、标准化的发展。

3.2 对行政事业单位档案管理工作加大投入

行政事业单位在开展档案管理工作中，最主要的任务是要对档案管理工作中需要的一些硬件设备进行完善。由于行政事业单位档案管理工作具有保密性的特点，所以档案管理工作的开展也要与国家相关标准相符。档案室位置的选择中，不能选择办公区域的最底层，对档案室的门窗应该进行加固处理，严格区分档案室与办公区域。此外，对档案柜要统一规划，方便日常管理。

3.3 加大档案管理的信息化程度

随着现代信息技术的发展，在档案管理工作中，也要对信息技术加以利用，来提高档案管理的工作效率和质量，与当前时代发展的需求相符。对于行政事业单位档案管理工作而言，通过信息化管理的应用，能够使管理的效率得到提升，也可延长档案的使用与保存时间。首先，在档案信息的时效性管理方面，要实现信息的及时传输；其次，在管理过程中利用计算机来辅助管理，对档案资料利用现代化技术进行处理，传统的纸质存在与管理形式只是一方面，还要增加档案数据形式的存储与管理；最后，对计算机网络技术也要充分利用，实现档案管理的创新，档案信息在一定程度上可进行网络共享，将更优质的服务提供给社会。信息化档案管理的实现，可促使行政事业单位档案管理效率与管理质量的提升，档案信息的利用率也能得到提高。

3.4 提高档案管理人员的综合素质

管理人员的自身素质对档案管理的质量有直接的影响，而行政事业单位档案管理具有自身的特点，对政策性要求较高，因此对档案管理工作人员的思想素质与业务素质要求较高。在对档案管理工作队伍建设过程中，要加强队伍整体素质的提升。对档案管理人员进行选择的时候，要求档案管理人员具备强烈的责任心和良好的四线高素质，才能更好的适应档案管理工作，在实际过程中，还要对档案管理人员的工作积极性进行调动与激发。定期对档案管理工作人员进行专业知识与管理技能的培训，使其业务素质及综合素质得到不断的提升，促使行政事业单位档案管理质量与管理水平的提升。

4 结语

综上，作为行政事业单位而言，在内部管理工作开展中，要将档案管理工作作为一项重要内容来抓，主要是由于档案管理的效率与质量对单位管理水平、管理能力有直接的关系，所以，在档案管理实际工作中，要按照行政事业单位档案管理工作的要求及管理的特点，对当前档案管理工作中存在的问题进行分析，寻找影响因素，在此基础上，提出规范化管理的措施与方法，促使行政事业单位档案管理向着标准化、规范化的方向发展，不断提升行政事业单位档案管理质量。

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