曾笑寒+张竹君

摘 要：当今科学技术发展迅速，其中的信息技术得到快速发展，被广泛使用到各个领域中，而且还取得了显著的成就，其使用价值和使用前景不可估计。在这样的背景下，医院的档案管理也走向了办公的自动化，为医院档案管理提供一个可以存放大量数据的平台，使得医院档案管理工作的进行信息数据管理时，可以及时有效地开展整合和搜集以及分析工作，提高档案管理的水平，提升信息处理的能力，可以帮助医院档案管理工作有效进行。本文就简单分析办公自动化环境下医院档案管理。

关键词：办公自动化；医院；档案管理

医院中的档案管理是一个系统性工程，涉及的内容非常复杂。医院的运营工作中和管理工作中都会产出大量的资料信息，比如说各种病例、临床治疗方法、医疗器械档案资料，他们的表现形式为书面文字或者影响资料以及图片等形式，这些都是医院档案管理工作要管理的内容。信息技术的及时出现，使得医院档案管理走向了办公的自动化，信息技术先进性的特点，促进了档案资料能够快速和高效管理的实现，管理工作的质量得到了提升，正是当今社会中医院管理方面工作逐步革新的体现之一。

1 办公自动化环境下，医院档案管理的工作的特点

1.1 办公高效率

新时代，自动化的办公系统被不同领域单位使用，其中企业事业单位和国家组织单位也有开始采用，这其中就包括的医院。传统模式下的医院档案管理，其工作模式都是人工使用纸质材质记录资料信息，然后对材料进行收集分析和整理，这样的工作过程任务量非常大，工作效率非常低，想要达到理想的管理效果是需要投入大量人力和物力的。并且医院中的科室也是非常多的，每个科室的设备和信息也是各不相同，程多元化的信息状态。办公的自动化系统就可以更加有效的解决这些问题，提高管理工作的效率，纸质的信息变成电子样式的信息，在办公系统中可以调取想要的信息，系统自己也会对信息进行分类和整理，提高信息管理工作的效率。

1.2 信息存取更加安全

医院传统管理中，存放的那些档案有一定的使用寿命，尤其是纸质的信息资料，如果时间过长，纸质档案资料的质量就被影响，它的字迹变得模糊，纸质就会变得脆弱、容易损坏，还有就是影像资料，先期的影像制品制作水平有限，使得经过长时间存放的医院档案影像资料在画质上，就会有变得模糊不清晰，信息的存储质量没有那么高。但是在办公的自动化系出现后，档案的存储工作变得简单，各种资料由纸质变成了电子版本，从而实现了医院档案管理工作的信息化，使整理信息的时间得到缩减，还可以使信息的存放时间得到延长，仅仅使用一个电子的存储装置，就可以存放大量的信息，不在会因为材质的问题致使信息受到损坏或者流失。

1.3 信息资源可以共享

自动化办公的环境下，医院中的档案管理工作变得更加的完善，档案的管理工作就更加的简单，医院信息资源在各个部门的之间的共享可以实现，使用办公软件或者使用微信、微博等去实现了信息有效地传输，不仅仅可以让信息资源可以在各个部门中被使用，更加使得档案管理更有规范性和技术性，提升档案管理工作效率。在自动化下的档案管理工作，工作人员可以快速找到想要查找的目标文件，其中的检索功能可使得不同部门的医院工作人员，在进行会诊或者其他合作工作中可以快速获得相关的信息资料，实现了信息的实时共享。医院资料不在受到时间和空间的限制，改变了查找资料需要人为进行的繁琐，节省了人力资源，更加提高了其他医院工作的效率。

2 办公的自动化环境下对医院档案管理开展价值分析

医院档案的管理工作是极其复杂的，内容涉及的范围就比较广泛，各个科室的资料都要进行管理，还有运行中的人力资源信息和设备设施信息，这些都是医院档案管理工作的内容。在当今社会进步的背景下，医院面对的病人更多，使用的设备更加的先进，人事资源工作更为的复杂，所以说传统的档案管理模式不能达到现行医院管理工作的要求，自动化的办公系统是必然趋势。办公的自动化使得医院管理工作中档案管理工作变得信息化，使得这方面的工作所面对的压力和负担得到缓解。在这样的环境下，医院档案管理提升了工作的效率，传统模式的纸质档案和影视资料以及录音资料都转换成了电子形式档案资料。工作中需要什么样的资料，资料搜索就可以简单实现其要求，进而提升了档案管理的质量和成效。办公的自动化实现是医院在档案管理中必然的要求，更加是时代发展趋势，更是在医院工作中对信息技术应用的体现。

3 办公自动化的环境下，提升档案管理工作策略

3.1 提高档案管理的工作人员素质

办公的自动化是高科技的工作方式，想要更好的满足办公自动化的要求，就要提高工作人员的综合素质。提升档案管理人员综合素质，先要提升工作人员的在管理工作意识上的认识程度，认识到医院的档案管理工作必须是具有实效性和规范性的，管理体系的制定要更加的科学和有效，才能满足医院这样特殊单位在档案管理上要求。档案管理人员的选择要慎重，严格要求档案管理工作人员必须具有一定专业素质，同时还能够熟练计算机技术，在有了专业的知识和计算机技术操作熟练的前提下，才能更好地开展管理工作，进而实现实效的档案管理。医院单位要重视档案的管理工作，建立专业的管理团队，用更加良好的状态去应对档案管理的工作。开展专业技术和计算机技术培训的课程，使得在职人员的技能可以提高，适应自动化的办公系统，转变原有管理人员的旧的思想意识，重新认识档案管理，办公的自动化操作起来更加的流畅，工作起来也得心应手。培养更专业的管理人才，提高管理工作人员的综合素质，推进办公的自动化进步。

3.2 构建档案信息化的设备体系要加强

基于办公的自动化要求，档案资料具有信息化的特点是时代发展趋势，信息技术使用到档案管理中是必要選择。加强构建档案信息化设备体系是关键的工作之一，这项工作可以更好支持自动化办公的实施，也更好的体现了自动化办公在信息化特点下，在档案管理中的价值和作用，也是档案管理工作的前提。建设一个办公的自动化和管理一体化相结合的管理体系后，医院资料信息可以输入到后台的管理系统中，避免了文件和资料信息遗忘和没有统计问题的出现，这样的系统会对那些重要的文件和信息进行识别，还会把资料共享到档案管理部门，专职管理资料的人员就会接收和管理资料，更加方便了各个工作的开展。所以，医院就要提供一些资金上的支持去保证信息化体系能够得到加强。

3.3 档案管理制度要严格

没有规矩不成方园，档案管理虽然有了自动化办公的支持，但是在制度上也要严格和健全，尤其是医院中的档案管理，它涉及了很多方面重要的信息，是医院发展进步重要的见证，档案的管理工作就要更加严格和规范。档案管理的相关制度还要完善，强化管理工作的权责，设置统一化和标准化的制度。制度的内容要规范档案管理工作的业务流程，规范管理技术的操作。

4 结束语

办公的自动化环境下，使得医院的档案管理工作成为医院工作重要的一部分，医院的档案管理工作也更加的具有实效性，档案管理工作的效率也得到了提升，与医院其他部门的协同合作也更协调。使用医院有关的资料时，查找工作也变得简单，不会在那么的费时费力，更加高效和简便，所以更要在这样的环境下，做好档案管理的工作。

参考文献

[1]孙涛，陈小琤. 办公自动化环境下医院档案管理探讨[J]. 中国病案，2014，01：51-53.

[2]吴其彦. 基于办公自动化环境下医院档案管理分析[J]. 中国卫生产业，2016，09：159-161.

[3]卜照锋，刘亚男. 办公自动化环境下医院档案管理探讨[J]. 中国卫生产业，2016，19：21-23.

作者简介

曾笑寒（1985-），女，湖北省黄石市人，汉，助理馆员，在职研究生。

张竹君（1987-），女，湖北省黄石市人，汉，助理馆员，全日制本科。